ASSISTANT ADMINISTRATIF CHARGE DE LA CULTURE ET DES RECEPTIONS (H/F)

Ville de Chantepie; Chantepie; Sur place; EUR 22 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une municipalité dynamique recherche un assistant administratif pour la culture et les réceptions. Vous serez au cœur de l'organisation d'événements culturels, en coordonnant les équipes et en gérant la logistique. Ce rôle vous permettra de contribuer à la vie associative tout en développant vos compétences en gestion administrative. Si vous êtes organisé, réactif et passionné par le domaine culturel, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe engagée dans le développement durable et la démocratie participative, et participez à la transformation d'une ville respectueuse de son identité.

Qualifications

• Expérience en gestion d'événements et coordination d'équipes.
• Compétences en suivi administratif et gestion de billetterie.

Responsabilités

• Préparer et réaliser des réceptions municipales et associatives.
• Gérer la billetterie des spectacles et assurer le suivi administratif.

Connaissances

Organisation

Gestion des stocks

Communication

Informatique

Sensibilité culturelle

Hygiène alimentaire

Formation

Diplôme en gestion administrative

Outils

Tickboss

Sibil

3D Ouest

ECS

Description du poste

À propos de nous

La Ville de Chantepie, commune de près de 11 000 habitants, limitrophe de Rennes, est une ville qui se transforme et se renouvelle tout en étant respectueuse de son identité et de ses habitants. L'action municipale place au cœur de ses décisions les notions de développement durable et de démocratie participative. Dans ce cadre, la municipalité recrute un assistant administratif chargé de la culture et des réceptions pour participer, accompagné de 3 collaborateurs, à l'élaboration et à la promotion de la politique culturelle, ainsi qu'au développement de la vie associative de la collectivité.

Poste à pourvoir en septembre. Cadre d'emploi des adjoints administratifs.

Mission

Votre Rôle En Action

Profil

• Préparer et réaliser les réceptions municipales et associatives.
• Coordonner l’équipe de service : constituer l’équipe, l’encadrer pendant la réception et assurer le suivi avec les RH.
• Commander les denrées alimentaires et liquides (dont alcool), gérer les stocks et en assurer le suivi budgétaire.
• Coordonner l’organisation des réceptions municipales et associatives (logistique, transport, mises à disposition).
• Assurer seul(e) ou avec l’équipe la mise en place, le service et le rangement lors des réceptions.
• Travailler en transversal avec l’ensemble des services.
• Participer à l’organisation et au bon déroulement de la saison culturelle municipale.
• Gérer la billetterie des spectacles via le logiciel Tickboss (réservation et présence aux spectacles), assurer le suivi administratif de la billetterie (enregistrement sur Sibil) et le suivi de la régie de recettes.
• Gérer la diffusion des supports de communication : affiches et flyers, suivi des newsletters.
• Transmettre les informations aux agendas culturels (infolocale, open agenda, nous vous ille, Ouest France).
• Gérer l’accueil du public et des artistes lors des spectacles et en assurer la logistique (feuilles de route, catering, loges, repas, hébergement, transport).
• Coordonner et encadrer l’équipe de bénévoles de la saison culturelle.
• Gérer les déclarations et le suivi SACEM/SACD.
• Assurer la mise en œuvre des actions transversales avec le SEA, notamment les festivités de Noël.
• Contribuer à la gestion administrative et à l’accueil du service :
• Intervenir en renfort et remplacer lors de ses absences l’assistante administrative Accueil/Vie associative/Sport pour :
• les missions administratives
• l’accueil téléphonique et physique
• la réservation des salles et du matériel (logiciel 3D Ouest)
• la gestion des salles de sport (logiciel ECS)
• les différentes missions de suivi administratif liées aux activités du service : commandes de matériel, factures, classement, suivi des salles des familles (commande de vaisselle), etc.
• Recrutement statutaire par voie de mutation, détachement, liste d’aptitude ou à défaut contractuel.
• Vous avez le sens de l’organisation et êtes réactif sur l’opérationnel.
• Vous êtes à l’aise avec l’informatique et maîtrisez les logiciels liés à l’activité.
• Connaissance des interfaces web et outils de communication.
• Sensibilité au domaine culturel.
• Connaissance des règles d’hygiène alimentaire pour les réceptions.
• Sens de la discrétion et bonne présentation.
• Fortes qualités relationnelles et d’organisation.
• Grande disponibilité les soirées et WE en fonction des événements. Permis B obligatoire.