Assistant Accueil Secrétariat en alternance F/H

TN France; Paris; Sur place; EUR 20 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise engagée dans le secteur du handicap recherche un Assistant Accueil Secrétariat en alternance. Ce poste dynamique vous permettra d'accueillir les visiteurs, de gérer les appels et d'organiser des réunions. Vous serez intégré(e) dans une équipe soudée, où votre autonomie et votre esprit d'initiative seront valorisés. En rejoignant cette structure, vous participerez à une mission sociale importante, contribuant à une société plus inclusive. Si vous êtes motivé(e) et souhaitez évoluer dans un environnement stimulant, cette opportunité est faite pour vous !

Qualifications

• Dynamique et organisé(e), avec un très bon relationnel.
• Polyvalent(e) et esprit d'équipe, force de proposition.

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs et gérer le standard téléphonique.
• Organiser les réservations de salles et gérer le planning des congés.

Connaissances

Accueil des visiteurs

Gestion du standard téléphonique

Organisation de réunions

Gestion des stocks

Compétences en bureautique

Relationnel

Formation

BAC PRO accueil secrétariat

BTS secrétariat

Outils

Tableau Excel

Description du poste

Assistant Accueil Secrétariat en alternance F/H, Paris

Fédération APAJH

Le poste

Rattaché(e) au service des Moyens-Généraux, composé de 3 personnes, vos missions seront les suivantes :

Accueil :

-Accueillir les visiteurs (orienter, accompagner, renseigner)
-Gestion du standard téléphonique (informer et/ou rediriger les appels)
-Enregistrement du courrier entrant (sur tableau Excel) faire signer et donner le courrier au personne qui viennent le chercher à l’accueil
-Réception des diverses commandes et prévenir les collègues des services généraux
-Gérer les demandes de badges (nouveaux arrivants, badges perdus…)

-Gérer les demandes de réservation de salles de réunion et vérifier la tenue de celles-ci
-Gestion du planning des congés du service
-Frappe et/ou publipostage du courrier
-Classement informatique et papier
-Gestion des commandes (via les sites dédiés)
-Gestion des stocks du service
-Aide à la reprographie
-Aide à la réalisation des dossiers de réunion
-Aide au secrétariat de la Présidence et de la Vie Fédérale (gestion des agendas des déplacements, organisation de réunion…)

Lieu de travail : Paris 15ème
Nature et durée du contrat : Alternance de 1 où 2 ans / rythme 4 jours entreprise, 1 jour école.
Date de prise de poste : Septembre 2024

Présentation de l’établissement :

La Fédération APAJH fédère 92 associations sur le territoire dont tous les DOM. Elle est aussi gestionnaire d'environ 200 structures en gestion directe employant 4500 salariés. Au total, l’APAJH gère 700 établissements et services, tous types de handicap, tous les âges de la vie.

Présentation de la Fédération :

La Fédération APAJH, premier acteur généraliste dans le secteur du handicap, s’engage par son action militante pour une réelle société inclusive. Présente dans le débat citoyen, la Fédération APAJH intervient à tous les niveaux de l’Etat pour promouvoir ses valeurs. La Fédération APAJH fédère 92 associations sur le territoire dont tous les DOM. Elle est aussi gestionnaire de 171 structures en gestion directe employant 4000 salariés. Au total, l’APAJH gère 700 établissements et services, tous types de handicap, tous les âges de la vie.

Diplômes / Autres critères :

Vous êtes actuellement en cours d’acquisition d’un BAC PRO accueil secrétariat / BTS secrétariat.
Dynamique, organisé(e), vous avez un très bon relationnel.
Vous êtes une personne polyvalente, qui a un bon esprit d’équipe et vous êtes force de proposition.
Vous recherchez une organisation qui vous fait confiance, qui vous laisse de l’autonomie et vous souhaitez vous impliquez pour construire avec nous une société inclusive.
Ecrivez-nous et venez nous présenter votre projet !

Soft skills (compétences comportementales) indispensables à ce poste :

Adaptabilité Capacité à ajuster ses attitudes / comportements en fonction des caractéristiques de l'environnement, des enjeux de la situation, de l'interlocuteur et à évoluer de manière appropriée en mobilisant ses compétences et ses connaissances pour répondre aux besoins spécifiques des personnes et / ou à des situations complexes ou inhabituelles Autonomie Être apte à réaliser des activités sans avoir besoin en permanence de soutien ou de supervision, à prendre en charge la complète résolution d'un problème Dynamisme Capacité à agir avec allant et énergie Réactivité Capacité à identifier rapidement les actions à mener face à une situation non prévue, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'importance / d'urgence. Rigueur Capacité à appliquer de manière systématique et correcte des règles / procédures / méthodes, à réaliser des activités sans erreur ou imprécision, à transmettre des informations avec exactitude