Assistant administratif

GET CARRIÈRES; Rueil-Malmaison; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche un Assistant Administratif à Rueil-Malmaison, avec une expérience en gestion de documents et communication efficace. Vous serez responsable de la logistique et de l'assistance aux Chargés d'Affaires, en contribuant au bon déroulement des projets dans le domaine du BTP. Votre sens de l'organisation et de la rigueur est primordial pour garantir la qualité et la conformité des dossiers administratifs.

Qualifications

• Expérience dans un poste similaire, idéalement en génie électrique ou BTP.
• Capacité à gérer les priorités et communiquer efficacement.
• Organisé(e) et rigoureux(se).

Responsabilités

• Préparer et suivre les documents contractuels liés aux affaires.
• Gérer les échanges administratifs et les demandes pour les chantiers.
• Assurer la conformité des dossiers administratifs.

Connaissances

Organisation

Méthodologie

Communication

Gestion des priorités

Formation

Diplôme en secrétariat ou gestion administrative

Outils

Outils bureautiques

Description du poste

• Préparer, suivre et archiver les documents contractuels liés aux affaires (contrats, avenants, bons de commande, factures).
• Maintenir à jour les bases de données documentaires (ex. : GED, outils internes).
• Suivre les indicateurs de performance et rédiger des tableaux de bord pour le suivi des projets.

2. Coordination avec les parties prenantes

• Gérer les échanges administratifs avec les maîtrises d'œuvre, co-traitants, sous-traitants et prestataires.
• Organiser et suivre les demandes administratives pour les interventions sur chantier (accès, habilitations, autorisations).
• Assurer le relais des informations entre le Responsable de Projet, les Chargés d'Affaires et les parties externes.

3. Gestion des démarches qualité et conformité

• Veiller à la conformité des dossiers administratifs (contrôles qualité, certifications, audits internes).
• Vérifier et suivre les documents techniques et réglementaires nécessaires (attestations, rapports de tests, etc.)

4. Logistique et organisation

• Assurer la gestion des plannings des réunions de chantier, comités de pilotage et points d'avancement.
• Préparer les salles et les supports pour les réunions (ordre du jour, présentations, compte-rendu).

5. Support opérationnel et communication

• Rédiger des courriers, notes de service et comptes-rendus de réunions.
• Assurer un rôle de soutien auprès des Chargés d'Affaires et Conducteurs de Travaux.
• Participer au suivi budgétaire des projets : vérification des factures.
• Gérer les appels et courriels, en priorisant les urgences et en relayant les demandes importantes.

Votre profil

• Diplômé(e) en secrétariat ou gestion administrative, vous justifiez d'une expérience réussie à un poste similaire, idéalement dans le domaine du génie électrique, BTP ou ingénierie.
• Vous êtes organisé(e), méthodique et rigoureux(se) , et disposez d'un excellent sens de la communication.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques et avez une bonne capacité à gérer les priorités.
• Une expérience en gestion des marchés publics ou privés est un plus.

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Assistant Administratif • Rueil-Malmaison, Ile de France, FR