Assistant administratif et de mobilité (F/H)

Université PSL; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Université PSL recherche un appui administratif à la Direction des affaires internationales. Le rôle implique la gestion d'agenda, l'organisation d'événements et la liaison avec les partenaires internationaux. Offrant un environnement stimulant au cœur de Paris, ce poste favorise un travail enrichissant avec une réelle responsabilité sociale.

Prestations

Crèche

Billetterie Loisirs

Salles de sport

Participation forfaitaire Mutuelle

Transport et mobilité durable

Qualifications

• Anglais indispensable pour rédaction et communication.
• Bonne connaissance de l'environnement universitaire.
• Polyvalence pour traiter plusieurs types de données en parallèle.

Responsabilités

• Organiser et gérer l’agenda du directeur et préparation des dossiers.
• Accueil et information des partenaires internationaux.
• Gestion des commandes de fournitures et logistique des réunions.

Connaissances

Rigueur

Sens de l'organisation

Capacité d’adaptation

Aisance relationnelle

Outils

Office365

MoveOn

Description du poste

L'Université Paris Dauphine-PSL est une université sélective et néanmoins soucieuse de la diversité des profils de ses étudiants, un grand établissement qui délivre un enseignement et une recherche de premier plan et qui forme des professionnels de haut niveau, des chercheurs reconnus et des citoyens responsables. Spécialisée dans les Sciences des organisations et de la décision, elle privilégie l’innovation et l’exigence pédagogique ainsi qu’une formation adossée à la recherche exercée au sein de ses 6 laboratoires. Ouverte à l'international, hybride, pluridisciplinaire, elle bénéficie de liens forts avec le milieu socio-économique et d'un fort taux d'insertion professionnelle.

Notre établissement fait partie de l'Université PSL.Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

A propos du campus de la Porte Dauphine : Situé au cœur de Paris, le campus de la porte Dauphine est facilement accessible en transport en commun (RER C, ligne 2) et situé à proximité des Champs-Élysées et du bois de Boulogne.

Symbole de la réussite de son internationalisation, l’Université Paris Dauphine-PSL accueille un nombre croissant d’étudiants internationaux en mobilité. La Direction des Affaires Internationales (DAI) mobilise une quinzaine d’agents au service des étudiants dauphinois, qui partent en échange dans l’une des nombreuses universités partenaires de Dauphine (plus de 150), et des étudiants internationaux entrants, qui bénéficient d'un enseignement exigeant et de qualité délivré par les départements de formation et par la DAI.

Appui administratif et logistique à la Direction des affaires internationales

• Organiser et gérer l’agenda du directeur et de la vice-présidente en charge des affaires internationales et préparation des dossiers correspondants
• Création et mise à jour des bases de données / fichiers contacts et fiches de procédure
• Organisation logistique et comptes rendus des réunions organisées
• Appui à l’organisation des déplacements de la Direction : prise de rendez-vous, gestion des commandes de produits promotionnels et des missions (déplacement, réservations de billets d’avion ou de train, hôtels, taxis, restaurants, etc.)
• Rédaction, mise en forme, diffusion, reproduction, classement de courriers, rapports, conventions, etc., en français et en anglais
• Bonne coordination avec l’équipe présidentielle
• Collecte, classement et archivage des documents (papier et numérique)

Accueil des partenaires internationaux à Dauphine

• Anticipation et mise en place logistique des événements portés par l’établissement, la Vice-présidente et la direction : réceptions, petits déjeuners, comités de pilotage, délégations, etc…
• Préparation en lien avec les différents services de l’établissement
• Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs internationaux de l’établissement

Appui transverse au fonctionnement de la direction

• Accueil et information des différents utilisateurs et interlocuteurs de la Direction
• Organisation logistique des réunions de la Direction des affaires internationales
• Appui à la préparation des salons européens et internationaux auxquels la Direction participe
• Gestion du courrier de la direction
• Gestion des commandes de fournitures, de matériel, de consommables pour la direction et vérifier la conformité des livraisons.

Appui administratif à la mobilité internationale, sortante et entrante

• Accueil, accompagnement et information des étudiants entrants et sortants
• Gestion administrative des dossiers des étudiants en échange sortants (dossiers de candidature, affectations à la mobilité, contrat d’études, relevés de notes, information, etc.)
• Point de contact pour la mobilité liée au campus de Madrid

Mise en œuvre des accords de coopération

Suivi des relations avec les partenaires de la zone couverte : suivi des flux de la mobilité entrante et sortante, création et mise à jour des procédures, documents et formulaires liées à la zone géographique couverte ; communication avec les partenaires externes ; préparation de l'accueil des délégations étrangères en lien avec le reste de la direction

Rattachement hiérarchique :

Le poste est placé sous l’autorité du directeur et de la coordinatrice du pôle mobilité.

Savoir faire

Accueillir, orienter et conseiller

Rédiger et savoir s’exprimer à l’oral de manière claire

Rechercher, identifier, exploiter des informations

Planifier et respecter des délais

Savoir mettre en œuvre les procédures et règles du domaine d’activités

Bonne connaissance de l’environnement universitaire et du fonctionnement de l’enseignement supérieur

Compétences linguistiques : anglais indispensable,

Compétences bureautiques : environnement de travail Office365

Logiciels spécifiques (MoveOn).

Formations possibles

Savoir être

Rigueur et sens de l’organisation

Sens de l’initiative

Savoir anticiper

Aisance relationnelle et sens de l’accueil

Capacité d’adaptation et diplomatie

Polyvalence pour traiter plusieurs types de données en parallèle

Sens de la confidentialité et de la discrétion

Type de contrat : Contractuel sous CDD 6 mois;

Catégorie / Corps : Catégorie B équivalent TECH;

Rémunérationbrute : INM 375 / 400 soit entre 1901 et 2028€ brut / mois selon profil;

Temps plein : 35h hebdo du lundi au vendredi;

45 jours de congés payés annuel;

Télétravail : possible à raison de 1 jour par semaine (les six premiers mois), si les missions le permettentet après accord du manager ;

Localisation du poste : Paris 75016 – Site : Campus de la porte Dauphine;

Date de prise de poste souhaitée : Dès que possible

Pourquoi nous rejoindre?

En rejoignant nos équipes, vous deviendrez acteur du changement et évoluerez ainsi dans un établissement public reconnu, engagé pour la qualité de vie au travail, et où vos compétences pourront être valorisées et développées.

Des Avantages sociaux tels que :

Crèche

Billetterie Loisirs

Salles de sport

Participation forfaitaire Mutuelle

Transport et mobilité durable

Un Accompagnement personnalisé :

Accompagnement à la prise de poste

Formations via notre Ecole interne

Préparation concours

Développement des compétences et de la carrière

LinkedIn Learning

Non-discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Créer une alerte emploi pour cette recherche