Assistant administratif et agent d'accueil

TN France; Bretagne; Sur place; EUR 22 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une ville dynamique recherche un assistant administratif pour renforcer son équipe. Dans ce rôle clé, vous serez le point de contact pour le public, gérant les demandes et fournissant des informations essentielles. Vous traiterez des documents administratifs, suivrez le budget et collaborerez avec divers services pour assurer le bon fonctionnement des opérations. Ce poste offre une opportunité d'évoluer dans un environnement stimulant où vos compétences en communication et en organisation seront mises à profit. Si vous êtes motivé par le service public et souhaitez contribuer à la vie de la communauté, cette position est faite pour vous.

Qualifications

• Bonne communication orale et écrite, maîtrise de la bureautique.
• Utilisation de logiciels métiers pour la gestion administrative.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique, gestion des demandes.
• Traitement des documents administratifs et suivi budgétaire.

Connaissances

Communication orale

Communication écrite

Maîtrise de la bureautique

Utilisation des logiciels métiers

Formation

Diplôme en administration

Outils

MAARCH

OPENGST

SMARTGEO

I-Parapheur

CIRIL

MGDIS

WEBDELIB

IDELIBRE

3DOUEST

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté dans l'attente d'un recrutement de fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Il est possible de recruter une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C permettant un recrutement direct sans concours.

Temps de travail : Temps complet

Management : Non

Descriptif de l'emploi

La Ville d’AURAY (Morbihan) - 14 825 habitants, recrute par voie de mutation, à défaut contractuelle, pour la Direction des Services Techniques et des Sports : Un assistant administratif et agent d'accueil (H/F)

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS PRINCIPALES

• Accueil physique et téléphonique : recevoir, filtrer et orienter les demandes, répondre aux appels, prendre des messages, conseiller les usagers.
• Gérer les boîtes mails et le logiciel courrier MAARCH, répondre aux usagers.
• Rechercher et diffuser des informations.
• Gérer les demandes d’interventions via les applications métiers (OPENGST, SMARTGEO).

Traitement des dossiers et gestion budgétaire

• Traiter les documents administratifs électroniquement (I-Parapheur).
• Suivre le budget, la gestion des fluides et la valorisation des bâtiments (CIRIL).
• Support administratif aux collègues des autres services.
• Rédiger des documents administratifs : arrêtés de voirie, certificats d’adressage.
• Gérer les demandes de subventions via MGDIS, rédiger des conventions sportives.
• Accueillir et accompagner les clubs sportifs pour les demandes de manifestations.

Planification et suivi

• Planifier l’utilisation des équipements sportifs via 3DOUEST, gérer les prêts de véhicules.
• Suivre les plannings de congés.
• Commander et suivre les fournitures.
• Gérer la régie des sacs de déchets verts et les demandes de levées.

MISSIONS SECONDAIRES

En l’absence des responsables : préparer les convocations et transmettre l’ordre du jour via WEBDELIB et IDELIBRE.

Profils recherchés

Savoir

• Bonne communication orale et écrite.
• Maîtrise de la bureautique.
• Utilisation des logiciels métiers.

Savoir-faire

• Savoir prioriser, suivre les procédures, rendre compte.
• Organiser le travail en binôme, collaborer avec d’autres services.

Savoir-être

• Polyvalence, discrétion, sens du service public, dynamisme, écoute, courtoisie, bonne présentation, disponibilité, réactivité, ouverture au changement.