Assistant administratif du service Commerce (H / F)

MAIRIE DU KREMLIN BICETRE; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante se présente au sein d'une administration dynamique à Paris, où vous serez un acteur clé du service Commerce. En tant qu'assistant administratif, vous jouerez un rôle essentiel dans la gestion des documents, l'organisation des réunions et le suivi des dossiers. Ce poste exige une excellente organisation, des compétences relationnelles solides et une maîtrise des outils informatiques. Vous bénéficierez de divers avantages collectifs et d'un environnement de travail stimulant, contribuant ainsi au bon fonctionnement des services publics. Rejoignez une équipe engagée pour faire une différence dans la communauté.

Prestations

Prime de fin d’année

Restauration collective / titres restaurant

Prise en charge Mutuelle

Prise en charge frais déplacement formation

Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun

Abonnement COS ou CAS

Régime indemnitaire

Qualifications

• Sens de l'organisation et rigueur sont essentiels pour ce poste.
• Aisance rédactionnelle et maîtrise des outils informatiques requises.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat et le suivi administratif du service Commerce.
• Gérer les documents administratifs et les autorisations d’occupation.

Connaissances

Sens de l’organisation

Qualités relationnelles

Aisance rédactionnelle

Maîtrise de l’outil informatique

Formation

Diplôme de niveau Bac ou équivalent

Outils

Microsoft Office

Excel

Description du poste

Assistant administratif du service Commerce (H / F) Ce poste est à pourvoir à Le Kremlin Bicêtre.

Assistant administratif du service Commerce (H / F)

Placé au sein du service Commerce, ce poste est en binôme avec le Service Mobilités - Voirie afin de consolider la rédaction, la gestion et le suivi des arrêtés d’occupation du domaine public, et leur mise en œuvre. Il s’intègre aussi dans la polyvalence de l’accueil au sein de la Direction des Service Techniques.

Au sein du service commerce, vous assurez le secrétariat et le suivi administratif du service sur ses principaux volets : commerce sédentaire et non sédentaire, occupation du domaine du public, animations.

A ce titre vous êtes placé sous l’autorité de la responsable de service Commerce ; les missions relatives aux arrêtés d’occupation du domaine public du service Mobilités Voirie se feront quant à elles sous l’autorité du directeur adjoint des services techniques.

Assurer l’accueil téléphonique et physique du service :

• Organisation de réunions et tenue de l’agenda de la responsable, contrôle des échéances : coordination avec les secrétariats; réservation de salles ; courriers et mails d’invitation ;

Traiter les différents documents administratifs du service :

• Mise en forme des courriers du service selon la charte graphique, suivi du circuit de visas et de signature et envoi;
• Rédaction de courriers simples;
• Rédaction des actes administratifs, des arrêtés d’occupation du domaine public notamment, pour les services Commerce et Mobilités - Voirie;
• Gestion du courrier entrant et sortant du service notamment lié au traitement des DIA et des demandes des commerçants;
• Prise des notes, rédaction des comptes rendus de réunion pour diffusion.

Suivre les dossiers du service et les outils de pilotage :

• Gestion des tableaux de suivi (DIA, demandes de terrasses, liste des commerçants du marché);
• Suivi des différents appels à candidatures et traitement des offres (rétrocessions des baux commerciaux, animations, food trucks);
• Prendre en charge des aspects logistiques (gestion du stock de fournitures bureautiques, photocopieur, etc...);
• Organisation des réunions et des prises de RDV avec les commerçants;
• Gestion de la boite mail générique - Commerce -;
• Classement des documents du service;
• Archivage en lien avec le service des archives.

Les activités principales sont :

• Suivi administratif des autorisations d’occupation du domaine public (travaux, manifestations, terrasses, food trucks);
• Enregistrement et suivi des déclarations d’intentions d’aliéner (DIA);
• Suivi administratif des conventions et contrats gérés par le service;
• Gestion financière du service en lien avec la responsable (bons de commande, factures);
• Accueil téléphonique : fournir un premier niveau d’information et prendre des messages.

Profil recherché

• Sens de l’organisation et rigueur;
• Qualités relationnelles, capacité au travail en équipe;
• Aisance rédactionnelle et maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, excel);
• Sens du service public.

Condition d’exercice :

• Travail en bureau;
• Horaires fixes liés l’accueil du public.

Avantages collectifs au travail :

• Prime de fin d’année;
• Restauration collective / titres restaurant;
• Prise en charge Mutuelle;
• Prise en charge frais déplacement formation;
• Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun;
• Abonnement COS ou CAS;
• Régime indemnitaire.