Assistant administratif

cdg69; Pays de la Loire; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement public en Loire-Atlantique recherche un Assistant Administratif pour gérer les affaires courantes et soutenir le secrétariat du Maire. Le candidat idéal doit avoir un diplôme en gestion, de l'expérience et une maîtrise des outils bureautiques. Engagé dans un environnement dynamique, il devra faire preuve d'autonomie, d'organisation et de bonnes compétences relationnelles.

Qualifications

• Expérience confirmée sur poste similaire souhaitée.
• Connaissance des collectivités territoriales.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et numériques.

Responsabilités

• Gérer le courrier entrant et assurer le suivi des demandes.
• Assurer le secrétariat du Maire et de la Direction générale.
• Coordonner et installer les expositions dans le hall d'accueil.

Connaissances

Autonomie

Organisation

Initiative

Discrétion

Formation

Diplôme ou formation en gestion/administration

Outils

Outils bureautiques

Outils numériques

Description du poste

Assistant administratif, Loire-Atlantique

Loire-Atlantique, France

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté sur ce poste en attendant un recrutement de fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite de deux ans. Il est également possible de recruter une personne non lauréate d’un concours de la fonction publique, car un des grades est un grade d’entrée de catégorie C permettant un recrutement direct sans concours.

Temps de travail : Temps complet

Descriptif de l’emploi

Rattaché à la responsable du service Affaires générales, vous serez en charge de l’application et du suivi du circuit du courrier de la collectivité, ainsi que de la collaboration aux dossiers courants des secrétariats général et du Maire.

Missions / conditions d’exercice

• Gérer le courrier en arrivée (papier et numérique) selon le circuit établi.
• Gérer la boîte mail principale de la mairie, orienter les mails vers les bons interlocuteurs/services.
• Enregistrer et suivre les demandes des habitants, relancer les services concernés.
• Accompagner les agents dans l’utilisation de la machine à affranchir, affranchir des envois en nombre, vérifier que le courrier départ est affranchi et pris en charge par La Poste, suivre la consommation et le stock des consommables.
• Assurer le secrétariat du Maire et de la Direction générale des services en rotation avec deux collègues, notamment lors des périodes de forte activité ou d’absence.
• Créer, imprimer et mettre sous pli des publipostages des Affaires générales.
• Mettre sous pli et plastifier les courriers et documents des services de la mairie.
• Gérer et suivre l’affichage officiel en mairie, en coordination avec la DSTU, notamment pour les affichages environnementaux, et suivre les certificats d’affichage.
• Coordonner et installer les expositions dans le hall d’accueil, en relation avec les partenaires.

Affaires foncières :

• Assurer la distribution des badges du parking Barème aux usagers.

Profils recherchés

• Titulaire d’un diplôme ou d’une formation en gestion/administration.
• Expérience confirmée sur poste similaire.
• Maîtrise des outils bureautiques et numériques.
• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur organisation.
• Sens de l'organisation, autonomie, adaptabilité.
• Esprit d'initiative et de synthèse.
• Discrétion, qualités relationnelles et rédactionnelles.
• Capacité à gérer le stress et à accueillir tout public.