Assistant administratif

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative

Affaires administratives : Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Posté ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou en raison de la nature des fonctions, lorsqu'aucune candidature de fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail : Temps complet. Management : Non. Expérience souhaitée : Confirmé.

Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité de la directrice de l’Enfance, vous accueillez, orientez et assurez la gestion administrative du service. Vous faites preuve d’une grande discrétion, de rigueur, de capacités d’adaptation et d’un sens avéré du travail en équipe afin d’assurer la qualité et la continuité de service. Vous respectez les procédures internes et externes (arborescence service, utilisation des progiciels, trames…). Vous maîtrisez l’outil bureautique notamment le progiciel Enfance (CIRIL, Excel, Word et Outlook, …).

Rigoureux et organisé, vous avez la capacité de vous adapter à vos différents interlocuteurs. Vous êtes force de proposition dans l’évolution du service.

Missions / conditions d'exercice

Accueillir les publics du service

• Assurer l’accueil physique, téléphonique et numérique du service
• Accompagner les familles dans la maîtrise du portail famille
• Collaborer avec les autres agents d’accueil et de gestion administrative, notamment avec le pôle accueil du Beffroi
• Mettre à jour les supports d’information interne et externe (site internet, portail familles, affiches, intranet…)
• Gérer les priorités et adapter les démarches en cas d’urgences

Gestion des inscriptions et suivi administratif

• Gérer le courrier et les courriels du service
• Planifier les rendez-vous et suivre l’agenda du service
• Gérer les inscriptions via le progiciel Enfance et suivre leur avancement
• Mettre à jour les tableaux de bord liés aux activités
• Organiser les temps forts pour la communauté éducative

Gestion administrative de l’activité du service

• Mettre à jour et diffuser les fichiers du service
• Rédiger des courriers de réponse aux usagers
• Réaliser des travaux bureautiques
• Organiser la logistique des réunions
• Archiver ou détruire les documents
• Garantir la confidentialité des données (RGPD)
• Contribuer au contrôle annuel de la scolarisation
• Administrer le progiciel Enfance et contribuer à son développement

Profils recherchés

• Expérience en bureau ou accueil
• Respect de la discrétion et de la confidentialité
• Assiduité en présentiel
• Connaissance du secteur scolaire et péri- extrascolaire
• Rigueur, méthodologie, adaptabilité, esprit d'équipe
• Qualités rédactionnelles
• Maîtrise des outils bureautiques et des progiciels de gestion scolaire
• Savoir proposer des initiatives et prendre des responsabilités