Assistant administratif et de mobilité (F / H)

UNIVERSITE PARIS DAUPHINE; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution universitaire à Paris recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour l'appui aux affaires internationales, impliquant la gestion d'agendas, l'accueil des partenaires et l'organisation logistique d'événements. Diplôme, rigueur et compétences linguistiques en anglais sont requis. Ce poste est basé à Paris et offre des avantages sociaux tels qu'une crèche, des offres de restauration, et la possibilité de télétravail.

Prestations

Crèche

Offres de restauration

Billetterie Loisirs

Salles de sport

Participation forfaitaire Mutuelle

Transport et mobilité durable

Qualifications

• Accueil et information des étudiants entrants et sortants.
• Gestion administrative des dossiers des étudiants en échange.
• Anticipation et mise en place logistique des événements.

Responsabilités

• Organiser et gérer l'agenda du directeur.
• Rédaction et classement de documents en français et en anglais.
• Gestion des commandes de fournitures et de matériel.

Connaissances

Compétences linguistiques en anglais

Compétences bureautiques : environnement Office365

Capacité d'adaptation

Rigueur et sens de l'organisation

Outils

MoveOn

Description du poste

amp;bull; Appui administratif et logistique à la Direction des affaires internationales

• Organiser et gérer l'agenda du directeur et de la vice-présidente en charge des affaires internationales et préparation des dossiers correspondants
• Création et mise à jour des bases de données / fichiers contacts et fiches de procédure
• Organisation logistique et comptes rendus des réunions organisées
• Appui à l'organisation des déplacements de la Direction : prise de rendez-vous, gestion des commandes de produits promotionnels et des missions (déplacement, réservations de billets d'avion ou de train, hôtels, taxis, restaurants, etc.)
• Rédaction, mise en forme, diffusion, reproduction, classement de courriers, rapports, conventions, etc., en français et en anglais
• Bonne coordination avec l'équipe présidentielle
• Collecte, classement et archivage des documents (papier et numérique)

• Accueil des partenaires internationaux à Dauphine

• Anticipation et mise en place logistique des événements portés par l'établissement, la Vice-présidente et la direction : réceptions, petits déjeuners, comités de pilotage, délégations, etc...
• Préparation en lien avec les différents services de l'établissement
• Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs internationaux de l'établissement

• Appui transverse au fonctionnement de la direction

• Accueil et information des différents utilisateurs et interlocuteurs de la Direction
• Organisation logistique des réunions de la Direction des affaires internationales
• Appui à la préparation des salons européens et internationaux auxquels la Direction participe
• Gestion du courrier de la direction
• Gestion des commandes de fournitures, de matériel, de consommables pour la direction et vérification de la conformité des livraisons.

• Appui administratif à la mobilité internationale, sortante et entrante

• Accueil, accompagnement et information des étudiants entrants et sortants
• Gestion administrative des dossiers des étudiants en échange sortants (dossiers de candidature, affectations à la mobilité, contrat d'études, relevés de notes, information, etc.)
• Point de contact pour la mobilité liée au campus de Madrid

• Mise en œuvre des accords de coopération

• Suivi des relations avec les partenaires de la zone couverte : suivi des flux de la mobilité entrante et sortante, création et mise à jour des procédures, documents et formulaires liés à la zone géographique couverte ; communication avec les partenaires externes ; préparation de l'accueil des délégations étrangères en lien avec le reste de la direction

Rattachement hiérarchique :
Le poste est placé sous l'autorité du directeur et de la coordinatrice du pôle mobilité.

Savoir faire

• Accueillir, orienter et conseiller
• Rédiger et savoir s'exprimer à l'oral de manière claire
• Rechercher, identifier, exploiter des informations
• Planifier et respecter des délais
• Savoir mettre en œuvre les procédures et règles du domaine d'activités
• Bonne connaissance de l'environnement universitaire et du fonctionnement de l'enseignement supérieur
• Compétences linguistiques : anglais indispensable,
• Compétences bureautiques : environnement de travail Office365, logiciels spécifiques (MoveOn).

Formations possibles

Savoir être

• Rigueur et sens de l'organisation
• Sens de l'initiative
• Savoir anticiper
• Aisance relationnelle et sens de l'accueil
• Capacité d'adaptation et diplomatie
• Polyvalence pour traiter plusieurs types de données en parallèle
• Sens de la confidentialité et de la discrétion
• Dynamisme

Informations RH

• Type de contrat : Contractuel sous CDD 6 mois ;
• Catégorie / Corps : Catégorie B équivalent TECH ;
• Rémunération brute : INM 375 / 400 soit entre 1901 et 2028€ brut / mois selon profil ;
• RIFSEEP : Groupe 1
• Temps plein : 35h hebdo du lundi au vendredi ;
• 45 jours de congés payés annuel ;
• Télétravail : possible à raison de 1 jour par semaine (les six premiers mois), si les missions le permettent et après accord du manager ;
• Localisation du poste : Paris 75016 – Site : Campus de la porte Dauphine ;
• Date de prise de poste souhaitée : Dès que possible

Pourquoi nous rejoindre ?

En rejoignant nos équipes, vous deviendrez acteur du changement et évoluerez ainsi dans un établissement public reconnu, engagé pour la qualité de vie au travail, et où vos compétences pourront être valorisées et développées.

Des Avantages sociaux tels que :

• Crèche
• Offres de restauration
• Billetterie Loisirs
• Salles de sport
• Participation forfaitaire Mutuelle
• Transport et mobilité durable

Un Accompagnement personnalisé :

• Accompagnement à la prise de poste
• Formations via notre Ecole interne
• Préparation concours
• Développement des compétences et de la carrière
• LinkedIn Learning

Non-discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s'engage à soutenir et promouvoir l'égalité, la diversité et l'inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Notre université, Paris Dauphine-PSL, est une université sélective, engagée pour la diversité, la recherche de premier plan, et la formation de haut niveau. Spécialisée dans les Sciences des organisations et de la décision, elle privilégie l'innovation et l'exigence pédagogique, tout en étant ouverte à l'international.

Le campus de la Porte Dauphine, situé au cœur de Paris, est facilement accessible en transport en commun (RER C, ligne 2) et proche des Champs-Élysées et du bois de Boulogne.