ASSISTANT ADMINISTRATIF - DISPOSITIF VIGILANS H/F

CHU de Lille; Lille; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé innovant recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir une mission d'appui dédiée à la prévention des récidives suicidaires. Ce rôle essentiel implique l'organisation logistique des déplacements, la coordination des réunions et la rédaction de rapports. Le candidat idéal doit maîtriser les outils bureautiques et numériques, faire preuve de rigueur et d'un excellent sens du relationnel. Rejoignez une équipe dynamique qui œuvre pour un impact significatif dans la vie des personnes vulnérables. Si vous êtes motivé(e) par l'amélioration continue et le travail en équipe, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et numériques.
• Aisance orale et bon sens du contact sont essentiels.
• Expérience d'au moins 1 an requise.

Responsabilités

• Assurer l'appui logistique et l'organisation des déplacements.
• Rédiger différents rapports et comptes-rendus.
• Mettre à jour l'annuaire VigilanS et l'espace documentaire.

Connaissances

Outils bureautiques

Gestion documentaire

Communication orale

Travail en équipe

Rigueur

Sens de l'organisation

Formation

Diplôme en administration ou domaine connexe

Outils

Outils numériques

Teams

Description du poste

Description

VigilanS est un système de veille et d'intervention visant à prévenir les récidives suicidaires chez les personnes sortant de l'hôpital après une tentative de suicide. Ce dispositif propose un système de recontact téléphonique et épistolaire à la sortie d'hospitalisation auprès de la personne ayant fait une tentative de suicide. Le dispositif national est animé par la mission nationale d'appui au dispositif Vigilans sous la responsabilité du CHU de Lille.

Les objectifs de la MNA sont :

1. Animer et coordonner le réseau VigilanS
2. Accompagner la mise en œuvre et le déploiement d'outils numériques
3. Entretenir une culture de l'amélioration permanente des pratiques professionnelles
4. Structurer et organiser la formation des équipes VigilanS
5. Elaborer et mettre en œuvre une stratégie de communication
6. Structurer et mettre en œuvre les aspects d'évaluation, de monitoring et de valorisation

L'équipe est composée :

• d'un/une médecin responsable
• d'un chef/cheffe de projet
• d'un/une ingénieure pédagogique

MISSIONS PRINCIPALES

L'assistant(e) assure l'appui logistique aux membres de la mission d'appui. Il, elle est présent(e) sur site et assure la continuité de la circulation de l'information et l'organisation des calendriers d'action et de déplacement. Ses missions lui seront fixées par le médecin responsable et / ou la cheffe de projet.

TACHES PRINCIPALES

1. Organiser les déplacements de la MNA
2. Contribuer à l'organisation des réunions inter-régionales et nationales
3. Assurer l'organisation logistique et administrative des sessions de formation VigilanS sur Lille et les autres régions du territoire national.
4. En collaboration avec le cadre gestionnaire et les établissements accueillants, préparer et suivre les conventions financières.
5. Rédiger et mettre en forme différents rapports, documents et comptes-rendus de réunions.
6. Recueil et rationalisation des chiffres mensuels d'activité auprès des 33 centres VigilanS.
7. Assurer l'interface d'accueil entre la Mission Nationale et les équipes des centres VigilanS : traitement et suivi des mails, des appels téléphoniques.
8. Mettre à jour mensuellement l'annuaire VigilanS.
9. Mettre à jour l'espace documentaire interne de la MNA
10. Mettre à jour et participer à l'animation de l'espace Teams National
11. Participer à la rédaction du rapport annuel d'activité.

Au regard de son périmètre d'activités : L'Assistant(e) administratif collabore étroitement avec les membres de la mission nationale d'appui ainsi que les secrétariats des 33 centres vigilanS. L'Assistant(e) administratif sera éventuellement amené(e) à se déplacer sur le territoire national, accompagné d'un ou des membres de la mission nationale, lors de Retex, formation ou autres évènements en lien avec son activité.

Profil recherché :

SAVOIRS FAIRE

1. Maitriser les outils bureautiques, numériques ainsi que les outils métiers nécessaires
2. Mettre en forme des notes, diaporamas, documents et ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
3. Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
4. Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
5. Travailler en équipe et en réseau professionnel
6. Avoir une aisance orale et un bon sens du contact

SAVOIR-FAIRE RELATIONNELS

1. Sens du relationnel, de l'écoute
2. Discrétion (respect des règles éthiques et respect du secret professionnel)
3. Rigueur, sens de l'organisation
4. Esprit d'équipe
5. Esprit d'initiative et de synthèse
6. Sens de l'anticipation/réactivité
7. Capacité d'adaptation

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• Expérience exigée de 1 An(s)