Assistant administratif

TN France; Allier; Sur place; EUR 24 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante se présente dans une collectivité dynamique, où vous serez responsable de la gestion administrative et du secrétariat pour des cérémonies et événements importants. Ce poste vous permettra de travailler en étroite collaboration avec des élus et d'autres partenaires institutionnels, tout en assurant un accueil de qualité pour le public. Vous aurez l'occasion de démontrer vos compétences en informatique et en gestion administrative, tout en contribuant à la bonne marche des activités du service. Si vous êtes organisé, discret et passionné par le service public, cette offre est faite pour vous.

Qualifications

• Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels métier.
• Capacité à traiter des bons de commande et des factures.
• Connaissance de l'organisation territoriale et institutionnelle.

Responsabilités

• Gestion administrative et secrétariat du service.
• Préparation des réunions et des cérémonies.
• Assistance au chef de service pour le budget et les actes administratifs.

Connaissances

Maîtrise de l’outil informatique

Prise de notes et rédaction de comptes rendus

Gestion administrative

Accueillir et orienter les publics

Connaissance de l'organisation territoriale

Discrétion et neutralité

Formation

Diplôme de niveau équivalent à la catégorie C

Outils

Suite Office

NextCloud

Outlook

IDélib

RH

ASTRE

Planitech

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s) : Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou en raison de la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Il est également possible de recruter une personne n'étant pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C permettant un recrutement direct sans concours.

Temps de travail : Temps complet

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité du chef de service, vous assurez le secrétariat du protocole, des cérémonies commémoratives, des relations internationales et le suivi administratif des réunions et manifestations. Vous êtes référent environnement du travail pour l’ensemble des agents du service.

Missions / conditions d'exercice

Missions principales :

• Gestion administrative : Vous assurez la gestion administrative et organisez le secrétariat du service : traitement des courriers, des appels et des messageries du secteur du protocole, des anciens combattants et des relations internationales. Vous suivez les plannings d’activités du protocole et participez au traitement des commandes en direction des services de la collectivité et des prestataires.
• Actions pour les cérémonies et manifestations : Vous préparez les réunions d’organisation des commémorations et des manifestations, réalisez et diffusez les comptes-rendus aux partenaires institutionnels et associatifs. Vous assurez le traitement administratif (demandes, commandes…), la préparation des invitations, et la mise à jour des déroulés. Vous préparez le dossier des manifestations.
• Fonctionnement du service : Vous assistez le chef de service dans le traitement et la préparation du budget, des actes administratifs et des demandes internes. Vous êtes également référent environnement de travail. Vous êtes en relation avec le cabinet du Maire-Président, les élus chargés des cérémonies commémoratives, des anciens combattants, des relations internationales, et les publics fréquentant l’Hôtel de Ville.

Missions complémentaires :

• Participer aux missions d'accueil de l'Hôtel de Ville et des mariages.
• Suivre la régie d'avance du service en qualité de régisseur suppléant.
• Participer ponctuellement aux missions des autres secteurs (cérémonies des vœux, 14 juillet).
• Assurer la continuité des actions du service lors des périodes de vacances ou d'absence de collègues.

Profils recherchés

Maîtrise de l’outil informatique (suite office, NextCloud, Outlook) et logiciels métier (IDélib, RH, ASTRE, Planitech). Capable de traiter des bons de commande et des factures. Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus. Accueillir, renseigner, et orienter les publics (accueil téléphonique et physique). Connaître l'organisation territoriale et institutionnelle de la collectivité, les élus et leurs fonctions. Faire preuve de neutralité et de grande discrétion. Connaître le cadre réglementaire lié à la sécurité alimentaire.