Assistant

TN France; Saint-Maurice; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique cherche un assistant administratif pour soutenir la direction. Ce rôle clé implique la gestion des documents, l'organisation des réunions et le suivi administratif. Vous travaillerez en étroite collaboration avec une autre assistante pour garantir l'efficacité du secrétariat. Si vous êtes organisé, communicatif et prêt à relever des défis, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe engagée à améliorer la structure administrative et à offrir un soutien essentiel dans un environnement collaboratif.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et secrétariat.
• Capacité à organiser et planifier des réunions efficacement.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat et organiser le travail en binôme.
• Gérer la documentation et les commandes administratives.

Connaissances

Gestion administrative

Organisation

Communication

Gestion des documents

Planification

Formation

Diplôme en secrétariat

Formation en gestion administrative

Outils

Elise

Qualiac

Description du poste

Placé sous l’autorité de la Directrice de la DiRe, il a pour mission d’assurer le secrétariat. Il organisera son travail en binôme avec une autre assistante, afin de garantir la permanence du secrétariat, notamment en période de congés.

Activités

Gestion administrative et financière

• Concevoir et mettre en forme les documents, organiser le classement et l'archivage des documents pour ceux relevant directement de leur activité ou confiés par ses supérieurs hiérarchiques.
• Suivre la gestion administrative et financière au sein de la direction en lien avec le référent administratif et financier.
• Gérer les ordres de mission et états de frais pour l’équipe de Saint-Maurice, les participants externes aux réunions, et les agents des Cellules régionales sans assistante.
• Réceptionner, trier, et diffuser l’information (courrier, messagerie, appels téléphoniques, internet).
• Organiser l’agenda, planifier les rendez-vous de la directrice et de son adjointe, et planifier des réunions Teams.
• Saisir et suivre les documents dans Elise.
• Constituer les parapheurs et assurer le circuit de validation.
• Vérifier les courriers à la signature du directeur, en respectant la charte graphique et les règles administratives.
• Organiser les commandes via le logiciel Qualiac.

Soutien au métier

• Préparer et organiser les réunions (convocations, dossiers, invitations, vérification de l’installation et livraison des éléments).
• Traiter et transmettre les décisions, notes de service, et autres documents internes ou externes.

L’assistant pourra également apporter un soutien aux activités de réponse aux alertes dans la limite de ses compétences et contribuer aux démarches transversales visant à mieux structurer la fonction d’assistant.