Assistant administratif et technique H/F

Egis; Montreuil-sur-Mer; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise du secteur de l'ingénierie recherche un.e Assistant.e de Projet de Maitrise d'œuvre. Vous serez responsable de la gestion administrative et documentaire de plusieurs projets. Les candidats doivent avoir un DUT ou BTS avec au moins 5 ans d'expérience, et une maîtrise avancée des outils bureautiques. Une rémunération attractive et des possibilités d'évolution sont offertes.

Prestations

Rémunération attractive

Télétravail selon accord

Avantages sociaux

Qualifications

• Minimum 5 ans d’expérience en coordination de travaux, environnement technique ou société d’ingénierie.
• Curiosité, dynamisme, et implication.
• Sérieux, rigueur, et bonne capacité d’adaptation.

Responsabilités

• Assurer le bon déroulement des projets en coordonnant avec clients et partenaires.
• Gestion administrative et logistique des projets.
• Suivi et archivage des documents projets.

Connaissances

Maîtrise avancée d’Office

Connaissance des marchés publics

Esprit d’équipe et sens de l’organisation

Formation

DUT, BTS en secrétariat, gestion ou commerce avec 5 ans d’expérience

Outils

GED

Description du poste

About Us

Egis est un acteur international du conseil, de l'ingénierie de la construction et des services à la mobilité. Nous concevons et exploitons des infrastructures et bâtiments intelligents qui répondent aux défis liés à l'urgence climatique et permettent un aménagement du territoire plus équilibré, durable et résilient. Présent dans 120 pays, Egis met l'expertise de ses 20 000 collaborateurs au service de ses clients et développe des innovations de pointe à la portée de tous les projets. Par la diversité de ses domaines d'intervention, le Groupe est un acteur clé de l'organisation collective de la société et du cadre de vie des citoyens dans le monde entier. Réussir l'alliance entre l'amélioration de la qualité de vie des populations, le développement économique et social des territoires et la décarbonation massive pour répondre à l'impératif de la neutralité carbone en 2050, telle est notre raison d'être.

About the Role

Dans le cadre de nouveaux projets ou de projets déjà en cours, nous recherchons un.e Assistant.e de Projet de Maitrise d'œuvre H/F.

Vous collaborerez avec les interlocuteurs internes et externes (collaborateurs d'Egis, clients, partenaires, services financiers, gestionnaires de marchés) pour assurer le bon déroulement et la réussite de notre mission de maîtrise d'œuvre.
Vous participerez aux activités de gestion administrative, contractuelle, financière et documentaire du projet ainsi qu’au support des équipes de production.

Sous la responsabilité du chef de projet, vos missions principales seront :

Secrétariat du projet :

• Réception, archivage et suivi des courriers officiels du client et des entreprises travaux.
• Réception, archivage et suivi des Ordres de Service (OS) venant du client.
• Préparation administrative des courriers officiels, archivage, et diffusion aux clients et aux entreprises travaux.
• Préparation administrative des Ordres de Service (OS), archivage, et diffusion aux entreprises travaux.
• Reporting sur l'avancement et l'état des lieux sur courriers, OS, etc.
• Gestion des documents type.

Assistance à l’équipe projet pour la mise en forme de courriers, supports de présentation, comptes rendus.

Gestion administrative et logistique :

• Suivi administratif de tous les collaborateurs projets (mise à jour de la liste, récupération de documents administratifs signés, etc.).
• Commande et suivi des EPI, moyens d’accès, habilitations chantier pour tous les collaborateurs.
• Utilisation régulière des outils du Groupe Egis (informatique, logistique, …).
• Gestion des déplacements : réservations, frais.
• Gestion de l'annuaire du projet et du planning des congés.
• Saisie dans les outils client de planification des interventions.

Gestion documentaire :

• Elaboration et mise à jour de documents type, gestion de la charte graphique.
• Suivi et archivage des documents projets reçus de parties prenantes extérieures.
• Archivage sous GED interne « doc control », suivi et diffusion officielle.
• Réalisation de points de consolidation avec l’équipe documentaliste du client.
• Gestion des demandes de création / suppression de comptes sur GED.
• Soutien aux collaborateurs sur processus et bonnes pratiques GED.
• Reporting sur l’avancement et l’état des lieux documentaire.
• Vérification de la cohérence avec la documentation référentielle.

What do we need from you

Votre parcours ?

• De formation DUT, BTS en secrétariat, gestion ou commerce, avec minimum 5 ans d’expérience, idéalement en coordination de travaux, environnement technique ou société d’ingénierie.

Vos atouts ?

• Maîtrise avancée d’Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), GED. Connaissance des outils RATP est un plus.
• Connaissances en marchés publics appréciées.
• Curiosité, dynamisme, implication.
• Sérieux, rigueur, bonne capacité d’adaptation.
• Esprit d’équipe et sens de l’organisation pour travailler efficacement.

Vos avantages à nous rejoindre ?

Egis propose une rémunération attractive et des possibilités d’évolutions internes.

• Salaire
• Télétravail selon accord
• Avantages sociaux

Intéressé(e) ? Postulez si vous correspondez au profil !

What's in it for you?

Nous vous proposons :

Un CDD de 6 mois renouvelable.

Construisez votre avenir professionnel avec nous, dans nos différents domaines et projets.

Rejoignez une société en croissance, reconnue pour son expertise et son engagement dans la transition énergétique, dans un environnement dynamique et bienveillant.

Profitez d’avantages attractifs : comité d’entreprise, épargne salariale, etc.

Engagement diversité : Egis valorise l’égalité, l’intégration et l’insertion professionnelle.