ASSISTANT ADMINISTRATIF - CABINET DU PRÉSIDENT (H / F)

cdg69; Pays de la Loire; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

An established industry player is seeking a dedicated Administrative Assistant to support its mission in public service. The role involves managing communications, organizing events, and providing essential administrative support to elected officials. Ideal candidates will possess strong secretarial skills, a knack for organization, and the ability to work collaboratively in a dynamic environment. This position offers a unique opportunity to contribute to community initiatives while ensuring smooth operations within the department. If you're passionate about public service and have the skills to excel in a fast-paced setting, this is the perfect role for you.

Qualifications

• BTS secrétariat ou équivalent requis.
• Expérience significative sur un poste similaire souhaitée.
• Maîtrise des outils bureautiques et techniques de secrétariat.

Responsabilités

• Assurer l'accueil téléphonique et physique, gérer les agendas.
• Organiser les rendez-vous et participer à la logistique des événements.
• Rédiger des courriers et gérer les relations avec les usagers.

Connaissances

Techniques de secrétariat

Rédaction administrative

Communication écrite

Communication orale

Recherche d'informations

Pack Office

Formation

BTS secrétariat

Expérience significative sur un poste similaire

Outils

Outils informatiques

Description du poste

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives
Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( ).

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou en raison de la nature des fonctions lorsque aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Il est possible de recruter une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C permettant un recrutement direct sans concours.

Temps de travail : Temps complet

Management : Non

Descriptif de l'emploi

Le Conseil départemental de la Vendée en bref :

Doté d'un budget de plus de 900 millions d'euros, il intervient dans de nombreux champs d'action. Trois priorités principales, portées par les élus, sont mises en œuvre par les 2800 agents départementaux :

1. Accompagner les Vendéens dans leur quotidien et à tous les âges de la vie ;
2. Bâtir la Vendée de demain à travers une politique d'investissements structurants ;
3. Conforter la notoriété et l'attractivité de la Vendée via des politiques événementielles, culturelles et sportives volontaristes.

Ces priorités mobilisent également des services ressources pour soutenir les services opérationnels. Au total, plus de 150 métiers déploient quotidiennement des politiques départementales ambitieuses.

Missions / conditions d'exercice

Vous assurerez le secrétariat de la chargée de mission Économie et de la Responsable de la communication des élus. Vos missions comprendront :

1. Assistance au quotidien

• Assurer l'accueil téléphonique et physique : réception, traitement et diffusion d'informations / messages
• Gérer les agendas
• Organiser les rendez-vous ou réunions (visites d'entreprises, rdvs de travail, point presse), notamment le choix de la date
• Participer à la logistique des événements (conférences, ateliers, points presse)
• Constituer les dossiers pour les déplacements du Président ou des conseillers départementaux
• Rédiger des courriers
• Participer à la visibilité des élus sur les réseaux sociaux
• Mettre en place et suivre les statistiques des réseaux sociaux
• Coordonner avec les services pour la préparation des sessions et des commissions
• Réaliser une veille économique et contribuer à la rédaction d'une newsletter

2. Appui à la gestion de l'espace Vendée Parnasse

• Répondre aux questions et assister les usagers
• Gérer l'agenda des réservations
• Assurer la maintenance des outils informatiques
• Gérer les relations avec les prestataires internes et externes
• Gérer la logistique des locaux : équipements et fournitures
• Mettre en place une communication spécifique pour Vendée Parnasse et soutenir ses actions
• Assister à l'archivage des dossiers
• Participer à la mise sous pli

Profils recherchés

• BTS secrétariat ou équivalent
• Expérience significative sur un poste similaire
• Maîtrise des techniques de secrétariat et de rédaction administrative
• Maîtrise de la communication écrite et orale
• Capacité à rechercher des informations
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et aisance avec les outils informatiques

Qualités requises :

• Capacité à travailler en équipe
• Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles
• Goût pour la relation au public
• Sens de l'organisation, rigueur
• Capacité d'anticipation et réactivité
• Grande discrétion
• Réactivité
• Autonomie dans la gestion des dossiers
• Capacité à gérer l'urgence et respecter les délais