Assistant administratif F/H

ONET ACCUEIL; Nouvelle-Aquitaine; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Rejoignez une entreprise engagée dans la diversité et le handicap en tant qu'Assistant Administratif. Ce rôle dynamique vous permettra de gérer des tâches variées allant de l'accueil des interlocuteurs à la gestion des documents administratifs et des opérations comptables. Vous serez au cœur de l'organisation, en assurant la coordination des agendas et le suivi des contrats. Si vous êtes rigoureux, autonome et doté d'une aisance relationnelle, cette opportunité est faite pour vous. Intégrez une équipe qui valorise l'écoute, le respect et l'audace au quotidien.

Qualifications

• 3 ans d'expérience en tant qu'assistant administratif.
• Bonne connaissance des outils informatiques et des chiffres.

Responsabilités

• Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes et externes.
• Assurer le traitement du courrier et organiser les réunions.
• Réaliser les opérations comptables et suivre la facturation.

Connaissances

Gestion administrative

Communication

Organisation

Confidentialité

Rigueur

Formation

BTS en gestion

Outils

Outils informatiques

Description du poste

Rattaché au Directeur d'agence vos principales missions sont :

Secrétariat :

• Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes
• Prendre les appels téléphoniques : relayer l’appel auprès du bon interlocuteur, prendre les messages et les diffuser en temps voulu, apporter un premier niveau d’information
• Assurer le traitement du courrier (arrivée, départ)
• Organiser et coordonner les agendas, organiser les réunions et rdv et préparer les documents nécessaires à leur bon déroulement
• Elaborer des comptes rendus et dossiers à partir de prises de notes en réunions
• Traiter avec confidentialité des informations « sensibles » avec des interlocuteurs multiples
• Identifier les interlocuteurs pertinents en fonction des dossiers
• Mettre en forme des documents - Editer et photocopier des documents
• Anticiper et organiser les déplacements : Réservation hôtelière et transport, établissement des ordres de mission, engagement, feuille de route
• Effectuer toutes tâches ou missions à la demande d’un responsable

Gestion Administrative et commerciale :

• Mettre en place un système de classement et d’archivage accessible
• Classer et archiver les documents papiers et électroniques à partir des normes en vigueur
• Mettre en place et assurer la mise à jour de la base de données clients / prospects
• Mettre en place et suivre le référencement de tous les contrats clients
• Rechercher des informations et des documents pour constituer des dossiers adaptés à une cible définie
• Assurer le traitement des devis et des appels d'offre
• Centraliser la gestion des stocks et des commandes

Suivi Budgétaire et Facturation :

• Réaliser les opérations comptables (provisions, frais, rapprochements bancaires…)
• Passer les commandes, codifier et saisir les factures fournisseurs et les transmettre aux services concernés
• Valider avec l'équipe d'exploitation et saisir les éléments de facturation des chantiers
• Assurer le suivi administratif des contrats et réglements clients (relances, révision des prix…)
• Créer et saisir les refacturations internes
• Contrôler les ordres de mission et les factures

Doté(e) d’une bonne connaissance des outils informatiques, vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre capacité à travailler en équipe ainsi que pour votre autonomie. Vous êtes à l’aise avec les chiffres et avez de fortes capacités relationnelles.

Vous avez une formation type BTS dans le domaine de la gestion, et Vous justifiez d’une expérience réussie de 3 ans sur un poste similaire.

Vous êtes reconnu pour votre investissement et votre implication. Vous savez faire preuve d’écoute et de patience. Votre rigueur et votre capacité à gérer les priorités vous permettent de respecter les échéances.

Vous savez faire preuve de discrétion et de confidentialité.

Doté d'une aisance relationnelle, vous savez vous organiser et travailler à la fois en autonomie et en équipe.

Alors le poste est fait pour vous !

Onet est engagée depuis de nombreuses années en faveur de la diversité et du handicap. Onet recrute et reconnaît tous les talents. »

Rejoindre Onet c’est aussi adhérer aux valeurs d’écoute, respect, audace qui ont fondé notre groupe et guide nos actions au quotidien

Famille / Emploi

Type de contrat

Durée du contrat

3 mois

Statut du poste

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Nouvelle Aquitaine, Lot et Garonne (47)

Ville

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Assistant Administratif • Lot et Garonne Nouvelle Aquitaine, France