Assistant Accueil Secrétariat en alternance F / H

Fédération APAJH; Paris; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation dynamique recherche un alternant pour le service des Moyens-Généraux à Paris. Ce rôle polyvalent inclut l'accueil des visiteurs, la gestion des appels et des commandes, ainsi que le soutien administratif. Vous serez intégré à une équipe soudée, où votre autonomie et votre capacité d'adaptation seront valorisées. En rejoignant cette fédération, vous contribuerez à la création d'une société inclusive tout en développant vos compétences en secrétariat. Si vous êtes motivé(e) et désireux(se) d'apprendre dans un environnement collaboratif, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Actuellement en formation pour un BAC PRO ou BTS en secrétariat.
• Dynamique, organisé(e) avec un très bon relationnel.

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs et gérer le standard téléphonique.
• Gérer les demandes de réservation de salles et le planning des congés.
• Assurer le classement et la gestion des commandes.

Connaissances

Accueillir les visiteurs

Gestion du standard téléphonique

Gestion des commandes

Classement informatique et papier

Polyvalence

Esprit d'équipe

Adaptabilité

Réactivité

Rigueur

Formation

BAC PRO accueil secrétariat

BTS secrétariat

Outils

Excel

Description du poste

Rattaché(e) au service des Moyens-Généraux, composé de 3 personnes, vos missions seront les suivantes :

Accueil :

• Accueillir les visiteurs (orienter, accompagner, renseigner)
• Gestion du standard téléphonique (informer et / ou rediriger les appels)
• Enregistrement du courrier entrant (sur tableau Excel) faire signer et donner le courrier au personne qui viennent le chercher à l’accueil
• Réception des diverses commandes et prévenir les collègues des services généraux
• Gérer les demandes de badges (nouveaux arrivants, badges perdus…)
• Gérer les demandes de réservation de salles de réunion et vérifier la tenue de celles-ci
• Gestion du planning des congés du service
• Frappe et / ou publipostage du courrier
• Classement informatique et papier
• Gestion des commandes (via les sites dédiés)
• Gestion des stocks du service
• Aide à la reprographie
• Aide à la réalisation des dossiers de réunion
• Aide au secrétariat de la Présidence et de la Vie Fédérale (gestion des agendas des déplacements, organisation de réunion…)

Lieu de travail : Paris 15ème

Nature et durée du contrat : Alternance de 1 où 2 ans / rythme 4 jours entreprise, 1 jour école.

Date de prise de poste : Septembre 2024

Présentation de l’établissement :

La Fédération APAJH fédère 92 associations sur le territoire dont tous les DOM. Elle est aussi gestionnaire d'environ 200 structures en gestion directe employant 4500 salariés. Au total, l’APAJH gère 700 établissements et services, tous types de handicap, tous les âges de la vie.

Diplômes / Autres critères :

Vous êtes actuellement en cours d’acquisition d’un BAC PRO accueil secrétariat / BTS secrétariat.

Dynamique, organisé(e), vous avez un très bon relationnel.

Vous êtes une personne polyvalente, qui a un bon esprit d’équipe et vous êtes force de proposition.

Vous recherchez une organisation qui vous fait confiance, qui vous laisse de l’autonomie et vous souhaitez vous impliquez pour construire avec nous une société inclusive.

Soft skills (compétences comportementales) indispensables à ce poste :

• Adaptabilité
• Réactivité
• Rigueur

Capacité à ajuster ses attitudes / comportements en fonction des caractéristiques de l'environnement, des enjeux de la situation, de l'interlocuteur et à évoluer de manière appropriée en mobilisant ses compétences et ses connaissances pour répondre aux besoins spécifiques des personnes et / ou à des situations complexes ou inhabituelles.

Être apte à réaliser des activités sans avoir besoin en permanence de soutien ou de supervision, à prendre en charge la complète résolution d'un problème.

Capacité à identifier rapidement les actions à mener face à une situation non prévue, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'importance / d'urgence.

Capacité à appliquer de manière systématique et correcte des règles / procédures / méthodes, à réaliser des activités sans erreur ou imprécision, à transmettre des informations avec exactitude.