Assistant administratif de production (H/F)

Cultplace; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution culturelle à Paris recherche un stagiaire assistant administratif de production. Vous serez impliqué dans l'administration de la programmation et le soutien aux événements. Des compétences en gestion culturelle, rigueur et une bonne maîtrise des outils bureautiques sont essentielles. Une passion pour le jazz est un plus. Disponibilité pour des soirées et week-ends requis. Avantages incluent des réductions dans tous les établissements du réseau.

Prestations

Carte Cultpass (50% de réduction dans tous nos établissements)

Forfait mobilité durable (25€) sous conditions

Qualifications

• Formation en gestion culturelle, administration du spectacle ou équivalent
• Rigueur, organisation et sens du détail
• Bon relationnel et capacité à travailler en équipe
• Maîtrise des outils bureautiques (Google Workspace, Excel)
• Connaissance du secteur du spectacle vivant appréciée
• Intérêt pour le jazz et les musiques actuelles bienvenu

Responsabilités

• Soutenir l'activité de programmation et d'administration des événements
• Mise à jour des tableaux de bord des dépenses et bilans
• Collecte des informations artistes/techniciens pour les cachets
• Préparer et suivre les dossiers de renouvellement de licences
• Veille des dispositifs de financements et subventions

Connaissances

Rigueur

Organisation

Relationnel

Maîtrise des outils bureautiques

Connaissance du secteur du spectacle vivant

Formation

Formation en gestion culturelle ou équivalent

Outils

Google Workspace

Excel

Description du poste

Cultplace La Petite Halle

Nous recrutons !

Poste : Stagiaire Assistant administratif de production (H/F)

Description De La Société

Située au cœur du Parc de La Villette et accolée à la Grande Halle, La Petite Halle est à la fois un lieu incontournable de la scène jazz parisienne et un restaurant convivial. Depuis 2015, elle contribue à faire émerger de nouveaux talents tout en accueillant des artistes de renommée internationale.

La Petite Halle Fait Partie Du Réseau Cultplace, Qui Exploite 11 Établissements Mêlant Activités Culturelles, Événementielles Et De Restauration

• À Paris : La Bellevilloise, La Rotonde Stalingrad, La Petite Halle, Dock B, Poinçon, Griffon
• À La Rochelle : La Fabuleuse Cantine, Le Bar France 1, Café Le Français
• À Nantes : Zaw
• À Bordeaux : Bien Public
  
  

Plus d’infos : cultplace.fr

En tant que stagiaire assistant·e d’administration de production, vous jouerez un rôle central dans le soutien à l’activité de programmation et d’administration des événements à La Petite Halle. Vous travaillerez en étroite collaboration avec l’équipe de programmation, le service administratif, les artistes, et les équipes techniques et opérationnelles.

Missions principales

Administration & suivi

• Tableaux de bord : mise à jour régulière (CA, dépenses, bilans par événement/série).
• Cachets & RH : collecte des infos artistes/techniciens, DPAE, création des cachets via GUSO, suivi des déclarations.
• Contrats : rédaction/lecture et suivi (auteurs, artistes, techniciens, cession, coproduction).
• Droits d’auteur : suivi SACEM (programmes de diffusion) et mise en place d’un outil simple pour fiabiliser la collecte/transmission.
• Finances : contrôle des factures, suivi des engagements/dépenses, préparation des bilans financiers.
  
  

Licences & conformité (Entrepreneur de spectacles vivants)

• Suivi des licences : tenir à jour le tableau des licences cat. 1/2/3 (lieu, producteurs, partenaires), vérification de l’adéquation licence type de deal (location / co-réalisation / programmation).
• Renouvellement DRAC : préparer et suivre les dossiers (délais, pièces : assurance RC, Kbis/Statuts, justificatifs du/de la responsable, etc.), alerter J–90 avant échéance.
• Mentions obligatoires : contrôle de l’affichage des numéros de licence sur tous les supports (billetterie, affiches, site, réseaux), mise à jour de l’affichage obligatoire au sein du lieu.
• Organisateurs non licenciés : identifier le régime occasionnel (≤ 6 représentations/an), vérifier l’usage du GUSO et accompagner la déclaration d’entrepreneur de spectacles occasionnel si nécessaire.
• Dossier de conformité événement : archivage des justificatifs (contrats, licences, assurances, programmes SACEM), check-list J–15.
• Veille réglementaire : suivre les évolutions (licences, ERP, bruit, sûreté, VSS, RSE) et proposer les mises à jour de procédures internes.
  
  

Financements & subventions

• Veille des dispositifs (CNM, collectivités, mécénat…), calendrier des échéances.
• Montage des dossiers : cadrage, budget, pièces justificatives, dépôt et suivi.
  
  

Demandes entrantes & prospection

• Tri/qualification des sollicitations, orientation au sein du groupe Cultplace (location, co-réalisation, programmation).
• Prospection de nouveaux artistes/partenaires et participation à la construction de propositions.
  
  

Base de données & outils

• Base de données : alimentation/organisation (artistes, agents, partenaires), mise à jour, dédoublonnage.
• Outils : création/optimisation d’outils opérationnels (modèles de contrat, feuilles de route, checklists).
• Automatisation (bonus) : micro-automatisations Forms → Sheets → Docs pour gagner du temps.
  
  

Veille & benchmarking

• Suivi du secteur (scènes/tendances), activités du Parc de La Villette, cartographie des concurrents et partenaires clés.
  
  

Coordination opérationnelle

• Préparation production : collecte riders/fiches techniques, feuilles de route, logistique artistes, planning.
• Accueil artistes les jours de concert ; interface avec technique/exploitation.
• Participation opérationnelle : montage, exploitation, démontage.
• Post-event : court compte-rendu + chiffres clés (remplissage, bar par tête si disponible).
  
  

Gestion de projet de A à Z

• Prise en main des différents deals (location, co-réalisation, programmation).
• Organisation de visites préalables ; identification des enjeux/contraintes de production.
• Coordination avec les artistes/agents pour préparer la production et respecter les délais.
  
  

Bonus : appui RSE/éco-gestes.

Disponibilités : présence ponctuelle en soirée et week-end selon planning (repos compensateur).

Profil recherché

• Formation en gestion culturelle, administration du spectacle ou équivalent
• Rigueur, organisation et sens du détail
• Bon relationnel et capacité à travailler en équipe
• Maîtrise des outils bureautiques (Google Workspace, Excel)
• Connaissance du secteur du spectacle vivant appréciée
• Intérêt pour le jazz et les musiques actuelles bienvenu
  
  

Avantages Supplémentaires Cultplace

• Carte Cultpass (50% de réduction dans tous nos établissements)
• Forfait mobilité durable (25€) sous conditions, cumulable avec la prise en charge des transports en commun (50%)