Assistant administratif en laboratoire de recherche universitaire H/F

Contexte

Créée en novembre 2024, la Maison de la recherche en Sciences Humaines et Sociales Annie Ernaux (MSHS) regroupe 12 laboratoires, et plusieurs centaines de chercheurs et de doctorants/post-doctorants. Elle a pour vocation de développer au sein del’établissement, mais aussi avec d’autres établissements français et étrangers une recherche interdisciplinaire, sur des sujets de recherche en lien avec la société. Elle développe également une activité de dissémination des recherches vers le grand public ou les médias, ainsi qu'une activité de transfert des connaissances vers le milieu socio-économique en lien avec les services concernés au sein de CY Cergy Paris Université (CYU). En raison de sa création très récente, l’activité de la Maison de la recherche en SHS commence et sera amenée à évoluer dans les années à venir, en vue d’une demande de labellisation comme Maison des sciences de l’homme par le CNRS.

Mission :

• Assistance et gestion administrative du laboratoire de recherche BONHEURS, du TECHSOLAB et de la Maison des Sciences Humaines et Sociales.

• Participation à la mise en place de projets communs entre la MSHS et les chercheurs, les laboratoires, la Bibliothèque Universitaire, la Direction de la Recherche, le collège doctoral et le service communication.

Activités principales

Assistance et gestion administrative :

• Accueillir et renseigner les usagers (chercheurs permanents et chercheurs invités, doctorants et post-doctorants).

• Participer au suivi des dossiers administratifs (demandes de moyens, enquêtes, règlements et procédures qualité, dossiers de recrutement, etc.).

• Assurer le secrétariat courant du laboratoire BONHEURS et de la MSHS : rédaction et diffusion de notes et compte-rendus, réalisation de documents, suivi des publications des laboratoires, envoi des convocations aux réunions des organes de gouvernance (comité de pilotage, conseil scientifique), réservation des salles.

• Participer à l’organisation de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques…) : organisation logistique et matérielle.

Gestion financière :

• Procéder aux recherches de prestataires, devis, réservation, achats, commandes, missions, services faits, facturation, etc.

• Réaliser les états financiers pour les équipes, suivre le budget et les crédits de recherche.

Secrétariat pédagogique :

• Travailler en étroite collaboration avec l’école doctorale, l’administration, les responsables de parcours et les usagers pour le suivi administratif et pédagogique des doctorants.

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) et répondre aux demandes d'informations.

• Assurer tous les actes de gestion nécessaires au suivi des étudiants et stagiaires de formation continue dans le cadre du master Métiers de l’Enseignement, de l’Éducation et de la Formation, Mention Pratique et Ingénierie de Formation - Bien-être dans les organisations (formation à distance).

Profil recherché :

H/F de niveau Bac minimum, justifiant idéalement d'une expérience similaire au sein d'un établissement public d'enseignement et de recherche.

Connaissances :

• Connaissances du système éducatif et de la recherche publique.

• Connaissance des textes législatifs et règlementaires du domaine.

• Bonnes notions en gestion administrative et financière.

Compétences opérationnelles :

• Maîtriser les outils bureautiques et informatiques ainsi que les logiciels de gestion comptable et financière (vous serez formé sur les logiciels utilisés en interne : SIFAC, APOGEE et CELCAT).

• Savoir élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et leur exécution.

• Maîtriser l'orthographe et la rédaction.

• Savoir collecter et classer l’information scientifique (publications, manifestations, etc.).

Savoir-être :

• Être en capacité de travailler au sein d'un poste en service partagé en collaboration avec plusieurs types d'interlocuteurs.

• Polyvalence et capacité d’adaptation.

• Planification et gestion des priorités.

• Discrétion et confidentialité.

Conditions de travail :

• Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique et non titulaires (Détachement ou CDD de 24 mois renouvelable).

• Basé sur Cergy (95), situé proche Bus/RER A/Transilien ligne L (Gare de Cergy Préfecture) et RER C (Gare de Pontoise).

• Temps complet - 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés / an.

• Télétravail possible jusqu'à 2 jours par semaine max (après validation de la période d'essai et selon nécessités de service).

• Remboursement abonnement transports en commun trajet domicile-travail 75% et/ou forfait mobilité durable si déplacement en vélo, trottinette électrique ou covoiturage.

• Politique active de formation des personnels.

• Rémunération selon grilles de la fonction publique d'état au regard du niveau d'expérience (catégorie B - niveau TECH).

• Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel.