Assistant administratif F/H

Ministère de la Justice; Paris; Sur place; EUR 22 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution publique à Paris recherche un Assistant administratif pour assurer divers secrétariats au sein de la direction des services judiciaires. Avec un diplôme Bac +2 et deux ans d'expérience, vous participerez à l'accueil des visiteurs, à la gestion des emplois du temps, et à l'organisation de réunions. Un intérêt pour le domaine de la Justice et des compétences en communication sont essentiels. Le poste offre des avantages comme un restaurant administratif et la possibilité de télétravail.

Prestations

Restaurant administratif

Association socio-culturelle

Prise en charge partielle des frais de transport

Possibilité de télétravail

Qualifications

• Expérience significative de deux ans dans l'assistanat administratif.
• Connaissances du ministère de la Justice seraient un plus.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs.
• Gérer l'emploi du temps et les rendez-vous.
• Participer à la gestion des déplacements.
• Traiter le courrier et les requêtes parlementaires.

Connaissances

Capacités d'adaptation

Réactivité

Discrétion

Aisance en communication orale

Maîtrise des outils bureautiques

Formation

Diplôme de niveau Bac +2

Description du poste

Vous avez envie de contribuer au rayonnement de valeurs telles que la justice, l’investissement ou la reconnaissance du mérite ? Vous êtes sensible aux facteurs d’ordre, d’équilibre et de lien social ? Ministère régalien, le ministère de la Justice a pour mission de concrétiser ces valeurs à travers son organisation et ses moyens humains et matériels.

Au sein de la direction des services judiciaires et placé sous l’autorité de la responsable du secrétariat particulier du directeur, vous serez chargé principalement d’assurer en lien avec vos collègues, les attributions classiques d’un secrétariat.

Rejoignez donc une équipe performante en tant qu’Assistant administratif F/H.

Vos missions principales seront les suivantes :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs internes/externes ;
• Gérer l’emploi du temps et les rendez-vous (tenue de l’agenda électronique) ;
• Assurer la gestion de l’organisation de réunions : matérielle (réservation et préparation de salles, commande de prestation, etc.), création des liens de la visioconférence, prise de contact avec les différents participants ;
• Participer à la gestion et organisation des déplacements : réservations des trains, vols, hôtels, etc. en lien avec de l’agence de voyages dédiée au ministère ;
• Veiller à la bonne gestion de la boite structurelle du secrétariat particulier et du pôle requêtes ;
• Constituer les dossiers en version papier et dématérialisé via le logiciel OneNote ;
• Mise à jour des annuaires, organigrammes et document relevant du secrétariat particulier ;
• Participer aux commandes de matériels et demande d’intervention informatique ;
• Etablir les attestations de service fait liées aux commandes de prestations ;
• Assurer la gestion des parapheurs en interne et externe via l’application Messager ;
• Préparer les parapheurs et mise en forme de courriers et documents divers ;
• Enregistrer et vérifier les textes réglementaires transmis au cabinet du Ministre dans l’application SOLON aux fins de publication au journal officiel ;
• Traiter le courrier (enregistrement, suivi et orientation) ;
• Assurer la navette du courrier entre le M3 et le M2 ;
• Traiter les requêtes, questions écrites et courriers parlementaires en lien avec le chargé de requêtes.

Votre profil :

Titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2, vous disposez d’une expérience significative de deux ans dans l’assistanat administratif ou sur un poste similaire en administration public.

Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités d'adaptation, de réactivité et de discrétion. Vous faites preuve d’aisance en communication orale mais surtout écrite. Vous maîtrisez parfaitement l’utilisation d’outils bureautiques. Des connaissances du ministère de la Justice seraient un plus.

Enfin, vous avez un réel intérêt pour le monde de la Justice, mettre vos compétences professionnelles au service de la société et de l’intérêt général.

De nombreux avantages tels qu’un restaurant administratif, une association socio culturelle, la prise en charge partielle des frais de transport à hauteur de 75% et la possibilité de télétravail (sous réserve des nécessités de service) vous attendent.

Information complémentaire :

• Corps : emploi de direction – catégorie C
• Poste en CDD 1 an
• Fourchette de rémunération : Entre 22K€ et 27K€