Assistant Administratif & Exploitation (F/H)

Assistant Administratif & Exploitation (F/H), Nancy

Description du poste :

À PROPOS DE DESTINATION NANCY

DESTINATION NANCY est une SAPL, Société Anonyme Publique Locale, porte d’entrée unique pour la promotion touristique, l’accueil et l’organisation d’événements sur le territoire métropolitain, en s’appuyant sur de nombreux atouts : sa proximité avec Paris (1h30 en TGV), sa taille humaine (3ème ville où tout se fait à pied d’après Le Parisien), sa richesse culturelle, son dynamisme, son patrimoine UNESCO, ses engagements responsables (elle fait partie des premières destinations labélisées Destination Innovante et Durable).

Pour mener à bien cette mission, nos équipes assurent :

1. L’accueil d’événements professionnels – salons, conventions, congrès, conférences, séminaires – au sein de nos deux équipements (Centre de Congrès Prouvé et Parc Expo).
2. Un service gratuit d’information et de conseil avec le Convention Bureau, facilitant l’organisation des événements professionnels à Nancy. Point d’entrée unique, il donne accès à l’ensemble des lieux (salons de l’Hôtel de Ville, Palais du Gouverneur, Opéra National de Lorraine, etc.) et prestataires pour garantir la réussite des manifestations, quelles qu’en soient la nature et la taille.
3. La production de salons et événements B to B et B to C au Centre de congrès Prouvé et au Parc Expo (Salon Habitat Déco Métiers d’Art & Antiquaires, Foire Expo, Salon du Brasseur, Fête des bières…)
4. La promotion touristique avec l’Office de Tourisme Métropolitain, situé Place Stanislas, classée au patrimoine mondial de l’Humanité par l’UNESCO.

Notre objectif ? Susciter l’enthousiasme des organisateurs, touristes et habitants pour vivre des moments d’exception au sein de la Métropole du Grand Nancy !

2024 est une année particulière puisqu’elle célèbre les 10 ans de l’engagement responsable de notre entreprise, les 60 ans de tenue d’événements professionnels au Parc des Expositions, et les 10 ans de ceux se tenant au Centre de Congrès Prouvé. Prêt à rejoindre l’aventure ?

DESCRIPTION DU POSTE

Sous l’autorité directe du Responsable Technique & Opérations, l’Assistant Administratif & Exploitation sera au cœur du Pôle Infrastructures et Opérations, un service support à tous les pôles de l’entreprise.

Les principales missions seront :

1. D’analyser les besoins en prestations selon l’exploitation et le planning d’affaires, et remonter les informations aux managers concernés pour l’aide à la décision.
2. D’organiser les réunions de pilotage planning avec les managers et autres parties prenantes.
3. D’éditer et diffuser les documents d’exploitation, consignes, plans, etc., aux personnes concernées.
4. De préparer et diffuser les plannings pour les prestataires externes.
5. D’organiser la permanence du Service Accueil, physique et téléphonique, du Centre Prouvé (évaluation des besoins en personnel, recrutement d’intérim, etc.).
6. D’assurer les missions administratives telles que la tenue des registres de service, la rédaction des relevés de décisions, l’envoi de mails, afin d’accompagner le Directeur et les managers du Pôle Infrastructures et Opérations.

PROFIL RECHERCHÉ

De niveau Bac+2, nous recherchons une personne disposant d’au moins 3 à 4 ans d’expérience en tant qu’Assistant(e) dans un service opérationnel. Une expérience significative en planification d’équipes, idéalement dans l’événementiel, est souhaitée. Vous maîtrisez les outils bureautiques courants, le standard téléphonique et les outils métiers tels que GPS, logiciel MEGA. Vous êtes méthodique(e), organisé(e), avez de bonnes qualités rédactionnelles et un sens du détail. La diplomatie, le travail en équipe, et la capacité à appréhender les spécificités du secteur de l’événementiel sont essentielles. La maîtrise de l’anglais serait un plus.

Rémunération mensuelle : selon expérience
Avantages : mutuelle, PEE, forfait mobilité durable, prime de vacances, tickets restaurants