Assistant administratif

CAPSO; Villeurbanne; Sur place; EUR 25 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Une association d'intérêt général située à Villeurbanne recherche un agent administratif pour gérer l'accueil, le suivi des dossiers administratifs et l'organisation d'événements. Le candidat idéal doit être rigoureux, organisé et maîtriser la suite Office 365. Ce poste est accessible avec une formation de niveau 4 minimum en gestion administrative ou équivalent.

Qualifications

• Être organisée.
• Maîtriser la syntaxe, l’orthographe et l’écrit de synthèse.
• Maîtriser l’utilisation de l’outil informatique et de la suite office 365.
• Disposer d’un esprit d’analyse et de synthèse.
• Faire preuve d’initiative.
• Rigueur et adaptabilité.

Responsabilités

• Gestion des dossiers administratifs.
• Accueil physique et téléphonique.
• Gestion du courrier entrant et sortant.
• Organisation des réunions et évènements.
• Suivi des contrats d’assurance.

Connaissances

Organisation

Maîtrise de l'écrit

Utilisation d'Office 365

Esprit d'analyse

Rigueur

Discrétion

Formation

Formation de niveau 4 en gestion administrative

Description du poste

L’agent administratif du siège social participe à la gestion administrative de qualité des dossiers de la Direction Générale et des fonctions supports. Il assure l’accueil et contribue à l'image de marque de l’Association, en interne comme à l'externe. Il participe à la circulation de l'information ainsi qu’à la fluidité des processus de travail du siège social

Participe à la gestion de dossiers transversaux et appui aux fonctions supports :

• Participe à l’organisation de réunions et formations collectives
• Participe à l'organisation de la vie associative (assemblée générale, conseil d’administration, bureau) et autres évènements associatifs
• Assure le suivi des contrats d’assurance de l’association et autres formalités en lien avec le parc véhicule
• Saisie, met en forme et diffuse des documents divers

Assure l’accueil physique et téléphonique du siège social :

• accueille, oriente et renseigne les visiteurs internes et externes.

assure l’accueil téléphonique : il identifie, filtre et oriente les interlocuteurs. Il assure un premier niveau de renseignement (salariés, fournisseurs, etc…)

Assure la gestion du courrier :

• réceptionne, enregistre et distribue le courrier entrant

rédige, enregistre, classe et affranchit le courrier sortant

Participe à la gestion du siège social :

• Gère l’espace accueil
• Assure le suivi, l’approvisionnement des fournitures administratives et divers
• Assure l’archivage du siège
• Elabore et met en page des courriers, documents, présentations, etc….
• Gère les réservations des salles de réunion du siège social
• Assure l’interface avec les fournisseurs du siège : ménage, entretien machine à café et eau, prestataire du tri, etc
• Gère le parc automobile du siège social (suivi des contrôles techniques, entretiens, suivi des sinistres …)

Contribue aux actions de communication

Les missions confiées sont amenées à évoluer en fonction du développement de l’association et du profil de la personne.

Compétences :

• Être organisée,
• Maîtriser la syntaxe, l’orthographe et l’écrit de synthèse.
• Maîtriser l’utilisation de l’outil informatique et de la suite office 365
• Disposer d’un esprit d’analyse et de synthèse.
• Faire preuve d’initiative
• Analyse des informations.
• Rigueur.
• Adaptabilité.
• Discrétion

Poste accessible avec une formation de niveau 4 minimum en gestion administrative ou équivalent. Rémunération et statut : non-cadre CCN51

CAPSO est une association « loi 1901 », d’intérêt général et d’utilité sociale et à ce titre, elle rassemble des personnes physiques, volontaires, bénévoles, militantes autour d’une cause, la protection de

Elle a pour objet de concourir par tous moyens :

• à la protection de l’enfance et de la jeunesse en difficultés.
• à l’accompagnement social des personnes jeunes et adultes ainsi que des familles en difficultés.

CAPSO s’adresse prioritairement aux jeunes, futurs adultes qui constitueront la « cité de demain », avec la volonté de faire en sorte que ces enfants et ces jeunes trouvent toute leur place dans cette cité, ce qui nécessite :

• une exigence pour les adultes qui les accueillent, de s’inscrire dans une logique de transmission, de soin et d’éducation.
• une volonté affichée d’intégration.
• une conviction et une confiance en leurs capacités.

CAPSO s’affirme comme :

• une association citoyenne, consciente de sa responsabilité sociétale, qui souhaite, avec d’autres et dans le respect des principes de subsidiarité et de coopération œuvrer à l’observation de l’évolution des besoins comme des terrains de pratiques
• un témoin de la situation des enfants et jeunes adultes en difficultés auprès de la société civile
• un participant à l’élaboration, à la mise en œuvre et à l’évaluation des politiques publiques en leur faveur.
• une association entrepreneuriale, acteur économique à part entière, qui participe pleinement de l’Économie Sociale et Solidaire, soucieuse de la qualité de son dialogue social, responsable de sa bonne gestion des ressources humaines et des fonds qui lui sont confiés.

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Assistant Administratif • Villeurbanne, France