Assistant administratif du service culturel et du conservatoire H/F - Mairie de MAISONS-LAFFITTE

Communes; Île-de-France; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

La Mairie de Maisons-Laffitte recrute un(e) Assistant administratif pour son service culturel. Ce poste implique la gestion des plannings, le secrétariat, et diverses missions administratives liées au fonctionnement du Conservatoire. Les candidats doivent avoir une solide formation en gestion, une bonne maîtrise des outils bureautiques et une sensibilité au milieu culturel.

Qualifications

• Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel).
• Bac professionnel en gestion ou administration requis.
• Discrétion professionnelle et bonne mémoire.

Responsabilités

• Gérer la documentation administrative et les dossiers.
• Coordonner l'accueil et la logistique pour les événements.
• Assurer les missions de régisseur sans encadrant.

Connaissances

Connaissance des outils bureautiques

Bon niveau d'orthographe

Capacité à transmettre des informations

Formation

Bac professionnel gestion administration

Outils

Logiciel IMUSE

CIRIL

MANTY

Description du poste

Assistant administratif du service culturel et du conservatoire H/F - Mairie de MAISONS-LAFFITTE

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• Fonction publique : Fonction publique Territoriale

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
• Management Non renseigné
• Télétravail possible Non renseigné

Au sein du Centre Culturel Malesherbes, placé(e) sous l'autorité du Directeur adjoint des Affaires culturelles - secteur Culture-Conservatoire - et de l'Administrateur, vous assurez le secrétariat administratif ainsi que la gestion des dossiers.

Vos principales missions seront les suivantes :

1. Assurer la gestion administrative transversale en lien avec l'administrateur
- Effectuer les demandes de devis, les saisies de bons de commande et suivi de la facturation
- Etablir les feuilles de route des artistes et organiser leur accueil sur site
- Etablir au besoin les factures liées à l'activité de la direction

2. Assurer des missions de régisseur recettes et dépenses
- Effectuer les achats de catering et aux besoins de la programmation

3. Gérer les plannings d'occupation des locaux du Centre Culturel Malesherbes
- Suivre et mettre à jour le planning général de la programmation
- suivre et mettre à jour le planning des loges et locaux annexes du centre culturel
- suivre et mettre à jour le planning quotidien d'occupation des salles de cours et des lieux de diffusion

4. Gestion des DPAE et GUSO
- Effectuer les déclarations et contrats en lien avec l'administrateur
- Effectuer les paiements via le GUSO

5. Gestion de l'accueil des compagnies
- Organiser l'accueil des compagnies sur site
- Effectuer les réservations d'hôtel et piloter la restauration sur site

6. Assurer les missions de secrétariat spécifiques au Conservatoire
- Suivre l'organisation des interventions musicales scolaires
- Suivre l'organisation des examens : établir les listes des élèves, les convocations inhérentes (élèves et jurys extérieur)
- Effectuer le suivi des dossiers administratifs des jurys des concours du Conservatoire
- Etablir les contrats de location en lien avec le régisseur d'orchestre et professeurs
- Etablir et envoyer les attestations de scolarités
- Contrôler les règlements et encaissements des frais d'inscription et des locations d'instruments
- Etablir les relances des règlements
- Etablir les formulaires de recouvrement
- Suivre et mettre à jour les fichiers administratifs des familles des élèves, des professeurs et des intervenants du Conservatoire
- Saisir et envoi des mails d'information aux familles des élèves du Conservatoire
- Prendre en charge le classement et l'archivage des dossiers

Vous serez également en charge de :
- Accueil, billetterie ou orientation des publics lors des évènements Culture- Conservatoire
= Suivre scrupuleusement les procédures
- Travailler en transversalité avec les différentes équipes

Profil recherché

SAVOIRS
- Connaissance des outils bureautique (Word, Excel)
- Connaissance du logiciel IMUSE, CIRIL, MANTY

SAVOIRS-FAIRE
- Bon niveau d'orthographe et d'expression orale.
- Capacité à transmettre les informations et à rendre compte.

SAVOIRS-ETRE
- Apprécier l'environnement d'un Etablissement d'Enseignement Artistique dans le domaine musical et théâtrale
- Sens du service public (élèves, parents, professeurs)
- Rigueur et organisation
- Capacité d'adaptation
- Disponibilité
- Esprit d'équipe
- Discrétion professionnelle
- Bonne mémoire

FORMATIONS ET QUALIFICATIONS NECESSAIRES
- Bac professionnel gestion administration
- Connaissance du fonctionnement d'une collectivité territoriale
- Connaissance de l'environnement des milieux culturels et de l'enseignement artistique

Qui sommes-nous?

Citée du Cheval (23665 hab), bordée par la Seine et la forêt, la Ville de Maisons-Laffitte, située à 15 minutes en RER de Paris, offre aux habitants un cadre de vie préservé grâce à ses nombreux espaces naturels et son urbanisme maîtrisé. Proposant aux habitants des prestations variées au sein de multiples infrastructures, entretenir et favoriser l'amélioration de son patrimoine, fait partie des exigences fortes de la municipalité.

Envoyer CV et lettre de motivation à [e-mail]

ou

https://app.beetween.com/WeaselWeb/p/#/apply/job/8rwa22eamd/assistant-administratif-du-service-culturel-et-du-conservatoire-h-f

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif , Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe

Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Vacant à partir du 23/08/2025

Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie

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