Assistant administratif (F/H)

Inria; Villeneuve-d'Ascq; Sur place; EUR 25 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Un centre de recherche dynamique recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir les responsables et les membres des services. Ce rôle essentiel implique la gestion des budgets, l'organisation d'événements, et la mise en œuvre des procédures administratives. Vous serez au cœur d'une équipe collaborative, contribuant à un environnement en constante évolution. Avec des conditions de travail favorables, y compris des congés généreux et la possibilité de télétravail, cette opportunité est idéale pour ceux qui souhaitent faire une différence dans un cadre académique et innovant.

Prestations

Restauration subventionnée

Transports publics remboursés partiellement

7 semaines de congés annuels

10 jours de RTT

Possibilité de télétravail

Équipements professionnels à disposition

Prestations sociales, culturelles et sportives

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et suivi budgétaire.
• Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement.

Responsabilités

• Assurer le suivi budgétaire et administratif des services.
• Organiser des réunions et événements en garantissant leur bon déroulement.
• Gérer les agendas et déplacements professionnels.

Connaissances

Connaissance de la règlementation de la fonction publique

Connaissance et application des procédures administratives

Aptitude à s'adapter à un environnement en constante évolution

Maîtrise des outils bureautiques

Sens de l'organisation et de la priorisation des tâches

Discrétion et sens de la confidentialité

Aptitude à travailler en équipe

Suivi et traitement des tableaux de bord

Mise en œuvre des techniques de reporting

Outils

Outils collaboratifs

Outils de gestion

Description du poste

A propos du centre ou de la direction fonctionnelle

Le centre Inria de l'Université de Lille, créé en 2008, est implanté sur deux sites : à la Haute-Borne, au coeur du campus universitaire, et à EuraTechnologies, au sein de l'écosystème entrepreneurial. Il compte 15 équipes de recherche, 360 personnes dont 305 scientifiques. Ses équipes ont contribué à l'accompagnement de 17 projets d'entreprises, dont 10 start-up qui ont vu le jour depuis sa création.

Les centres de recherche sont implantés au sein d'un écosystème régional, en forte collaboration avec les partenaires académiques et économiques, et contribuent activement aux programmes européens et aux partenariats internationaux dans le domaine du numérique, en interaction avec les autres disciplines scientifiques.

Chaque centre de recherche est dirigé par un directeur, personnalité scientifique de haut niveau, qui s'appuie d'une part sur un délégué scientifique, chargé d'animer le dispositif des équipes de recherche et d'autre part sur un secrétaire général, chargé de seconder le directeur pour toutes les actions d'appui à la recherche, et de coordonner les activités des 8 services support du centre.

Mission confiée

Rattaché(e) hiérarchiquement à la Secrétaire Générale du Centre Inria de l'Université de Lille et fonctionnellement au(x) responsable(s) des services dont elle / il a la charge, l'assistant(e) apportera un support administratif au(x) responsables et aux membres des services. Elle / il participera aux activités des services qui lui seront attribués en leur apportant son concours en matière administrative et organisationnelle, et en veillant à la bonne application des règles budgétaires, financières et administratives.

En fonction du contexte et de l'organisation du travail, elle / il pourra être amené(e) à prendre en charge des activités spécifiques au(x) service(s). Membre du collectif des assistantes de services du centre (3 assistant-e-s de services), elle / il contribuera à la continuité de service.

Le portefeuille de services de l'assistant(e) est appelé à évoluer dans le temps, en fonction des contraintes organisationnelles.

Principales activités

• Assurer, en appui du responsable, le suivi budgétaire des services dont elle / il a la charge (suivi budgétaire, commandes, réceptions services faits...) ;
• Apporter un soutien administratif aux responsables et aux membres des services ;
• Mettre en application et faire respecter les procédures administratives et budgétaires : tenir les échéances du calendrier budgétaire, assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées ;
• Assurer le suivi des indicateurs d'activité des services ;
• Gérer les agendas et déplacements professionnels des services (transport et hébergement...) ;
• Organiser et faciliter les réunions, les séminaires et les événements, en veillant à leur logistique et leur bon déroulement ;
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) ;
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur ;
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe ;
• Rédiger et diffuser des documents (courriers, notes, rapports, procédures, comptes rendus...).

Compétences

• Connaissance de la règlementation de la fonction publique
• Connaissance et application des procédures administratives
• Aptitude à s'adapter à un environnement en constante évolution
• Maîtrise des outils bureautiques, collaboratifs et d'outils de gestion
• Sens de l'organisation et de la priorisation des tâches
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Aptitude à travailler en équipe, à communiquer efficacement
• Suivi et traitement des tableaux de bord
• Mise en œuvre des techniques de reporting

Conditions de travail

• Restauration subventionnée
• Transports publics remboursés partiellement
• Congés : 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
• Possibilité de télétravail et aménagement du temps de travail
• Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
• Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)