Assistant administratif

Cité internationale universitaire de Paris; Nice; Sur place; EUR 28 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution universitaire internationale cherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir le responsable du pôle entretien maintenance. Vous serez en charge de la gestion administrative, de l'organisation des réunions, et du suivi des demandes d'interventions. Ce poste requiert une expérience d'au moins 3 ans et offre une rémunération attractive entre 28k et 32k brut annuel, avec divers avantages tels que télétravail et mutuelle d'entreprise.

Prestations

13ème mois

Prime d'ancienneté

Plusieurs points de restauration

Mutuelle d’entreprise

Accords avantageux avec 6 semaines de CP et RTT

CSE dynamique

Qualifications

• Expérience reconnue d’au moins 3 ans sur un poste similaire.
• Parfaitement autonome et rigoureux(se).

Responsabilités

• Suivre et coordonner la planification des prestations de maintenance.
• Rédiger et mettre en forme les documents.
• Assister le Responsable du Pôle maintenance dans l’organisation des réunions.
• Gérer administrativement les demandes d’interventions et réparations.

Connaissances

Autonomie

Rigueur

Esprit d'équipe

Formation

Bac+2 type BTS / DUT

Description du poste

Missions :

• L’assistant(e) administratif(ve) soutient le responsable du pôle entretien maintenance afin d’optimiser la gestion de l’activité du service.
• Il/elle suit et coordonne la planification des prestations de maintenance, des prestataires et les demandes d’interventions ponctuelles.
• Il/elle organise les réunions et se charge de l’administration du personnel au sein du service.
• Il/elle peut prendre en charge le suivi complet des dossiers ou d’évènements spécifiques.
• Il/elle participera à la mise en œuvre administrative des politiques de maintenance et d’entretien.

Activités Principales :

Administratif

• Rédiger et mettre en forme les documents (rapports, comptes rendus, notes, courriers,…)
• Relire les documents et/ou aider les interlocuteurs internes à rédiger leurs documents
• Faire signer et mettre sous pli les courriers
• Enregistrer et distribuer le courrier
• Classer l’ensemble des documents du service
• Effectuer les impressions pour le compte du service
• Assister le responsable du Pôle maintenance dans la bonne diffusion des informations et le partage du reporting
• Assister le Responsable du Pôle maintenance dans la rédaction et l’établissement des procédures
• S’assurer du bon fonctionnement du photocopieur, de sa maintenance et de l’approvisionnement en consommables
• Elaborer et renseigner les demandes d’intervention technique (DIT) et/ou informatique, les suivre et les relancer
• Gérer les demandes et tâches administratives (accueil, RH, gestion quotidienne)
• Délivrer les autorisations d’accès véhicule aux prestataires

Accueil

• Recevoir, filtrer les appels, transmettre les messages, réorienter l’interlocuteur et/ou traiter la demande

Gestion financière

• Participer à l’élaboration du budget fonctionnel du service
• Assurer le suivi budgétaire et garantir la maîtrise des dépenses (maintenance) dans les limites du budget

Gestion des interventions techniques

• Gérer administrativement les demandes d’interventions et réparations pour garantir une qualité optimale
• Gérer administrativement la maintenance en matière de visite réglementaire et de bureau de contrôle
• Analyser la nature et la gravité des demandes techniques pour les orienter vers le bon interlocuteur et assurer le suivi
• Assurer une réactivité pour répondre aux demandes d’intervention
• Suivre administrativement les prestataires de maintenance externes en respectant les budgets alloués
• Contribuer au déploiement des plans d’action en maintenance
• Recevoir les appels des fournisseurs, clients et autres relations de l'entreprise et apporter des premiers éléments de réponse ou orienter vers le bon interlocuteur
• Orienter les fournisseurs et autres relations de l’entreprise vers les interlocuteurs adéquats

Gestion des prestations / achats

• Etablir les bons de commande selon les contrats et marchés
• Suivre la facturation des prestataires et vérifier la conformité, relancer si nécessaire
• Renseigner le fichier de suivi de planification des prestataires externes
• Veiller à la bonne réception des commandes B-PACK et informer le service comptabilité en cas de litige
• S’assurer de la complétude des dossiers administratifs sur les marchés privés et publics
• Suivre et préparer le budget des opérations
• Assister le responsable du pôle dans la rédaction et l’établissement des procédures
• Effectuer les commandes auprès des services internes
• Commander les prestations externes
• Effectuer les commandes de matériels et équipements, en accord avec le responsable du pôle entretien maintenance
• Assurer le suivi des demandes de devis en relation avec le service juridique pour les déclarations de sinistres

Administration du personnel

• Renseigner les feuilles de pointage, les faire valider et les transmettre au service RH
• Transmettre les informations aux équipes sans accès informatique et/ou les afficher
• Effectuer les demandes de main d’œuvre intérimaire en accord avec le responsable du pôle
• Renseigner le tableau de suivi des heures des intérimaires et contrôler la facturation
• S’assurer du respect des règles et procédures du service RH (règlement intérieur, temps de travail, procédures internes)
• Gérer les accès des collaborateurs aux différents SI métier

Gestion des réunions

• Assister le Responsable du pôle dans l’organisation des réunions : ordre du jour, date, heure, durée, invitation
• Organiser la logistique des réunions : salles, équipements, documents, budget, lieu, restauration
• Mettre en forme et préparer les documents ou dossiers de présentation et saisir les comptes rendus
• Gérer l’agenda

Profil recherché :

• De formation Bac+2 type BTS / DUT avec une expérience reconnue d’au moins 3 ans sur un poste similaire.
• Parfaitement autonome, rigoureux(se) et esprit d’équipe pour réussir dans vos missions.

Rémunération et avantages :

• 28k à 32k brut annuel
• 13ème mois à partir d’un an d’ancienneté
• Prime d’ancienneté à partir d’un an d’ancienneté
• Plusieurs points de restauration
• Mutuelle d’entreprise
• Accords avantageux avec 6 semaines de CP et RTT
• Télétravail à partir de 6 mois d’ancienneté
• CSE dynamique

Type d'emploi : Temps plein, CDI

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