Assistant Administratif Evènementiel – groupe Loisirs F / H

Paris Marriott Rive Gauche Hotel & Conference Center; Paris; Sur place; EUR 60 000 - 80 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement prestigieux à Paris recherche un Assistant Administratif Evènementiel pour rejoindre une équipe dynamique et multiculturelle. Dans ce rôle clé, vous serez responsable de la gestion des factures des groupes loisirs, en collaboration avec divers départements pour garantir un service de haute qualité. Vous aurez l'opportunité de travailler dans un environnement stimulant, où vos compétences en comptabilité et votre maîtrise de l'anglais seront mises à profit. Rejoignez cette aventure excitante et contribuez à offrir une expérience inoubliable aux clients dans un cadre élégant et raffiné.

Qualifications

• Diplôme en comptabilité avec expérience dans l’évènementiel ou domaine similaire.
• Connaissances en logiciels hôteliers et maîtrise de l’anglais exigées.

Responsabilités

• Suivre la facturation des groupes loisirs et assurer la conformité.
• Collaborer avec le département Hébergement pour l’historique des prestations.
• Créer et mettre à jour les factures proforma des groupes loisirs.

Connaissances

Connaissances informatiques

Maîtrise de l’anglais

Capacité à travailler en équipe

Rigueur et sens de l’organisation

Excellente présentation

Formation

Diplôme en comptabilité

Outils

Excel

Word

PowerPoint

Logiciels hôteliers

Description du poste

PRESENTATION

Le Paris Marriott Rive Gauche Hotel & Conference Center dévoile le nouveau lobby Marriott Great Room, un espace vibrant qui vous accueille avec sophistication et confort dès votre arrivée.

Se situant dans le 14ème arrondissement de Paris, notre hôtel possède une localisation stratégique au cœur de la rive gauche.

Doté de 757 chambres (dont 21 suites) et d’un centre de conférence de 4800 m2 d'espaces polyvalents (offre exclusive pour Paris intra-muros), l’établissement propose un lieu de réception haut de gamme en plein Paris.

Nos équipes chaleureuses et multiculturelles ont à cœur d’offrir un service exceptionnel dans un environnement qui s’adapte à tous les besoins.

Si vous souhaitez faire partie de cette aventure, nous vous invitons à postuler !

RESUME DU POSTE

Sous la responsabilité du Directeur Evènements, l’Assistant Administratif Evènementiel – groupe Loisirs a en charge de regrouper et vérifier les factures des groupes loisirs et en lien avec les services Banquets, les différents points de ventes et la Réception, en tenant compte des spécifications de facturation (période, type de groupe, poste de facturation, TVA…) et des demandes particulières du client au regard du contrat final signé.

L’Assistant Administratif Evènementiel – groupe Loisirs assure le suivi de la facturation selon les standards en vigueur.

PRINCIPALES RESPONSABILITES

• Collaborer étroitement avec le département Hébergement afin de connaitre l’historique des prestations et modifications des groupes loisirs.
• Encaisser les acomptes au besoin.
• Ouvrir et fermer les comptes de facturation groupes loisirs.
• Suivre le dossier groupe loisirs au niveau de la facturation globale jusqu’à l’envoi de la facture.
• Créer et mettre à jour les factures proforma de tous les groupes loisirs de l’hôtel.
• Vérifier et s’assurer de la conformité de la facturation (collaborer avec les différents services concernés pour une facturation précise et exacte et s’assurer des corrections éventuelles).
• Effectuer la clôture des factures (PMs).
• Assurer le suivi des factures globales (PM / Pay Master) et participation aux réunions débiteurs (Credit Meeting).
• S’assurer que les récapitulatifs de facturation sont préparés dans les délais impartis et selon les standards en vigueur.
• Informer les différents départements de l’hôtel des régulations à effectuer et au besoin effectuer les régulations soi-même.
• Effectuer l’ensemble des tâches de l’Assistant(e) Administratif(ve) Evènementiel lors de ses vacances et de ses jours de congés en semaine (notamment le suivi de facturation groupes affaires, séminaires et suivi des acomptes).

PROFIL DES COMPETENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES

FORMATION / EXPERIENCE / CERTIFICATION

• Diplôme en comptabilité avec une première expérience significative dans l’évènementiel / Front office ou un domaine similaire serait préférable mais non obligatoire.

CONNAISSANCES REQUISES

• Connaissances informatiques (Excel, Word, PowerPoint, Internet, etc.)
• Connaissances de logiciels hôteliers
• Connaissances du fonctionnement des différents départements opérationnels
• Bonne compréhension et expression orale - Capacité d’écouter, de comprendre, d’expliquer ses informations et idées
• Bonne compréhension écrite - Capacité à rédiger des courriers, notes de services, mémos, supports
• Maîtrise de l’anglais (lu, parlé, écrit)

COMPETENCES REQUISES

• Adopter un comportement qui véhicule la confiance et le respect des autres. Donner une bonne impression et représenter l’entreprise en parfait accord avec ses valeurs.
• Grande capacité à travailler en équipe et à développer les relations avec les autres départements.
• Développer et entretenir des relations basées sur une compréhension des besoins du client en adéquation avec les normes de service de l’entreprise.
• Maintenir un niveau de performance face aux changements ou aux défis dans l’entreprise. Démontrer de la flexibilité dans l’ajustement des priorités.
• Compétences techniques : Maîtrise des outils bureautiques.

APTITUDES REQUISES

• Rigueur et sens de l’organisation grandement développés
• Forte créativité
• Autonomie, initiative et haut sens des responsabilités
• Esprit de synthèse
• Respect inconditionnel de la confidentialité des informations
• Agir en adéquation avec la culture d’entreprise et la législation en vigueur
• Discrétion et éthique professionnelle irréprochable
• Polyvalence et flexibilité
• Ouverture d’esprit
• Sens du service client
• Excellente présentation et qualités relationnelles
• A l’aise dans un environnement de travail dynamique et rapide

Ce descriptif de poste est non exhaustif et peut être amené à évoluer dans le temps selon l’organisation et les besoins de la Société. Le titulaire peut donc être amené à accomplir d’autres missions. Par ailleurs, pour des raisons d’exploitation, il peut également être amené à travailler les week-ends, les jours fériés et la nuit sur toutes plages horaires.

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