Assistant administratif et de direction H/F

FITECO; Gennevilliers; In loco; EUR 32.000 - 42.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

Chèques CSE

Prime de participation

Descrizione del lavoro

FITECO, Gennevilliers et Paris INEA, recherche un Assistant administratif et de direction / Gestionnaire de cabinet H/F pour soutenir une équipe de 4 gestionnaires de cabinet. Vous assurerez l’accueil, la gestion documentaire et des facturations, avec une forte polyvalence et un sens du service client.

Le poste s’inscrit dans un cadre dynamique et exigeant, avec une collaboration étroite entre Gennevilliers et Paris. Formation et intégration sur mesure accompagnent votre prise de fonction.

Competenze

• Bac+2 en assistanat ou équivalent
• Expérience d’au moins 5 ans en cabinet comptable souhaitée
• Maîtrise du Pack Office et des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint, Teams)
• Bonne adaptabilité et sens du service client

Mansioni

• Accueil physique et téléphonique
• Créer et mettre à jour les dossiers clients dans DIA CLIENT
• Créer et mettre à jour les coordonnées bancaires et les modes de règlements
• Générer et suivre les lettres de mission et contrats de service
• Mettre en place les plans de facturation
• Établir, contrôler et transmettre les factures aux clients
• Suivre les règlements et relancer les impayés
• Transmettre les factures d’achat au Siège
• Mise à jour des plaquettes ( bilan annexe )
• Organisation des réunions et des déplacements des collaborateurs
• Gestion des inventaires de matériels informatique et des stocks

Conoscenze

Polyvalence

Rigueur

Organisation

Sens du service client

Formazione

Bac+2 Assistanat

Strumenti

Word/Excel/PowerPoint

Outlook

SharePoint

Teams

Descrizione del lavoro

Pour ma boîte, j'ai le coup de foudre #ChezFiteco Gennevilliers!

Dans le cadre du développement de nos missions administrative, nous recherchons notre futur(e) Assistant administratif et de direction / Gestionnaire de cabinet H/F.

#ChezFITECO Gennevilliers et Paris INEA, vous faites partie d'une équipe dynamique portée par 4 gestionnaires de cabinet qui vous entourent et vous impliquent dans chaque projet. Votre contribution est précieuse pour la réussite collective !

Vos missions:

1. La gestion du cabinet :

• Accueil physique et téléphonique
• Créer et mettre à jour les dossiers clients dans DIA CLIENT
• Créer et mettre à jour les coordonnées bancaires et les modes de règlements
• Générer et suivre les retours des lettres de mission et contrats de service
• Mettre en place les plans de facturation
• Etablir, contrôler et transmettre les factures aux clients
• Suivre les règlements et relancer les impayés
• Vérifier les frais des collaborateurs
• Transmettre les factures d’achat au Siège
• Mise à jour des plaquettes ( bilan annexe )
• Participer à la préparation des évènements sur sites,
• Participer à l'onboarding d'un nouveau collaborateur,
• Gestion des déplacements des collaborateurs,
• Organisation des réunions (planification, préparation des salles…)
• Gérer les inventaires de matériels informatique, suivi des stocks, gestion des commandes (fournitures et informatique)

2. La gestion des missions clients :

Vous prendrez en charge une partie de la gestion administrative de certains de nos clients !

• Règlement de factures fournisseurs ;
• Suivi des taxes foncières et prélèvement de loyers;
• Edition des quittances de loyers, contrôle des règlements des loyers et suivi des appels de charges ;
• Domiciliation,
• Devis, éditions de factures,
• Relation avec les OPCO, médecines du travail,
• Récupération des éléments variables de paie et contrôle de bulletins de paie …

3- L’assistance fiscale et sociale :

Après avoir été formée, vous assisterez en binôme avec une autre assistante, des investisseurs ayant procédé à des montages fiscaux (opérations Girardin) dans:

• Leurs relations avec l'URSAFF, l’administration fiscale…
• Le suivi des cotisations et la validation de leur conformité.
• La gestion des droits à l’assurance maladie.

Vous dépendrez de plusieurs départements répartis entre Gennevilliers et Paris.

Vous veillez au maintien de l'image de qualité de notre cabinet et assurez également la coordination avec les autres cabinets afin de maintenir la cohésion au sein du groupe !

Cette liste n’est pas exhaustive. Sur demande de la direction, la collaboratrice / le collaborateur peut être amené(e) à effectuer des tâches ponctuelles ou récurrentes en fonction des besoins des structures

Vos avantages:

Chez nous, chaque jour est une opportunité d’apprendre, de grandir et de faire la différence dans l'accompagnement des entreprises. Voici ce que nous cultivons pour votre épanouissement professionnel et personnel :

Un parcours d’intégration sur mesure et des formations régulières : dès votre arrivée, vous serez guidé à travers un parcours d’intégration. Vous bénéficierez de formations régulières pour développer vos compétences et rester à la pointe de votre domaine.

Des avantages sociaux : profitez de chèques CSE pour agrémenter votre quotidien et d'une prime de participation qui récompense votre implication et votre performance. Nous valorisons votre contribution et souhaitons vous le montrer de manière tangible.

Nous serons attentifs à votre formation évidemment mais c’est votre personnalité et votre expérience qui feront toute la différence :

• Issu(e) d'une formation de type Bac +2 dans l'assistanat,
• Vous avez une expérience d’au moins 5 ans, idéalement une expérience en cabinet comptable,
• Vous maitrisez le Pack Office (Word/Excel/PowerPoint, Outlook, Sharepoint et Teams), dont le publipostage, les TCD ou les Recherches V/X et vous maîtrisez la mise en forme de documents…
• Vous aspirez à travailler dans un environnement humain et exigeant avec beaucoup de polyvalence et demandant une vraie qualité d’adaptation,
• Vous avez le sens de la confidentialité, et faites preuve de rigueur et d’organisation,
• Vous êtes proactif et chez vous le sens du service clients et collaborateurs est un atout majeur,
• Vous êtes apte à hiérarchiser les priorités et à gérer des urgences régulièrement.
• Vous êtes reconnu pour votre efficacité et votre implication.

#ChezFITECO chaque matin, au réveil, faites des étincelles !