Apprenti.e Gestionnaire des missions et déplacements professionnels

TN France; Gif-sur-Yvette; Sur place; EUR 22 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Rejoignez une institution de recherche de renommée mondiale en tant que gestionnaire de missions. Ce poste dynamique vous permettra de coordonner les déplacements professionnels tout en garantissant un service de qualité. Vous travaillerez au sein d'une équipe collaborative, où votre sens de l'organisation et votre rigueur seront essentiels. En tant qu'apprenti, vous bénéficierez d'une formation précieuse dans un environnement stimulant, tout en profitant d'avantages tels que le remboursement des frais de transport et des congés payés. Si vous êtes passionné par l'administration et la gestion, cette opportunité est faite pour vous.

Prestations

Remboursement 75% des frais de transport public

Congés payés

Jours de RTT

Mutuelle

Subvention pour la cantine

Accès aux avantages du CSE

Aides pour le logement

Qualifications

• Sens de l’organisation et des priorités.
• Aisance avec les outils numériques et bon rédactionnel.
• Bon niveau d’anglais requis.

Responsabilités

• Gérer et coordonner les déplacements professionnels des agents SOLEIL.
• Organiser les réservations de transport et hébergements.
• Traiter les notes de frais et suivre le budget.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Compétences numériques

Rédaction

Anglais

Formation

BTS GPME

BTS Assistante de Direction

BTS SAM

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Teams

Outlook

Notilus

Description du poste

Apprenti.e Gestionnaire des missions et déplacements professionnels, Gif-sur-Yvette

SOLEIL est le centre français de rayonnement synchrotron, situé sur le plateau de Saclay près de Paris. Il s’agit d’un instrument pluridisciplinaire et d’un laboratoire de recherche, ayant pour mission de conduire des programmes de recherche en utilisant le rayonnement synchrotron, de développer une instrumentation de pointe sur les lignes de lumière et de mettre celles-ci à la disposition de la communauté scientifique. Le synchrotron SOLEIL, outil unique à la fois en matière de recherche académique et d’applications industrielles, a ouvert en 2008. Il est utilisé annuellement par plusieurs milliers de chercheurs français et étrangers, à travers un large éventail de disciplines telles que la physique, la biologie, la chimie, l’astrophysique, l’environnement, les sciences de la terre, etc. SOLEIL s’appuie sur une source de rayonnement remarquable à la fois en termes de brillance et de stabilité. Cette Très Grande Infrastructure de Recherche (TGIR), partenaire de l’Université Paris-Saclay, est constituée en société «civile» fondée conjointement par le CNRS et le CEA.

Ce poste se situe dans le Bureau Missions, de la division Administrative et Financière de SOLEIL.

Dans le cadre de ses activités scientifiques, le Synchrotron SOLEIL accueille de nombreux chercheurs, collaborateurs et experts internationaux.

Le/la gestionnaire de missions aura pour rôle de gérer et coordonner les déplacements professionnels des agents SOLEIL, des utilisateurs, et des intervenants extérieurs, en veillant à la qualité du service rendu, à l’optimisation des coûts et au respect des procédures internes.

1. Organisation des missions : réservations de transport, hébergements, démarches administratives (visa, inscription à des conférences…), gestion de la Maison d’hébergement de SOLEIL.
2. Accueil d’experts invités : logistique des déplacements pour les participants à des comités, séminaires, workshops, dans le respect des budgets.
3. Traitement des notes de frais : enregistrement, vérification des justificatifs (euros et devises), suivi budgétaire.
4. Relation avec les prestataires : gestion des réservations via l’agence de voyages, suivi du trafic ferroviaire/aérien, traitement des modifications, remboursements et SAV.
5. Support aux voyageurs : conseil selon la destination, aide à l’utilisation du logiciel NOTILUS, création de comptes.
6. Suivi financier et comptable : rapprochements carte bancaire, contrôle et transmission des factures/avoirs.
7. Traductions ponctuelles : documents administratifs ou logistiques (FR > EN).
8. Participation aux réunions internes du Bureau des Missions et contribution à l’amélioration des processus.

Compétences

Ce contrat d'apprentissage s'adresse à un.e alternant.e en 2ème année préparant un diplôme de BTS GPME, BTS Assistante de Direction, BTS SAM ou à toute personne en reconversion professionnelle dans le domaine administratif ou de la gestion.

Connaissances de bases indispensables, connaissances et/ou compétences complémentaires éventuelles :

• Sens de l’organisation et des priorités ;
• Rigueur et sens du service ;
• Aisance avec les outils numériques ;
• Bon rédactionnel ;
• Bon niveau d’anglais (lu, écrit, parlé).
• Connaissance des règles budgétaires et comptables est souhaitable ;
• Attrait pour le monde du voyage.

Qualités requises

• Réactivité et anticipation ;
• Esprit d’équipe ;
• Autonomie ;
• Patience et diplomatie.

Techniques/moyens utilisés

• Outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint ;
• Messagerie interne : Teams, Outlook ;
• Notilus.

Générales :

Cette offre correspond à un contrat d’apprentissage d’un an. La rémunération de base sera conforme aux barèmes légaux.

En tant que salarié, l’apprenti bénéficie de plusieurs avantages :

• Remboursement 75% des frais de transport public ;
• Congés payés et jours de RTT ;
• Mutuelle (19,35 euros par mois) ;
• Subvention employeur pour la cantine (repas à environ 4 euros) ;
• Accès aux avantages du CSE (chèques vacances, places de cinéma/parcs d’attraction, remboursement d’activités culturelles et sportives) ;
• Aides pour le logement : Visale, aide mobili-jeune, etc.