ASSISTANT A LA PERMANENCE MINISTERIELLE DES INTERVENTIONS SOCIALES DIVISION DES CABINETS (F/H)

JR France; Les Ulis; Hybride; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une division gouvernementale recherche un(e) secrétaire pour assurer le suivi administratif des activités de services sociaux. Vous aurez pour mission d'accueillir les citoyens et d'évaluer leurs demandes, tout en gérant la documentation externe. Ce poste nécessite un excellent sens de l'écoute, une bonne maîtrise des outils bureautiques et une capacité à travailler en équipe. Des avantages sociaux sont proposés, incluant une prise en charge partielle des frais de transport.

Prestations

Crèche sur le site

Centre de loisirs

Restaurant administratif

Cafétéria

Mutuelle référencée

Participation à la complémentaire santé

Qualifications

• Connaître les règles d'archivage et de classement.
• Maîtriser la bureautique : traitement de texte, tableur, messagerie électronique.
• Avoir le sens de l'écoute et faire preuve de discrétion professionnelle.

Responsabilités

• Accueil et orientation des appels téléphoniques des citoyens.
• Traitement de textes, courriers et suivi des documents.
• Archivage des courriers et mise à jour des dossiers.

Connaissances

Sens de l'écoute

Diplomatie

Autonomie

Esprit d'initiative

Outils

Bureautique

Logiciel Pégase

Description du poste

Ministère du Travail, de la Santé, des Solidarités et des Familles - DRH

Date de la vacance de l'emploi : 01/07/2025

Poste ouvert aux titulaires et contractuels

Catégorie B

Localisation géographique : Duquesne : 14 avenue Duquesne – PARIS

Télétravail possible : oui

Description de l'employeur :

La division des cabinet apporte un appui aux cabinets ministériels relevant des ministères sociaux.

Ses principales missions sont :

- d'assurer le soutien de cabinets ministériels et développer la mutualisation des moyens mis à leur disposition,

- d'assurer la gestion des ressources humaines de proximité, gestion du parc informatique et téléphonique, gestion et répartition des moyens logistiques,

- d'assurer l’enregistrement, l’analyse et l’orientation des courriers adressés aux cabinets des ministres,

- d'assurer la gestion des courriers des élus et des particuliers ainsi que le traitement des questions écrites parlementaires,

- de présenter les projets de textes à la signature des ministres et d’assurer le suivi de la procédure de contreseing des textes législatifs et réglementaires,

- d'instruire les dossiers de propositions de distinctions honorifiques,

- d'intervenir à la demande des membres du Gouvernement relevant des ministères sociaux pour rechercher des solutions appropriées à des situations sociales précaires.

Description du poste :

Secrétariat auprès de l'encadrement et d’une équipe d’assistants (es) de service social :

Activités principales :

- Accueil, évaluation et orientation des appels téléphoniques des citoyens et partenaires ;

- Traitement de texte des courriers, notes, rapports ;

- Suivi du bon acheminement des courriers, mails réceptionnés à la permanence,

- Création, réactualisation et mise à jour des dossiers dans le logiciel informatique du service « mon suivi social »,

- Enregistrement, classement et archivage des mails et documents transmis par les citoyens et les partenaires,

- Archivage des courriers papiers reçus à la permanence,

- Enregistrement, recherche des courriers avec le logiciel Pégase,

- Élaboration, suivi des tableaux de bord, recueil des statistiques.

- Mise en forme du bilan d’activité,

- Mise à jour de la documentation, coordonnées des services, établissements de notre ministère et organismes externes.

Activités annexes :

- Réservation des salles

Partenaires institutionnels :

L’assistante de la permanence ministérielle des interventions sociales travaille en réseau avec les assistantes de la division des cabinets et les assistantes des cabinets ministériels.

Spécificités du poste / Contraintes :

- Amplitude horaire de 8 h 45-17h30.

- Gestion d’appels téléphoniques de personnes en grande difficulté.

Conditions particulières d'exercice :

Horaires variables - Offres d'action sociale : crèche sur le site, centre de loisirs, restaurant administratif, cafétéria, associations sportives et culturelles, bibliothèque, mutuelle référencée, prise en charge partielle des frais de transport et participation à la complémentaire santé

Profil recherché :

Dispositifs en vigueur du champ social et médico-social (N)

Techniques d’entretien téléphonique (M)

Environnement institutionnel et administratif (M)

Savoir-être

Avoir le sens de l’écoute et le respect de la personne***

Savoir travailler en partenariat et en équipe***

Avoir l’esprit d’initiative

Faire preuve de diplomatie

Faire preuve de discrétion professionnelle***

Etre autonome tout en sachant rendre compte

Savoir-faire

Analyser et évaluer les situations en vue d'orienter correctement la demande

Connaître les règles de forme et de présentation applicables aux courriers adressés par le service

Connaître les techniques du secrétariat (prise de note, écriture abrégée…)

Connaître les circuits et procédures spécifiques appliquées dans le service

Connaître les règles d'archivage et de classement

Maîtriser la bureautique (traitement de texte - tableur - messagerie électronique) (M)

Formations prévues dans le cadre de la prise de poste :

- Pégase (Elise)

Courriel de contact pour les candidatures (CV et lettre de motivation) :