Assistant administratif

Cité internationale universitaire de Paris; Lille; Sur place; EUR 28 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution publique en France recherche un agent administratif pour optimiser la gestion du service de maintenance. Vous serez responsable de la planification des prestations et de la gestion des équipes. Une formation Bac+2 et 3 ans d'expérience sont requis. La rémunération est de 28k à 32k brut annuel, avec des avantages comme un télétravail possible après 6 mois.

Prestations

13ème mois

Prime d'ancienneté

Points de restauration

Mutuelle

Congés et RTT avantageux

CSE dynamique

Qualifications

• Au moins 3 ans d'expérience similaire dans un rôle administratif ou de gestion.
• Capacités à gérer plusieurs tâches et respecter les délais.

Responsabilités

• Optimiser la gestion du service de maintenance.
• Suivre la planification et les interventions techniques.
• Gérer l'administration du personnel du service.
• Participer à l'élaboration et au suivi du budget.

Connaissances

Autonomie

Rigueur

Esprit d’équipe

Formation

Bac+2 (BTS/DUT)

Description du poste

Missions :

• Soutenir le responsable du pôle entretien maintenance pour optimiser la gestion du service.
• Suivre et coordonner la planification des prestations de maintenance, des prestataires et des demandes d’interventions ponctuelles.
• Organiser les réunions et gérer l’administration du personnel du service.
• Prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d’évènements spécifiques.
• Participer à la mise en œuvre administrative des politiques de maintenance et d’entretien.

Activités Principales :

Administratif :

• Rédiger, mettre en forme et relire les documents (rapports, notes, courriers).
• Gérer la distribution, le classement et l’impression des documents.
• Assister le responsable dans la diffusion des informations et la rédaction des procédures.
• S’assurer du bon fonctionnement du matériel de bureau et gérer les demandes techniques.
• Gérer les demandes administratives (accueil, RH, gestion quotidienne).
• Gérer les accès véhicules pour les prestataires.

Accueil :

• Filtrer et transmettre les appels, et traiter les demandes.

Gestion financière :

• Participer à l’élaboration du budget du service.
• Suivre le budget et maîtriser les dépenses.

Gestion des interventions techniques :

• Gérer les demandes d’interventions et de maintenance, assurer le suivi administratif.
• Analyser et orienter les demandes techniques, assurer la réactivité.
• Suivre les prestataires externes dans le respect du budget.
• Participer au déploiement des plans d’action en maintenance.

Gestion des prestations / achats :

• Établir et suivre les commandes et factures.
• Vérifier la conformité des prestations et suivre le budget des opérations.

Administration du personnel :

• Gérer les feuilles de pointage, les demandes de main d’œuvre, et contrôler la facturation.
• Veiller au respect des règles RH et gérer les accès SI.

Gestion des réunions :

• Organiser et préparer les réunions, gérer l’agenda et la logistique.

Profil recherché :

• De formation Bac+2 (BTS/DUT) avec au moins 3 ans d’expérience similaire.
• Autonome, rigoureux, esprit d’équipe.

Rémunération et avantages :

• 28k à 32k brut annuel, 13ème mois, prime d’ancienneté.
• Points de restauration, mutuelle, congés et RTT avantageux, télétravail après 6 mois.
• CSE dynamique.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

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