Assistant administratif et commercial / Assistante administrative et commerciale (H/F)

Description

Vous êtes une personne rigoureuse, avec un véritable goût pour l'organisation et le service ? Vous appréciez le travail en équipe et aimez relever des défis variés au quotidien ? Ce poste d'Assistant(e) Administratif(ve) et Commercial(e) chez ProteoGenix est fait pour vous ! Vous contribuerez activement au bon fonctionnement de notre service Administration, aux côtés d'une équipe engagée de 4 personnes, et sous la supervision de la Responsable Administrative et Financière. Votre rôle est essentiel : vous interviendrez sur un large éventail de tâches administratives, légales et commerciales, offrant ainsi un soutien indispensable aux clients, aux fournisseurs, et à vos collègues. Polyvalence et organisation seront vos meilleurs alliés pour naviguer entre les différentes missions, tout en veillant à la qualité et à la fluidité de nos processus internes. Nous cherchons une personne proactive, capable de gérer les priorités et de maintenir une communication fluide au sein de l'équipe et avec nos partenaires internationaux.

Administratif & Légal :

1. Répondre aux demandes administratives des clients, fournisseurs et de l'équipe.
2. Enregistrer et gérer les documents administratifs requis (fiches fournisseurs, informations bancaires, etc.).
3. Gérer la boîte mail du service légal et assurer le suivi des correspondances.
4. Relire, signer, et classer des documents légaux (contrats, devis, NDA, etc.).
5. Assister ponctuellement la direction (réservations de transport, gestion de documents administratifs).
6. Mettre à jour régulièrement les bases de données internes.

Commercial :

1. Créer des devis et assurer leur validation.
2. Répondre à des demandes clients.
3. Suivre et résoudre les bons de commande non conformes.
4. Créer et éditer des factures, bons de réception, et bons de livraison.
5. Préparer et envoyer des fiches techniques aux clients.
6. Suivre les projets des clients, de la phase de commande à la livraison.
7. Assurer le support au chat en ligne.
8. Relance clients.

Vous évoluerez dans un environnement international et devrez être capable d'assurer un accueil téléphonique en anglais et échanger avec nos partenaires internationaux.

Compétences requises :

• Langues : Maitrise de l'anglais professionnel (oral et écrit)
• Outils : Bonne maîtrise du pack Office et des logiciels de gestion commerciale (Odoo, Everwin, Hubspot)
• Compétences : Gestion administrative, gestion des processus, capacité à organiser et prioriser le travail
• Qualités personnelles : Organisation, rigueur, esprit d'initiative, capacité d'anticipation, ponctualité, et adhésion aux valeurs de l'entreprise.

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• 2 An(s)

Savoirs et savoir-faire

• Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement
• Définir et hiérarchiser les priorités en fonction des objectifs fixés
• Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur
• Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux
• Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients
• Préparer ou établir des propositions commerciales, rédiger les offres de prix, élaborer des devis
• Suivre les livraisons, régler les réclamations liées au service après-vente, en liaison avec les services commercial, achats, production, technique, logistique
• Bonne maîtrise du pack Office
• Anglais obligatoire

Savoir-être professionnels

• Faire preuve d'autonomie
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Formations

• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat commerce international

Langue

• Anglais