Assistant administratif et financier et appui à la gestion de projet (F / H)

PSL; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université globale à Paris recherche un assistant pour gérer les activités de la direction de la communication. Les missions incluent la gestion administrative et financière, la coordination de projets, et l'élaboration de budgets. Le candidat idéal doit avoir un BAC+3 et au moins 2 ans d'expérience, avec des compétences en rédaction et en outils bureautiques. Un bon niveau d'anglais est également attendu.

Prestations

25 CP + 24 RTT par an

Tickets restaurant

Prise en charge transport 75%

Accès à l’offre sportive et culturelle

Qualifications

• Minimum 2 ans d'expérience dans la gestion administrative, juridique ou financière.
• Niveau A2/B1 en anglais du CECRL requis.
• Compétences numériques en suivi de projets et organisation des documents.

Responsabilités

• Gestion administrative et financière de la direction.
• Élaboration du budget en collaboration avec la directrice.
• Coordination des projets et suivi opérationnel.

Connaissances

Rédaction de synthèses et compte-rendus

Communication avec l’équipe et partenaires

Création de tableaux de bords de suivi

Rigueur dans le suivi des tableaux de bord

Autonomie

Formation

BAC+3

Outils

Pack Office

Outlook

TEAMS

Description du poste

Environnement et contexte de travail

PSL est une université globale qui fait dialoguer tous les domaines du savoir et de la création en sciences, ingénierie, sciences économiques et sociales, humanités, arts et design.

Composée de 13 établissements (2900 enseignants-chercheurs et 17000 étudiants, 140 laboratoires) elle figure dans le top 50 des meilleures universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education, QS, CWUR). Elle est lauréate du programme d’investissement d’avenir (PIA) et de France 2030.

L’Université PSL est chef de file du Pôle PSL Innovation, financé dans le cadre de l’AAP Pôles Universitaires d’Innovation (PUI), qui vise à fédérer l’ensemble des acteurs de l’innovation de l’écosystème PSL, et à coordonner et renforcer le transfert, l’incubation et l’accompagnement de projets innovants et de partenariats avec le monde socio-économique. Les objectifs principaux du Pôle PSL Innovation sont de stimuler l’émergence de projets innovants, les interactions avec le monde socio-économique et le flux de créations d’entreprises et de transfert de technologies et connaissances.

Pour plus d’informations :

La Direction de la communication, du partage des savoirs et du marketing a pour mission de structurer la stratégie de communication de l’Université PSL ainsi que de développer sa notoriété en France et à l’international.

Elle définit et met en œuvre cette stratégie, conçoit et diffuse les contenus sur l’ensemble des sites internet, supports de communication et réseaux sociaux.

Ses missions consistent à promouvoir les formations, valoriser la recherche et renforcer l’image de l’établissement auprès de l’ensemble de ses publics et partenaires. Elle contribue par ses actions de communication interne à développer le sentiment d’appartenance et a également un rôle de conseil et expertise auprès des services et directions de l’Université.

Missions

Activités principales

• L’assistant assure un ensemble de tâches liées au fonctionnement de la direction de la communication.
• Il coordonne l’ensemble des activités de suivi administratifs et financier en lien avec les autres directions, notamment juridique et financière.
• Sous l’autorité hiérarchique de la directrice de la communication il aura les missions suivantes :
• Gestion administrative et financière de la direction (suivi facturation, bon de commande, liens avec les prestataires, organisation des déplacements, gestion des abonnements, suivi des conventions…)
• Elaboration du budget et en charge de son suivi avec la directrice de la communication
• Accompagnement à la gestion des projets de la direction (signalétique, marché marque…)
• Gestion des goodies
• Etablissement et gestion des conventions.
• Suivi opérationnel et coordination de projets
• Logiciels métier utilisés dans le poste : Pack Office, Outlook, TEAMS

Poste ouvert aux :

• Titulaires de la fonction publique (Catégorie A) : Par voie de détachement sur contrat
• Non titulaires de la fonction publique : CDD de droit public de 36 mois

Temps de travail hebdomadaire : 39 heures

Congés : 25 CP + 24 RTT / année complète

Télétravail selon politique de PSL et activités du service

Ecole de formation interne

Tickets restaurant

Prise en charge transport par PSL : 75%

Participation mutuelle santé

Accès à l’offre sportive et culturelle du campus PSL (Installations sportives, théâtres, conférences, concerts…)

L’Universités PSL s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

Niveau d’études minimum requis : BAC+3

Domaine d’études et/ou d’expérience : Gestion administrative, juridique, financière

Niveau d’expérience minimum requis : Minimum 2 ans d’expérience

Compétences opérationnelles requises :

• Rédaction de synthèses et compte-rendus
• Rendre compte, communiquer avec l’équipe et avec les partenaires

Compétences numériques requises :

• Création de tableau de bords de suivi de projets et suivi financier
• Organisation et archivages des documents partagés
• Rigueur dans le suivi des tableaux de bord
• Bonne connaissance des outils bureautiques

Langues étrangères et niveaux requis :

• Anglais : Niveau A2 / B1 du CECRL

Savoirs-être attendus :

• Autonomie et Force de proposition
• Qualités d’adaptation à des interlocuteurs différents
• Réactivité
• Esprit d’équipe
• Sens aigu du service

Diplôme et expérience professionnelle

Bac+3