Assistant administratif de scolarité

ESPCI Paris - PSL; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Établissement de renom à Paris, l'ESPCI PSL recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour son master Ingénierie de la santé. Ce poste clé dans l'équipe de coordination assure la gestion administrative au quotidien et participe à l'organisation des événements. Candidature ouverte aux profils variés, cette fonction offre l'opportunité de rejoindre une équipe dynamique et d'évoluer dans un environnement académique stimulant.

Qualifications

• Maîtrise de l’anglais écrit et oral niveau B2.
• Appétence pour les chiffres et polyvalence dans les fonctions administratives.
• Autonomie et très bonnes qualités relationnelles.

Responsabilités

• Gestion administrative et logistique pour le master.
• Traitement des demandes de vacations et suivi des bourses d'études.
• Préparation et organisation des événements pour le programme.

Connaissances

Anglais B2

Utilisation d'Excel

Polyvalence administrative

Outils

Excel

Word

Power Point

Description du poste

PRÉSENTATION DE L’ESPCI PARIS ET DU MASTER PSL INGENIERIE DE LA SANTÉ :

L’École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris (ESPCI Paris) est la première école d’ingénieurs française au classement de Shanghai (classe 300/400). Distinguée par 6 prix Nobel, elle allie recherche d’excellence (1 publication par jour), innovation (1 brevet par semaine, 3 start-up par an) et formation interdisciplinaire par la recherche. Elle accueille 400 élèves ingénieurs, 600 chercheurs dans 11 unités mixtes de recherche et environ 100 agents de support de la recherche et de l’enseignement. L’ESPCI Paris est établissement composante de PSL, Paris Sciences et Lettres.

L’ESPCI Paris est l’établissement opérateur de la mention de master ingénierie de la santé de l’Université PSL. Cette formation qui ouvrira en septembre 2025 vise à former des scientifiques, ingénieurs et professionnels de santé moteurs de l’innovation scientifique et technique dans le secteur de la santé. Ce master se caractérise par un positionnement international et interdisciplinaire, intégralement en langue anglaise, proposant des approches pédagogiques adaptées à un public ayant des profils variés issus des filières sciences, ingénierie et santé. Le master est coordonné par une équipe pédagogique constituée d’enseignants-chercheurs des établissements de PSL impliqués. Il accueillera un effectif annuel de 80-100 étudiants répartis entre le M1 et le M2.

Rattachement hiérarchique :

L’assistant.e administratif.ve gestionnaire du master Ingénierie de la Santé est placé.e sous l’autorité hiérarchique du Directeur des Études. Elle/il fait partie de l’équipe de coordination scolarité à la Direction des Études.

Missions et responsabilités.

Elle/il intervient de manière transversale à la réalisation des diverses tâches au sein de la Direction des études et devra s’approprier l’usage des logiciels spécifiques (Oasis/ CIRIL). Elle/il interagira fréquemment avec le/la directeur.trice de la mention ingénierie de la santé et avec les responsables des parcours du master.

o Gestion administrative et logistique à l’enseignement du master

– Accueil des enseignants vacataire et titulaire (création de compte, badge)

– Rédaction, réception et archivage de documents administratifs des enseignants et vacataires

– Traitement des demandes de vacations (report dans le tableau de service, validation des vacations)

– Traitement des dépenses de fonctionnement (réception des factures, suivi du bilan)

– Organisation logistique des examens et des cours (réservation de salles, communication du planning, gestion de l’emploi du temps)

o Gestion administrative et logistique à la scolarité des étudiants du master.

– Gestion des candidatures et échanges d’information auprès des candidats

– Gestion des inscriptions et suivi des bourses d’études (Eiffel, Erasmus, PG, …)

– Assistance administrative pour les étudiants étrangers

– Saisie et gestion des procès-verbaux, bulletins de notes, attestations de scolarité, diplômes

– Traitement des demandes administratives (réception et rédaction des documents administratifs)

– Tri, classement, scan et archivage des documents et données dans le logiciel de scolarité et le partage de la direction des études (notes, conventions d’échange …)

– Gestion du suivi d’insertion professionnel des étudiants

o Gestion administrative et logistique de la coordination du master

– Préparation et saisie des compte-rendu de réunions/conseils (comité pédagogique, conseil de perfectionnement)

– Préparation et organisation des évènements (rentrée, hackaton, remise des diplômes, …)

– Collecte, tri et présentation des données statistiques annuelles de la promotion

– Collecte et présentation des indicateurs utilisés pour le suivi et l’évaluation du master

– Gestion de l’édition des supports de communication pour la promotion du master (site web, posters, plaquettes…)

Les tâches peuvent évoluer en fonction des besoins du service.

PROFIL DU CANDIDAT

Compétences (savoir-faire) :

• Maîtrise de l’anglais écrit et oral niveau B2

• Utilisation des outils informatiques (Excel, Word, Power point)

• Appétence pour les chiffres

• Polyvalence sur l’ensemble des fonctions administratives (rédaction, archivage, tri, prise de notes)

Savoir être :

• Capacité d’adaptation et d’organisation

• Esprit d’analyse et de synthèse

• Autonomie

• Très bonnes qualités relationnelles

• Travail en équipe

MODALITÉS DE RECRUTEMENT

Catégorie : C

Filière : Administrative

Les candidatures (CV, lettre de motivation) sont à transmettre par courriel à : [e-mail]

Les candidatures de personnes disposant de la RQTH sont encouragées. Ces personnes peuvent bénéficier d’un dispositif de recrutement dérogatoire de la Ville de Paris pour l’accès à l’emploi de titulaire.

Le poste est à pourvoir dès que possible.

CONTACT

Pour toute information complémentaire :

• Concernant la procédure de recrutement et l’environnement professionnel, vous pouvez contacter Mme Ouassila Soum-El Messaoudi, Directrice des Ressources Humaines, à l’adresse suivante : [e-mail]

• Pour toute question relative à la nature du poste ainsi qu’aux missions d’enseignement et de recherche, veuillez vous adresser à Laurent Corté, Directeur du Master PSL Science & Technology for Health, à l’adresse suivante : [e-mail]

ACCÈS

Métro ligne 7 (Place Monge/Censier Daubenton) - RER B (Luxembourg) - Bus 21, 27 & 47 - 3 stations Vélib proches