Assistant accueil F / H

Galileo Global Education; Rennes; Sur place; EUR 22 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

Une école dynamique à Rennes recherche un Assistant Accueil motivé pour un CDI. Dans ce rôle, vous serez le premier point de contact pour les visiteurs et les étudiants, gérant le standard téléphonique et assurant un accueil chaleureux. Vous jouerez un rôle clé dans la gestion des absences des étudiants et la tenue des locaux, tout en utilisant des outils numériques pour optimiser vos tâches. Si vous êtes organisé, proactif et avez un sens du service exceptionnel, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe passionnée et contribuez à l'image de l'établissement tout en bénéficiant d'avantages attractifs.

Prestations

Mutuelle

Ticket Restaurant

50% Transport

Prime mobilité douce

Qualifications

• Titulaire d’un Bac + 2 en Gestion de la PME avec une première expérience.
• Avoir une bonne expression orale et écrite, et être à l'aise avec Word et Excel.

Responsabilités

• Gérer le standard téléphonique et accueillir les visiteurs.
• Suivre les absences des étudiants et réaliser des reportings.
• Veiller à la tenue des locaux et participer à des événements.

Connaissances

Expression orale et écrite

Maîtrise de Word

Maîtrise d'Excel

Outils numériques (ex : Canva)

Formation

Bac + 2 en Gestion de la PME

Outils

Canva

Description du poste

Nous recherchons notre Assistant accueil F / H pour rejoindre notre école, située à Rennes, dans le cadre d’un CDI, à pourvoir dès le 19 août 2024.

Vos missions :

1. Accueil :
   • Gérer le standard téléphonique (réception des appels, réponses sur un 1er niveau d'information, transfert des appels vers les services concernés, relève et traitement des messages vocaux etc.)
   • Accueillir les visiteurs et les étudiants / salariés en formation et personnel de l'Ecole et réorienter si nécessaire vers les services concernés
   • Veiller au suivi du matériel pédagogique (prêt de matériel vidéo contre caution, gestion des multiprises, emprunt de chargeur, etc.)
   • Gérer le courrier postal (affranchissement, envoi du courrier, relations avec les services postaux), le distribuer aux personnes concernées et veiller sur les équipements dédiés
   • Afficher les informations de l’école sur les tableaux et signalétiques concernés
   • Aider au rayonnement, à la notoriété et à l’image de l’établissement auprès des partenaires, acteurs économiques, et d’une manière générale auprès des tiers
2. Gestion et suivi des absences de nos étudiants :
   • Editer les feuilles d’émargement quotidiennes et les mettre à disposition des enseignants
   • Vérifier les absences quotidiennes dans notre logiciel de gestion pour s’assurer de leur recevabilité
   • Signaler les éléments nécessaires aux équipes de la scolarité (absences injustifiées, incidents, …)
   • Réaliser un reporting aux services de la scolarité et aux conseillers en formation
3. Tenue des locaux :
   • Réaliser les demandes d’intervention nécessaires en cas d’urgence (porte du bâtiment bloquée, sanitaires bouchés, etc.) et remonter tous les incidents à l’Office manager
   • Veiller à la bonne réalisation des prestations de ménage, d’entretien et réparation des locaux
   • Veiller à la tenue des différents registres (registre de sécurité, registre des visiteurs extérieurs) et à l’identification des visiteurs extérieurs
   • Participer à la mise en place logistique de certains évènements (préparation des salles d’examen, gestion des repas lors des réunions d’équipe, accueil des entreprises extérieures, etc.)
   • Utiliser les logiciels à disposition et mettre à jour les données
   • Respecter les procédures internes et participer activement à toute démarche d'amélioration de la qualité
   • Réaliser les reporting demandés par la direction ou le responsable de service

Profil recherché :

Titulaire d’un Bac + 2, de formation Gestion de la PME par exemple, vous avez une première expérience sur un poste similaire.

Compétences recherchées :

• Avoir une bonne expression orale et écrite
• Maitriser Word et Excel et être à l’aise sur les outils numériques (ex : Canva)

Qualités personnelles :

• Avoir un très grand sens du service
• Être disponible pour s’adapter à toute situation
• Être organisé.e pour savoir gérer son temps et ses priorités
• Être proactif pour débloquer rapidement chaque situation rencontrée

Localisation : RENNES

Horaires : 35 heures semaine

Avantages : Mutuelle, Ticket Restaurant, 50% Transport, Prime mobilité douce