Assistant administratif et pédagogique H/F

Nepsod; Chambéry; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Nepsod, centre de formation et CFA, recrute un(e) assistant(e) polyvalent(e) chargé(e) de l'accueil, de la logistique et du suivi administratif sur plusieurs sites de la région Auvergne-Rhône-Alpes. Vous assurez l'accueil physique et téléphonique, le déplacement sur sites, la gestion des outils et des inscriptions des stagiaires, en veillant à la conformité des documents et à la qualité des formations.

Profil polyvalent avec sens de l'organisation, autonomie et bon relationnel; maîtrise des

Qualifications

• Réaliser l'accueil physique et téléphonique des différents publics.
• Gérer la logistique sur l’ensemble des sites.
• Piloter l'inventaire des consommables et des outils informatiques.
• Effectuer les entretiens pour recruter stagiaires et évaluer leur projet.
• Suivre les inscriptions et la position des apprenants sur les plateformes.
• Coopérer avec l'équipe, garantir la qualité Qualiopi des formations.

Responsabilités

• Réaliser l'accueil physique et téléphonique des différents publics.
• Se déplacer sur l'ensemble des sites pour gérer la logistique.
• Piloter l'inventaire et les outils informatiques.
• Réaliser les entretiens et recruter les stagiaires.
• Suivre les inscriptions et les attestations d’assiduité.
• Collaborer avec l'équipe pour développer et améliorer les contenus pédagogiques.
• Garantir la qualité Qualiopi et le positionnement des apprenants.

Connaissances

Accueil client

Organisation

Gestion logistique

Relationnel

Communication

Gestion planning

Outils

KAIROS

Hub Emploi

Frello

Excel

MS Office 365

Description du poste

Nepsod, un centre de formation ancré sur son territoire

Centre de formation et CFA (Centre de Formation d’Apprentis) spécialisé dans la formation professionnelle en alternance et en continu, notre mission est de vous offrir les moyens de monter en compétences, et vous accompagner dans l’emploi !

Né en 2010 dans le Nord-Ouest Rhodanien, Nepsod s’oriente d’abord vers les formations civiques et Français Langue Étrangère pour répondre aux besoins des publics primo-arrivants. Après son alliance avec le groupe Osengoen 2015 et le lancement de son CFA L’Alternance by Nepsod, Nepsod développe son offre de formations et d’accompagnement professionnel afin de s’adresser à tous les publics : particuliers (jeunes, adultes et séniors), entreprises, salariés, demandeurs d’emploi et personnes en situation de handicap.

Fortement ancré sur son territoire, Nepsod est aujourd’hui implanté dans l’ensemble du Rhône-Alpes avec 4 agences à Tarare son siège, Lyon, Chambéry et Echirolles et une dizaine de sites de formation. Dans une démarche de proximité et une volonté d’être au plus près des besoins de nos apprenants et des entreprises de la région, nos sites de formation sont implantés dans de grandes agglomérations aussi bien que dans des zones péri-urbaines et plus rurales.

Dans le cadre de ses attributions, le/la salarié(e) sera notamment chargé(e) de :

• Réaliser l'accueil physique et téléphonique des différents publics
• Se déplacer sur l'ensemble des sites en savoie et Haute-Savoie afin de gérer la logistique.
• Piloter l'inventaire des consommables et des outils informatiques
• Assurer l’étape de prise de contact et les relances
• Traiter les mails d’ordre généraux
• Réaliser des entretiens pour recruter de nouveaux stagiaires par l’évaluation de leur test de niveau, de la pertinence de leur projet et de leurs compétences numériques ;
• Leur présenter et promouvoir la formation ;
• Garantir un recrutement fiable : analyser les candidatures, évaluer les compétences, mettre en place les tests nécessaires et sécuriser l’ensemble du processus.
• Suivre et gérer les inscriptions sur KAIROS, être le relais de l’équipe des formateurs par rapport au positionnement
• Gérer les formations à partir de la plateforme Hub Emploi et Frello et vérifier que le test de positionnement soit fait
• Suivre les états de présence (contrôle des connexions, des justificatifs, déclaration mensuelle des absences, abandons…)
• Préparer les documents de formation (règlement intérieur, livrets etc.)
• Gérer les plannings des classes , sessions collectives, tutorat, etc. en binôme avec le coordinateur
• Vérifier les livrables sur la bonne complétude
• Vérifier la cohérence et conformité des documents et informations
• Être en appui du suivi des indicateurs
• Être le contact avec les apprenants pour toute question d’ordre administratif
• Vérifier que les apprenants sont inscrits aux certifications
• Renseigner et valider les attestations d’assiduité.
• Saisir le tableau de suivi des heures
• Compléter les tableaux de bords
• Collaborer avec l'équipe pour développer de nouvelles séquences pédagogiques et améliorer les programmes existants
• Participer à la création de nouvelles séquences pédagogiques et à l’amélioration des contenus existants
• Être garant de la qualité Qualiopi de nos formations

Ces missions sont non exhaustives et susceptibles d’évoluer.

Maîtrise des outils de la suite Microsoft Office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, etc.).

Excellent sens de l'organisation et capacité à gérer efficacement plusieurs missions simultanément.

Bon relationnel, sens du service et goût du travail en équipe.

Adaptabilité, réactivité et polyvalence face aux différentes situations et priorités.

Rigueur, autonomie et sens des responsabilités.

Capacité à communiquer avec professionnalisme auprès d'interlocuteurs variés.