Assistant administratif

Cité internationale universitaire de Paris; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour optimiser la gestion de son pôle entretien maintenance. Le candidat idéal doit avoir une formation Bac+2 et une expérience d'au moins 3 ans. Les responsabilités incluent la gestion budgétaire, l'organisation des réunions, et l'administration du personnel. La rémunération est entre 28k et 32k brut par an avec divers avantages, incluant du télétravail après 6 mois.

Prestations

Mutuelle d’entreprise

13ème mois à partir d'un an d'ancienneté

Prime d'ancienneté à partir d'un an d'ancienneté

6 semaines de CP et RTT

CSE dynamique

Qualifications

• Expérience reconnue de minimum 3 ans sur un poste similaire.
• Parfaitement autonome et capable de travailler en équipe.

Responsabilités

• Suivre et coordonner la planification des prestations de maintenance.
• Organiser les réunions et gérer l'administration du personnel.
• Assurer le suivi budgétaire et la maîtrise des dépenses.

Connaissances

Autonomie

Rigueur

Travail en équipe

Formation

Bac+2 de type BTS/DUT

Description du poste

Missions :

• L’assistant(e) administratif(ve) soutien le responsable du pôle entretien maintenance afin d’optimiser la gestion de l’activité du service.
• Il/elle suit et coordonne la planification des prestations de maintenance, des prestataires et les demandes d’interventions ponctuelles.
• Il/elle organise les réunions et se charge de l’administration du personnel au sein du service.
• Il/elle peut prendre en charge le suivi complet des dossiers ou d’évènement spécifiques.
• Il/elle participera à la mise en œuvre administrative des politiques de maintenance et d’entretien.

Activités Principales :

Administratif

• Rédiger et mettre en forme les documents (rapports, comptes rendus, notes, courriers,…)
• Relire les documents et / ou aider les interlocuteurs internes à rédiger leurs documents
• Faire signer et mettre sous pli les courriers
• Enregistrer et distribuer les courriers
• Classer l’ensemble des documents du service
• Effectuer les impressions pour le compte du service
• Assister le responsable du Pôle maintenance dans la bonne diffusion des informations et partage du reporting
• Assister le Responsable du Pôle maintenance dans la rédaction et l’établissement des procédures
• S’assurer du bon fonctionnement du photocopieur, de sa maintenance et de l’approvisionnement des consommables
• Elaborer et renseigner les demandes d’intervention technique (DIT) et/ou informatique, les suivre et les relancer
• Gestion des demandes et tâches administratives (accueil, RH, gestion quotidienne)
• Délivrer les autorisations d’accès véhicule aux prestataires

Accueil

• Recevoir, filtrer les appels, transmettre les messages, réorienter l’interlocuteur et/ou traiter la demande

Gestion financière

• Participer à l’élaboration du budget fonctionnel du service
• Assurer le suivi budgétaire et garantir la maîtrise des dépenses (maintenance) dans les limites du budget

Gestion des interventions techniques

• Gérer administrativement les demandes d’interventions et réparations afin de garantir une qualité optimale
• Gestion administrative de la maintenance en matière de visite réglementaire et bureau de contrôle
• Analyser la nature et la gravité des demandes techniques pour les orienter vers le bon interlocuteur et assurer le suivi
• Assurer une réactivité pour répondre aux demandes d’intervention
• Suivre administrativement les prestataires de maintenance externes en respectant les budgets alloués
• Contribuer au déploiement des plans d’action en maintenance
• Recevoir les appels des fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise et apporter des premiers éléments de réponse ou orienter vers le bon interlocuteur
• Orienter les fournisseurs et différentes relations de l’entreprise vers les interlocuteurs adéquats

Gestion des prestations /achats

• Etablir les bons de commande suivant les contrats et les marchés
• Suivre la facturation des prestataires et vérifier la conformité, relancer les prestataires si nécessaire
• Renseigner le fichier de suivi de planification des prestataires externes
• Veiller à la bonne réception des commandes B-PACK et informer le service comptabilité en cas de litige avec un prestataire
• S’assurer de la complétude des dossiers administratifs sur les marchés privés et publics
• Suivre et préparer le budget des opérations
• Assister le responsable du pôle entretien maintenance dans la rédaction et l’établissement des procédures
• Effectuer les commandes auprès des services internes
• Commander les prestations externes
• Effectuer les commandes des matériels et équipements, en accord avec le responsable du pôle entretien maintenance
• Assurer le suivi des demandes de devis en relation avec le service juridique pour les déclarations de sinistres

Administration du personnel

• Renseigne les feuilles de pointage, les faire valider et les transmettre au service RH
• Transmettre les informations aux équipes qui n’ont pas d’accès informatique et/ou l’afficher
• Effectuer les demandes de main d’œuvre intérimaire en accord avec le responsable du pôle
• Renseigne le tableau de suivi des heures des intérimaires et contrôler la facturation
• S’assurer du respect des règles et procédures définies par le service RH (règlement intérieur, temps de travail, procédures internes)
• Gérer les accès des collaborateurs aux différents SI métier

Gestion des réunions

• Assister le Responsable du pôle dans l’organisation des réunions : ordre du jour, prévoir la date, l’heure, la durée et inviter les participants
• Organiser les opérations logistiques des réunions : salles, équipements, documents matériel, budget, lieu, restauration….
• Mettre en forme et préparer les documents ou dossier de présentation et saisir les comptes rendus
• Gestion de l’agenda

Profil recherché:

• De formation Bac+2 de type BTS/DUT vous disposez d'une expérience reconnue de minimum 3 ans sur un poste similaire.
• Parfaitement autonome, votre rigueur et votre esprit d'équipe vous permettront de réussir dans vos missions.

Rémunération et avantages :

• 28k à 32k brut sur un an
• 13ème mois à partir d'un an d'ancienneté
• Prime d'ancienneté à partir d'un an d'ancienneté
• Plusieurs points de restaurations
• Une mutuelle d’entreprise
• Des accords très avantageux permettant de bénéficier de 6 semaines de CP et RTT
• Télétravail à partir de 6 mois d’ancienneté
• Un CSE dynamique

Type d'emploi : Temps plein, CDI

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