Assistant administratif F/H

Université de Bordeaux; Pessac; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Université de Bordeaux recherche un agent pour le Bureau de la Vie Étudiante à Pessac. Le poste implique accueil, soutien logistique et administratif pour la vie étudiante, avec une forte dimension relationnelle et organisationnelle. Une bonne maîtrise des techniques de communication et des outils bureautiques est requise. Le poste offre une rémunération entre 1 925 € et 2 020 € bruts par mois, ainsi que plusieurs avantages en termes de congés et de formations.

Prestations

50 jours de congés annuels

Prise en charge de 75% des transports

Participation à la mutuelle

Offres loisirs, sport et culture

Possibilité de parking

Forfait 'mobilités durables'

Parcours d’accueil et formations

Qualifications

• Capacité d'accueil des étudiants sur la vie universitaire.
• Maîtrise des enjeux et dispositifs liés à la vie étudiante.
• Aisance avec les outils bureautiques et logiciels spécifiques.

Responsabilités

• Accueillir et orienter les étudiants sur la vie universitaire.
• Accompagner les demandes d’aide sociale et organiser des événements.
• Participer à la logistique des événements étudiants.

Connaissances

Techniques de communication

Autonomie

Relationnel

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

À propos de nous

L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

Le pôle formation, insertion professionnelle et vie universitaire (FIPVU) met en œuvre la politique d'orientation et de formation en lien avec les composantes de l'université de Bordeaux.

Parmi ses composantes, la direction de la vie universitaire, ressource de l'expérience étudiante, regroupe les services dédiés à la vie étudiante et de campus qui portent les activités culturelles, sportives, sociales ou associatives offertes aux étudiants.

Au titre de ces différentes missions, le pôle FIPVU est en charge de la commission de la formation et de la vie universitaire (CFVU).

Au sein de la direction de la vie universitaire, le service de la vie étudiante développe une offre de services aux étudiants et aux associations. Spécialisé dans l’accueil, l'accompagnement (notamment social) et l’intégration des primo-entrants, en particulier internationaux, il est également en charge de la coordination du dispositif de rentrée, du soutien à la vie associative et du renforcement de l’engagement étudiant, mais aussi de l'amélioration de la qualité de vie sur les campus, en lien avec le développement durable.

Il met en œuvre la politique de vie étudiante de l’établissement, et a pour mission de dynamiser la vie de campus, et améliorer le bien-être étudiant. Il collabore avec les instances universitaires et assure le secrétariat des conseils de vie de campus.

Mission

Accueil et information

• Vous accueillez, informez et orientez les étudiants sur tous les aspects de la vie universitaire.
• Vous réceptionnez, enregistrez et distribuez le courrier du service.
• Vous mettez à jour la documentation disponible pour les étudiants.
• Vous êtes en relation avec les partenaires sociaux (assistantes sociales, CROUS, etc.) pour répondre aux besoins des usagers.
  
  

Appui aux dispositifs étudiants

• Vous accompagnez les étudiants dans leurs démarches liées au Fonds de Solidarité et de Développement des Initiatives Étudiantes (FSDIE) : vous traitez les demandes d’aide sociale ou d’exonération, préparez les commissions, rédigez les relevés de conclusion et en assurez la notification.
• Vous contribuez à l’organisation des événements portés par le Conseil de la Vie de Campus (CVC) et assurez la rédaction des procès-verbaux.
  
  

Soutien logistique et administratif

• Vous participez à la logistique des événements étudiants, notamment ceux de la rentrée universitaire ou des sorties pour les étudiants internationaux.
• Vous saisissez et mettez à jour les bases de données administratives.
• Vous rédigez et mettez en forme différents documents administratifs (courriers, rapports, certificats...) et en assurez la diffusion.
• Vous appliquez les procédures et la réglementation en vigueur dans votre domaine.
• Vous classez et archivez les documents du service.
• Vous travaillez en collaboration avec l’équipe du BVE et les différents partenaires internes de l’université.
  
  

Contexte Et Spécificités Du Poste

Au sein de la Direction de la Vie Universitaire, le Bureau de la Vie Étudiante (BVE) de Pessac contribue activement à l’animation des campus et à l’amélioration des conditions de vie des étudiants. En lien avec de nombreux services internes (CROUS, assistantes sociales, scolarités, communication, etc.), le BVE intervient au plus près des usagers pour mettre en œuvre la politique vie étudiante de l’établissement.

L’équipe locale est composée de quatre agents (catégories A à C) et régulièrement renforcée par des emplois étudiants.

Le poste nécessite une présence physique sur le campus de Pessac, des déplacements occasionnels dans la métropole, ainsi qu’une disponibilité ponctuelle en soirée pour accompagner certains événements étudiants. Les congés sont à privilégier pendant les vacances universitaires. Le télétravail n’est pas compatible avec les exigences de la fonction.

Profil

Dans ce poste, vous mobilisez des compétences à la fois techniques, relationnelles et organisationnelles. Vous êtes capable de vous adapter à un environnement universitaire dynamique et à un public étudiant diversifié.

Vos connaissances

• Vous maîtrisez les techniques de communication, d’accueil physique et téléphonique, ainsi que l’élaboration de documents.
• Vous comprenez les enjeux et dispositifs liés à la vie étudiante, les réseaux professionnels de l’environnement universitaire, et faites preuve d’une bonne culture internet.
• Vous êtes en mesure d’appliquer les procédures spécifiques au champ d’intervention.
  
  

Vos savoir-faire

• Vous travaillez efficacement en équipe, tout en sachant faire preuve d’autonomie.
• Vous savez rendre compte de votre activité de manière claire et structurée.
• Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook…) et êtes capable d’utiliser ou d’apprendre rapidement les logiciels spécifiques à l’activité.
• Vous rédigez des rapports ou documents avec précision.
• Vous êtes attentif·ve à la qualité de l’accueil des publics et à la transmission d’informations utiles.
  
  

Vos qualités personnelles

• Vous disposez d’un excellent sens relationnel, alliant diplomatie et fermeté dans vos échanges.
• Votre organisation, votre réactivité et votre souci de la confidentialité vous permettent de gérer efficacement des situations variées.
  
  

Plus D’informations

Basé à Pessac - accès tram B (arrêt Montaigne - Montesquieu) bus, vélo.

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels.

Si Contractuel

CDD de 12 mois.

Rémunération mensuelle brute entre 1 925 € et 2 020 € selon profil et expérience et selon grilles des agents contractuels Université de Bordeaux (prime contractuelle incluse).

Avantages Liés Au Poste

• 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de votre date d’arrivée)
• Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun de Gironde
• Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
• Possibilité de parking du personnel
• Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
• Parcours d’accueil et formations
  
  

Processus De Recrutement

Après la période de publication de l'annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé(e) de recrutement.

Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !

Référence de l'offre : svtx5396kn