Assistant administratif à temps partiel (80%), F/H

Assistant administratif à temps partiel (80%), F/H, Mimizan

Mimizan, "le chant des pins"

Description de l'entreprise

Située à proximité du centre-ville de Mimizan, la résidence Le Chant des Pins accueille jusqu’à 136 résidents en hébergement permanent et propose 5 places en accueil temporaire. L’établissement dispose également d’un accueil de jour de 6 places et d’un Pôle d’Activités et de Soins Adaptés (PASA).

Résidence moderne et engagée, le "prendre soin" du résident est au cœur de nos pratiques. Notre accompagnement repose sur une approche globale et coordonnée, portée par une équipe pluridisciplinaire complète : médecin coordonnateur, ergothérapeute, psychologue, deux cadres de santé, assistante médicale, infirmiers, aides-soignants, et un responsable des services généraux.

Notre ambition : offrir un cadre de vie bienveillant et stimulant, où la qualité de l’accompagnement et le respect de la personne sont au centre des priorités.

Dans le cadre d'un contrat de remplacement, nous recrutons un assistant administratif à temps non complet (80%).

Sous la responsabilité de l'adjoint(e) de direction, vous assurez l'accueil physique et téléphonique, la gestion du secrétariat général, la communication interne et externe, ainsi que la gestion administrative des dossiers résidents. Vous assurez le lien entre les équipes et l'encadrement de l'établissement (diffusion d'affichage, tenue des registres de plaintes, etc.).

Afin de faciliter votre intégration à ce poste, vous maitrisez les outils bureautiques (WORD, EXCEL, POWERPOINT), des outils de communication, vous possédez obligatoirement un bon niveau d’orthographe ainsi que des qualités rédactionnelles.

Posséder une expérience similaire au sein de la fonction publique territoriale, serait un plus. Vous travaillez en 7H00, (09H00-12H30 ; 13H30-17H00), du lundi au jeudi.

En tant qu'assistant administratif, vos principales missions sont :

Accueil physique et téléphonique

• Recevoir le public : résidents, familles, partenaires et intervenants extérieurs;
• Informer et renseigner le public;
• Orienter le public vers la personne compétente au sein de l'établissement, le cas échéant prendre et transmettre le message;
• Assurer l’accueil et l’installation des visiteurs;

• Répondre aux appels téléphoniques, orienter et filtrer les communications.

Gestion de la communication interne et externe de l'accueil

• Gérer la communication sur les écrans dynamiques;
• Céer des supports de communications pour les évènements de l’EHPAD (menus, affichage divers, festivités…);
• Participer à l’élaboration ou la mise à jour des outils de communications (site internet, livret d’accueil du résident, flyers de communications);
• Rédiger des convocations ou des comptes rendus;
• Élaborer, transmettre et analyser les enquêtes de satisfaction résidents, familles.

Gestion administratives des dossiers résidents

• Constituer, suivre et archiver les dossiers administratifs des résidents;

• Gérer la liste d'attente à l'aide du logiciel Via Trajectoire : présentation du logiciel aux familles, suivi et mise à jour des dossiers en lien avec la commission d’admission;

• Récupérer les dossiers VIA Trajectoire et en assurer le suivi;

• Programmer les entrées des résidents et les rendez-vous administratifs avec les familles après validation en commission d’admission;

• assurer le suivi administratif des dossiers de résidents (admissions, séjours, sorties);

• etc.

Gestion du secrétariat général

• assurer le secrétariat courant de l’établissement et réaliser les travaux de bureautique demandés par l’encadrement;

• assurer le suivi des dossiers de tutelle (rendez-vous expertise, jugement, liaisons avec les tuteurs/curateurs);

• assurer la mise à disposition et participer à la mise à jour des documents obligatoires (livret d’accueil du résident, etc) ;

• rédiger et assurer la mise en forme et la transmission de documents (courriers, notes);

• Gérer, classer et achiver le courrier et l'ensemble des documents selon les règles et procédures établies;
• tenir et mettre à jour des tableaux de bords et des élements statistiques;
• etc.

Missions annexes

• Assurer le lien entre les équipes et l'encadrement de l'établissement (diffusion de notes d'informations, tenue de registres etc) ;
• contribuer à la formation, à la qualité ainsi qu'à la gestion des risques (participation à l'encadrement des stagiaires, participation à des groupes de travail etc);
• saisir des déclarations d'accident de travail;
• etc.

Salaire : à partir de 1399 € net par mois

Durée hebdomadaire : 28 H

Durée du contrat : 1 mois renouvelables

Amplitude horaire : 7H00

Equipe pluridisciplinaire : Médecin coordinateur, Psychologue, Ergothérapeute, Infirmière coordinatrice...