Assistant administratif - F/H

Réseau Paris Formations & Compétences; Paris; Sur place; EUR 23 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Un organisme public en Île-de-France recherche un assistant administratif pour optimiser les processus administratifs. Vous serez responsable du suivi financier des actions de formation, de la logistique des séminaires et de l'accueil des candidats. Une expérience en gestion est requise, ainsi qu'une bonne maîtrise d'Excel et d'Office 365. Offrant une culture d'accueil et de diversité, cette position vous permettra de contribuer au sens du service public.

Prestations

75% de titre de transport

Restaurant d'entreprise

44 jours de congés (3-7 jours bonifiés)

Télétravail 1 jour par semaine

Qualifications

• Diplômé(e) d'un Bac minimum avec au moins 1 an d'expérience sur un poste similaire.
• Familiarité avec les procédures de paie et de suivi budgétaire est appréciée.

Responsabilités

• Assurer le suivi administratif et financier des actions de formation.
• Gérer la facturation et les contrats de prise en charge.
• Organiser la logistique des séminaires.

Connaissances

Maitrise d'Excel

Maitrise d'Office 365

Rigueur

Aisance rédactionnelle

Capacités relationnelles

Formation

Diplôme Bac en gestion, comptabilité, assistanat

Description du poste

La Délégation Régionale Académique à la Formation Professionnelle Initiale et Continue (DRAFPIC) a pour mission de mettre en œuvre et de développer la formation et l'insertion professionnelle au sein de l'académie de Paris. Composée d'une centaine de collaborateurs, elle valorise et développe la formation tout au long de la vie.

En tant qu'assistant administratif, vous serez le relais administratif sur l'ensemble des sujets du département.

Votre quotidien s'articulera autour de plusieurs axes :

• Assurer le suivi administratif et financier des actions de formation (avec l'ensemble des indicateurs et critères de notre système Qualit)
• Éditer les conventions et contrats du service
• Traitement statistique des enquêtes de satisfaction
• Établir les attestations de fin de formation
• Envoi de convocations
• Organiser l'arborescence de notre système de partage
• Optimiser nos outils de pilotage et de suivi d'activité (en lien avec nos différentes échéances annuelles : BR1, BPF, audits internes/externes, etc.)

Gestion de facturation

• Gestion des conventions, bons de commandes, contrats de prise en charge
• Gestion des dossiers intervenants : traitement des factures d'honoraires, contrats, engagement des prestataires externes
• Facturation et transmission aux financeurs et à la DAAF du GIP
• Gestion de GFI et Chorus
• Tenir à jour le tableau de suivi des conventions
• Préparer les éléments de remboursement pour les frais de mission des CFP

Logistique

• Réservation des déplacements des conseillers en formation professionnelle et autres personnels (billets de train, chambres d'hôtel) pour les séminaires
• Organisation logistique du jury

Accueil

• Gestion de la boîte mail générique du service
• Gestion des appels entrants
• Accueil du jury et des candidats

Nous recrutons et reconnaissons tous les talents, et nous sommes attachés à la mixité et à la diversité.

• Vous êtes diplômé(e) d'un Bac minimum (gestion, comptabilité, assistanat) avec au moins 1 an d'expérience sur un poste similaire.
• Maitrise d'Excel (tableaux, formules)
• Maitrise d'Office 365
• Familiarité avec les procédures de paie et de suivi budgétaire
• Orthographe irréprochable et aisance rédactionnelle
• Rigueur, sens de l'organisation et gestion de volumes de données conséquents
• Sens du service public, discrétion et confidentialité
• Excellentes capacités relationnelles pour collaborer avec de multiples interlocuteurs
• Autonomie, réactivité et esprit d'initiative
• 75% de titre de transport
• Restaurant d'entreprise
• 44 jours de congés (3-7 jours bonifiés)
• Télétravail 1 jour par semaine
• Rémunération comprise entre 23 000 et 27 000 euros brut par an selon profil.

Si vous êtes animé(e) par le sens du service public et le travail en équipe, nous serions ravis de vous accueillir au sein de notre équipe. Postulez dès maintenant et rejoignez-nous pour faire la différence !

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