Assistant administratif

Cité internationale universitaire de Paris; Bordeaux; Sur place; EUR 28 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement d'enseignement supérieur à Bordeaux recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir le responsable du pôle entretien maintenance. Le candidat idéal doit avoir une expérience de 3 ans, un Bac+2 et faire preuve de rigueur et d'autonomie. Le poste propose une rémunération de 28k à 32k brut, des avantages tels qu'un télétravail à partir de 6 mois d'ancienneté et plusieurs points de restauration.

Prestations

Mutuelle d'entreprise

13ème mois

Prime d'ancienneté

6 semaines de CP et RTT

CSE dynamique

Qualifications

• Expérience d'au moins 3 ans sur un poste similaire.
• Capacité à gérer des tâches administratives diverses et à organiser efficacement.
• Maîtrise de l'utilisation des outils bureautiques.

Responsabilités

• Optimiser la gestion de l’activité du service.
• Organiser les réunions et la planification des interventions.
• Assurer le suivi budgétaire et des dépenses.

Connaissances

Rigueur

Autonomie

Esprit d'équipe

Formation

Bac+2 de type BTS / DUT

Description du poste

Missions :

• L’assistant(e) administratif(ve) soutien le responsable du pôle entretien maintenance afin d’optimiser la gestion de l’activité du service.
• Il / elle suit et coordonne la planification des prestations de maintenance, des prestataires et les demandes d’interventions ponctuelles.
• Il / elle organise les réunions et se charge de l’administration du personnel au sein du service.
• Il / elle peut prendre en charge le suivi complet des dossiers ou d’évènement spécifiques.
• Il / elle participera à la mise en œuvre administrative des politiques de maintenance et d’entretien.

Activités Principales :

Administratif

Rédiger et mettre en forme les documents (rapports, comptes rendus, notes, courriers,…)

Relire les documents et / ou aider les interlocuteurs internes à rédiger leurs documents

Faire signer et mettre sous pli les courriers

Enregistrer et distribuer les courriers

Classer l’ensemble des documents du service

Effectuer les impressions pour le compte du service

Assister le responsable du Pôle maintenance dans la bonne diffusion des informations et partage du reporting

Assister le Responsable du Pôle maintenance dans la rédaction et l’établissement des procédures

S’assurer du bon fonctionnement du photocopieur, de sa maintenance et de l’approvisionnement des consommables

Elaborer et renseigner les demandes d’intervention technique (DIT) et / ou informatique, les suivre et les relancer

Gestion des demandes et tâches administratives (accueil, RH, gestion quotidienne)

Délivrer les autorisations d’accès véhicule aux prestataires

Accueil

Recevoir, filtrer les appels, transmettre les messages, réorienter l’interlocuteur et / ou traiter la demande

Gestion financière

Participer à l’élaboration du budget fonctionnel du service

Assurer le suivi budgétaire et garantir la maîtrise des dépenses (maintenance) dans les limites du budget

Gestion des interventions techniques

Gérer administrativement les demandes d’interventions et réparations afin de garantir une qualité optimale

Gestion administrative de la maintenance en matière de visite réglementaire et bureau de contrôle

Analyser la nature et la gravité des demandes techniques pour les orienter vers le bon interlocuteur et assurer le suivi

Assurer une réactivité pour répondre aux demandes d’intervention

Suivre administrativement les prestataires de maintenance externes en respectant les budgets alloués

Contribuer au déploiement des plans d’action en maintenance

Recevoir les appels des fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise et apporter des premiers éléments de réponse ou orienter vers le bon interlocuteur

Orienter les fournisseurs et différentes relations de l’entreprise vers les interlocuteurs adéquats

Gestion des prestations / achats

Etablir les bons de commande suivant les contrats et les marchés

Suivre la facturation des prestataires et vérifier la conformité, relancer les prestataires si nécessaire

Renseigner le fichier de suivi de planification des prestataires externes

Veiller à la bonne réception des commandes B-PACK et informer le service comptabilité en cas de litige avec un prestataire

S’assurer de la complétude des dossiers administratifs sur les marchés privés et publics

Suivre et préparer le budget des opérations

Assister le responsable du pôle entretien maintenance dans la rédaction et l’établissement des procédures

Effectuer les commandes auprès des services internes

Commander les prestations externes

Effectuer les commandes des matériels et équipements, en accord avec le responsable du pôle entretien maintenance

Assurer le suivi des demandes de devis en relation avec le service juridique pour les déclarations de sinistres

Administration du personnel

Renseigne les feuilles de pointage, les faire valider et les transmettre au service RH

Transmettre les informations aux équipes qui n’ont pas d’accès informatique et / ou l’afficher

Effectuer les demandes de main d’œuvre intérimaire en accord avec le responsable du pôle

Renseigne le tableau de suivi des heures des intérimaires et contrôler la facturation

S’assurer du respect des règles et procédures définies par le service RH (règlement intérieur, temps de travail, procédures internes)

Gérer les accès des collaborateurs aux différents SI métier

Gestion des réunions

Assister le Responsable du pôle dans l’organisation des réunions : ordre du jour, prévoir la date, l’heure, la durée et inviter les participants

Organiser les opérations logistiques des réunions : salles, équipements, documents matériel, budget, lieu, restauration….

Mettre en forme et préparer les documents ou dossier de présentation et saisir les comptes rendus

Gestion de l’agenda

Profil recherché :

De formation Bac+2 de type BTS / DUT vous disposez d'une expérience reconnue de minimum 3 ans sur un poste similaire.

Parfaitement autonome, votre rigueur et votre esprit d'équipe vous permettront de réussir dans vos missions.

Rémunération et avantages :

28k à 32k brut sur un an

13ème mois à partir d'un an d'ancienneté

Prime d'ancienneté à partir d'un an d'ancienneté

Plusieurs points de restaurations

Une mutuelle d’entreprise

Des accords très avantageux permettant de bénéficier de 6 semaines de CP et RTT

Télétravail à partir de 6 mois d’ancienneté

Un CSE dynamique

Type d'emploi : Temps plein, CDI

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