ASSISTANT A LA PERMANENCE MINISTERIELLE DES INTERVENTIONS SOCIALES DIVISION DES CABINETS (F / H)

Ministère du Travail, de la Santé, des Solidarités et des Familles - DRH; Paris; Hybride; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Ministère des Solidarités recrute un secrétaire pour un poste valorisant l'accueil et le soutien administratif aux partenaires. Le rôle requiert une bonne maîtrise des outils bureautiques et des connaissances en dispositifs sociaux. Ce poste offre la possibilité de télétravail et inclut diverses responsabilités administratives.

Prestations

Télétravail possible

Possibilités d'action sociale

Qualifications

• Connaissances en dispositifs sociaux et médico-sociaux nécessaires.
• Capacité à traiter des appels téléphoniques avec empathie.
• Maîtrise de la bureautique (traitement de texte, tableur).

Responsabilités

• Accueillir et orienter les appels des citoyens et partenaires.
• Traiter les courriers, notes et rapports.
• Gérer et archiver les documents administratifs.

Connaissances

Sens de l'écoute

Travail en partenariat

Autonomie

Esprit d'initiative

Diplomatie

Discrétion professionnelle

Formation

Connaissances en dispositifs sociaux

Techniques d’entretien téléphonique

Environnement institutionnel

Outils

Bureautique

Description du poste

Date de la vacance de l'emploi : 01 / 07 / 2025

Poste ouvert aux titulaires et contractuels

Catégorie B

Localisation géographique : Duquesne : 14 avenue Duquesne – PARIS

Télétravail possible : oui

Description de l'employeur :

La division des cabinet apporte un appui aux cabinets ministériels relevant des ministères sociaux.

Ses principales missions sont :

• d'assurer le soutien de cabinets ministériels et développer la mutualisation des moyens mis à leur disposition,
• d'assurer la gestion des ressources humaines de proximité, gestion du parc informatique et téléphonique, gestion et répartition des moyens logistiques,
• d'assurer l’enregistrement, l’analyse et l’orientation des courriers adressés aux cabinets des ministres,
• d'assurer la gestion des courriers des élus et des particuliers ainsi que le traitement des questions écrites parlementaires,
• de présenter les projets de textes à la signature des ministres et d’assurer le suivi de la procédure de contreseing des textes législatifs et réglementaires,
• d'instruire les dossiers de propositions de distinctions honorifiques,
• d'intervenir à la demande des membres du Gouvernement relevant des ministères sociaux pour rechercher des solutions appropriées à des situations sociales précaires.

Description du poste :

Secrétariat auprès de l'encadrement et d’une équipe d’assistants (es) de service social :

Activités principales :

• Accueil, évaluation et orientation des appels téléphoniques des citoyens et partenaires ;
• Traitement de texte des courriers, notes, rapports ;
• Suivi du bon acheminement des courriers, mails réceptionnés à la permanence,
• Création, réactualisation et mise à jour des dossiers dans le logiciel informatique du service « mon suivi social »,
• Enregistrement, classement et archivage des mails et documents transmis par les citoyens et les partenaires,
• Archivage des courriers papiers reçus à la permanence,
• Enregistrement, recherche des courriers avec le logiciel Pégase,
• Élaboration, suivi des tableaux de bord, recueil des statistiques.
• Mise en forme du bilan d’activité,
• Mise à jour de la documentation, coordonnées des services, établissements de notre ministère et organismes externes.

Activités annexes :

• Gestion des fournitures
• Réservation des salles

Partenaires institutionnels :

L’assistante de la permanence ministérielle des interventions sociales travaille en réseau avec les assistantes de la division des cabinets et les assistantes des cabinets ministériels.

Spécificités du poste / Contraintes :

• Amplitude horaire de 8 h 45-17h30.
• Gestion d’appels téléphoniques de personnes en grande difficulté.

Conditions particulières d'exercice :

Horaires variables - Offres d'action sociale : crèche sur le site, centre de loisirs, restaurant administratif, cafétéria, associations sportives et culturelles, bibliothèque, mutuelle référencée, prise en charge partielle des frais de transport et participation à la complémentaire santé

Profil recherché : Connaissances

Dispositifs en vigueur du champ social et médico-social (N)

Techniques d’entretien téléphonique (M)

Environnement institutionnel et administratif (M)

Savoir-être

Avoir le sens de l’écoute et le respect de la personne

Savoir travailler en partenariat et en équipe

Avoir l’esprit d’initiative

Faire preuve de diplomatie

Faire preuve de discrétion professionnelle

Etre autonome tout en sachant rendre compte

Savoir-faire

Analyser et évaluer les situations en vue d'orienter correctement la demande

Connaître les règles de forme et de présentation applicables aux courriers adressés par le service

Connaître les techniques du secrétariat (prise de note, écriture abrégée…)

Connaître les circuits et procédures spécifiques appliquées dans le service

Connaître les règles d'archivage et de classement

Maîtriser la bureautique (traitement de texte - tableur - messagerie électronique) (M)

Formations prévues dans le cadre de la prise de poste :

• Pégase (Elise)

Courriel de contact pour les candidatures (CV et lettre de motivation) :

Créer une alerte emploi pour cette recherche