Apprenti(e) Office Manager

Danaher; Saint-Germain-en-Laye; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise spécialisée en technologie de santé à Saint-Germain-en-Laye recherche un(e) assistant(e) pour gérer les appels, trier le courrier, et assister dans la gestion des commandes et des événements. Le candidat idéal doit avoir un BTS ou Bachelor en gestion ou assistanat, avec une bonne maîtrise des outils informatiques et un anglais opérationnel. Une agilité avec les nouvelles technologies et un sens du service sont essentiels.

Qualifications

• Anglais opérationnel requis.
• Capacité à préserver la confidentialité dans des situations délicates.
• Faculté à s’organiser dans son travail.

Responsabilités

• Gérer les appels entrants et préparer les courriers divers.
• Aider à la gestion des événements internes et externes.
• Suivre les commandes de matériel de bureau.

Connaissances

Maîtrise des outils informatiques

Adaptabilité

Capacité à respecter les échéances

Capacités rédactionnelles

Sens du service

Formation

En Préparation BTS/Bachelor de type Officemanager

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Teams

Description du poste

Poste basé à Cytiva_Pall France SAS 26-28 Avenue de Winchester 78100 ST Germain En Laye.

Sous la responsabilité de Karine Erel.

Gérer les appels entrants (transfert par tel ou courriel). Info sur SFDC (base clients).

Réceptionner les colis en arrivée et informer/distribuer aux collaborateurs le cas échéant.

Trier le courrier en arrivée / préparation du courrier au départ.

Préparer les courriers divers pour la Direction (délégations de signature, de pouvoir, convocations, divers…)

Mettre à jour les affichages obligatoires sur les 2 sites.

Aider pour la gestion des PR/PO, réceptions et factures des fournisseurs (sur I-proc) principalement pour les petites commandes.

Epauler Karine pour la gestion des mises en demeure via ticket AP (avec suivi).

Aider pour la MAJ du SharePoint Cytiva_Pall France SAS (communications collaborateurs, traductions, documents officiels……) => gérer les documents officiels de Pall France SAS (commande du KBIS, demande du certificat assurance au contact Danaher, demande des documents financiers type URSSAF au service financier).

Aide pour la MAJ des documents officiels sur les plateformes clients (4 plateformes à ce jour)

Aider localement le Responsable Flotte Automobile pour

• Envoi des cartes Total et des badges APRR (commande, annulation, envoi…) aux collaborateurs
• Communication avec le responsable de la flotte pour la livraison de véhicules neufs ou de remplacement si livraison sur site.

Aider et suivre les commandes:

• Fournitures de bureau sur LYRECO via I-Proc
• Petits matériels pour les bâtiments (St Germain et VSQ) sur Amazon ou Manutan
• Passer les commandes de mobilier de bureau des collaborateurs en Remote via I-Proc et suivi (PO, réception et livraison) sur LYRECO (Fichier Excel à MAJ pour le suivi des dépenses)
• Boissons/biscuits sur LYRECO via I-Proc (ou Amazon) pour les réunions sur St Germain.

Aider à la gestion des événements internes et externes pour la réservation de salles, commandes de plateaux repas, snacks et petits déjeuners, réservation de restaurants, gestion des badges d’accès…avec préparation des salles (boissons, biscuits, tableau post-it, feutres…)

Aider à la préparation et au suivi des THM (4 par an):

• Préparer Présentation PowerPoint (récupération les Prez des différents intervenants) et envoyer invitations aux collaborateurs pour toutes les dates.
• Après chaque THM, diffuser la Prez en PDF et l’enregistrement au collaborateurs et stocker sur le SharePoint.

Compétences clés :

• Parfaite maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams).
• Grande agilité avec les outils Internet et nouvelle technologie
• Capacité à prendre des décisions, de respecter les échéances, de rechercher l’information ou de solliciter les bonnes ressources.
• Adaptable, flexible et autonome.
• Capacité à préserver la confidentialité et à gérer des situations délicates en faisant preuve de discernement et de discrétion est essentielle.
• Faire preuve de curiosité intellectuelle, d\'agilité, d\'ingéniosité, d\'assurance et d\'aisance face à l\'ambiguïté.
• Faculté à s’organiser dans son travail et ses différentes tâches.
• Capacités rédactionnelles et relationnelles.
• Sens du service

Formation et expérience :

• En Préparation BTS/Bachelor de type Officemanager, Assistanat de direction ou gestion
• Anglais opérationnel requis

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For more information, visit www.danaher.com.