Assistant

Khwam; Les Ulis; Sur place; EUR 35 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise recherche un gestionnaire polyvalent, chargé de la gestion administrative, financière et sociale. Le candidat doit avoir une expérience significative, être dynamique et rigoureux. Des compétences en Pack Office et une excellente communication sont indispensables pour réussir dans ce rôle.

Qualifications

• De formation BAC + 2.
• Justifie d’une expérience de 4 ans minimum.
• Aime la polyvalence et prend des initiatives.

Responsabilités

• Gestion financière et comptable incluant suivi budgétaire.
• Gestion sociale, y compris paiements et recrutements.
• Gestion administrative de l'entreprise et élaboration des documents.

Connaissances

Dynamique

Efficace

Autonome

Polyvalent

Rigueur

Organisation

Éthique

Communicant

Sens de l'écoute

Formation

BAC + 2

Outils

Pack Office

Description du poste

Vous prenez en charge les parties administrative, gestion et comptable de l’entreprise.

A ce titre, vos missions consistent à :

Gestion financière et comptable :

• Prendre en main la gestion comptable en lien avec le service comptable externe à l’entreprise, la partie administrative et financière de la société en coordination avec la direction et les prestataires extérieurs y compris la banque et les administrations, etc. ;
• Suivre et tenir les tableaux de bord de gestion des affaires et effectuer le suivi financier ;
• Préparer et suivre le budget prévisionnel ;
• Assurer le reporting interne auprès de la direction ;
• Effectuer les relances paiement clients (Recouvrement) ;
• Gérer les prestataires, les fournisseurs (Expert-comptable, prestataire informatique, etc.) ; suivre les devis, les factures fournisseurs et établir les rapprochements bancaires.

Gestion sociale :

• Gérer le recrutement (préparation des offres d’embauche, contrats et déclarations) ;
• Suivre et contrôler les congés ;
• Gérer les notes de frais ;
• Effectuer le suivi social (Médecine du travail, URSSAF) ;
• Collecter, contrôler et envoyer chaque mois à l’expert-comptable les éléments pour l’établissement des payes. Vérifier les bulletins de paie, transmettre à l’équipe et demander le règlement ;
• Gérer les demandes de formation et les dossiers ;
• Négocier, suivre et gérer les contrats de mutuelle et de prévoyance ;
• Centraliser et coordonner la circulation des informations au sein de la société ;
• Participer aux évolutions organisationnelles (optimisation des outils de travail, aide à l’organisation, relation avec les institutions juridiques).

Gestion administrative et commerciale :

• Gérer l’accueil physique et téléphonique, les courriers, courriels, le classement, l’archivage, et de manière générale, l’organisation de la vie de la société ;
• Organiser différents événements (internes et externes) ;
• Participer au suivi administratif et financier des affaires jusqu’à leur clôture, en coordination avec les équipes ;
• Participer au suivi, aider à la préparation et au montage des dossiers de réponses aux appels d’offres jusqu’au dépôt, en collaborant avec les entreprises, cabinets d’architectes et co-traitants ;
• Gérer administrativement les dossiers d’assurance RC et décennale en lien avec la direction (déclarations, suivi sinistres, etc.) ;

Gestion des services généraux :

• Gérer les fournitures (commandes, rangement, stocks) ;
• Gérer et suivre le parc automobile (assurance, déclaration, entretien, sécurité) ;
• Gérer la partie informatique et téléphonie (logiciels, équipements, imprimantes) ;
• Gérer les prestataires de services (entretien des locaux, espaces verts, chaudière, alarme sécurité) ;

Profil recherché :

Poste proposé :

Vous prenez en charge les parties administrative, gestion et comptable de l’entreprise.

A ce titre, vos missions consistent à :

Gestion financière et comptable :

• Prendre en main la gestion comptable en lien avec le service comptable externe à l’entreprise, la partie administrative et financière de la société en coordination avec la direction et les prestataires extérieurs, y compris la banque et les administrations, etc. ;
• Suivre et tenir les tableaux de bord de gestion des affaires et effectuer le suivi financier ;
• Préparer et suivre le budget prévisionnel ;
• Assurer le reporting interne auprès de la direction ;
• Effectuer les relances paiement clients (recouvrement) ;
• Gérer les prestataires, les fournisseurs (expert-comptable, prestataire informatique, etc.) ; suivre les devis, les factures fournisseurs et établir les rapprochements bancaires.

Gestion sociale :

• Gérer le recrutement (préparation des offres d’embauche, contrats et déclarations) ;
• Suivre et contrôler les congés ;
• Gérer les notes de frais ;
• Effectuer le suivi social (médecine du travail, URSSAF) ;
• Collecter, contrôler et envoyer chaque mois à l’expert-comptable les éléments pour l’établissement des payes. Vérifier les bulletins de paie, transmettre à l’équipe et demander le règlement ;
• Gérer les demandes de formation et les dossiers ;
• Négocier, suivre et gérer les contrats de mutuelle et de prévoyance ;
• Centraliser et coordonner la circulation des informations au sein de la société ;
• Participer aux évolutions organisationnelles (optimisation des outils de travail, aide à l’organisation, relation avec les institutions juridiques).

Gestion administrative et commerciale :

• Gérer l’accueil physique et téléphonique, les courriers, courriels, le classement, l’archivage, et de manière générale, l’organisation de la vie de la société ;
• Organiser différents événements (internes et externes) ;
• Participer au suivi administratif et financier des affaires jusqu’à leur clôture, en coordination avec les équipes ;
• Participer au suivi, aider à la préparation et au montage des dossiers de réponses aux appels d’offres jusqu’au dépôt, en collaborant avec les entreprises, cabinets d’architectes et co-traitants ;
• Gérer administrativement les dossiers d’assurance RC et décennale en lien avec la direction (déclarations, suivi sinistres, etc.) ;

Gestion des services généraux :

• Gérer les fournitures (commandes, rangement, stocks) ;
• Gérer et suivre le parc automobile (assurance, déclaration, entretien, sécurité) ;
• Gérer la partie informatique et la téléphonie (logiciels, équipements, imprimantes) ;
• Gérer les prestataires de services (entretien des locaux, espaces verts, chaudière, alarme sécurité) ;

Profil recherché :

De formation BAC + 2, vous justifiez d’une expérience de 4 ans minimum.

Dynamique, efficace et autonome, vous savez prendre des initiatives et gérer vos priorités.

Rigoureux(se) et organisé(e), vous appréciez le travail en équipe et savez vous adapter.

Vous êtes réactif(ve) et aimez la polyvalence.

Votre sens de l’éthique et de la diplomatie fait que vous savez gérer des informations en toute confidentialité (Point très important).

Faisant preuve d’esprit de synthèse et d’analyse, bon(ne) communicant(e), vous avez de très bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles. Vous avez un très bon niveau d’orthographe.

Vous avez le sens de l’écoute.

Vous maîtrisez parfaitement le Pack Office.

Le talent est une ressource inépuisable.