Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

RIG'UP; Pays de la Loire; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique dans le secteur de l'événementiel recherche un assistant administratif pour assurer l'accueil et la gestion administrative. Dans ce rôle, vous serez responsable de l'accueil téléphonique et physique, de la saisie des contrats de travail, et du suivi du personnel. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la Responsable Administrative et Financière pour garantir une communication fluide et une gestion efficace des plannings. Si vous êtes organisé, réactif et avez un bon sens de l'écoute, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe engagée et contribuez à la réussite d'événements mémorables.

Qualifications

• 2 ans d'expérience en gestion administrative.
• Compétences en organisation et communication requises.

Responsabilités

• Accueillir les interlocuteurs et gérer les priorités.
• Saisir et suivre les contrats de travail des intermittents.

Connaissances

Gestion administrative du courrier

Classer des documents

Gérer les agendas et planifier des rendez-vous

Mettre à jour un dossier, une base de données

Réactivité

Organisation du travail

Écoute et empathie

Formation

Bac+2 ou équivalents

Description du poste

Description

Assurer l'accueil téléphonique et physique ; Puis sous l'autorité et la responsabilité de la Responsable Administrative et Financière de RIG'UP :

1. Affecter le personnel et les moyens logistiques suivant le planning de l'activité de l'entreprise ;
2. Saisir les contrats de travail des salariés intermittents du spectacle et réaliser les DPAE ;
3. Contrôler la validité des visites médicales, permis de conduire, habilitations professionnelles et pass sanitaires.

Accueil physique et téléphonique :

1. Accueillir et prendre en charge l'interlocuteur ;
2. Orienter vers les interlocuteurs adéquats ;
3. Enregistrer et formaliser les appels et restituer aux personnes concernées ;
4. Gérer les priorités.

Communication & planning :

1. Assurer, au quotidien, la transmission des éléments du planning aux équipes, ainsi que les modifications et réajustements, dans les délais impartis.

Gestion Administrative :

1. Assurer la saisie des contrats de travail des intermittents sur Spaiectacle, le suivi de la gestion administrative des contrats, les formalités de déclarations juridiques, le suivi inhérent à la formation professionnelle.

Activité « Social » :

1. Assurer le suivi du personnel : médecine du travail, habilitations professionnelles etc.

Liens hiérarchiques : N+1 : Responsable Administratif et Financier et N+2 : Dirigeant entreprise

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• 2 An(s)

Savoirs et savoir-faire

• Gestion administrative du courrier
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de réactivité
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Être à l'écoute, faire preuve d'empathie

Formations

• Bac+2 ou équivalents

Permis

• B - Véhicule léger