Apprenti(e) Assistant administratif et travaux H/F

Pigier; Montpellier; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une école de commerce partenaire de Montpellier recherche un(e) apprenti(e) Assistant administratif et travaux pour assister les équipes de chantiers. Vous serez impliqué(e) dans la coordination des activités et la gestion des documents administratifs. Le candidat idéal prépare un diplôme Bac+2/3 et possède une première expérience en assistanat. Une connaissance du secteur BTP est appréciée.

Qualifications

• Prépare un diplôme Bac+2/3 en gestion ou assistanat.
• Expérience en stage en secrétariat ou gestion souhaitée.
• Connaissance du secteur BTP est un plus.

Responsabilités

• Assister les équipes des chantiers dans leurs activités.
• Organiser et coordonner les informations liées à l'activité.
• Rechercher des fournisseurs et suivre des sous-traitants.
• Gérer les notes de frais et les déplacements.
• Suivre les travailleurs détachés.

Connaissances

Pack Office

Outils informatiques

Organisation

Aisance à l'oral et à l'écrit

Formation

Diplôme Bac+2/3 en gestion administrative

Description du poste

Apprenti(e) Assistant administratif et travaux H/F, Montpellier

Une entreprise partenaire de l'école de commerce Pigier Montpellier recherche un(e) alternant(e) en tant qu'assistant administratif et travaux H/F.

Descriptif de la mission :

En tant qu'assistant(e) travaux et administratif, accompagné(e) par la responsable du service, vous serez en charge d'assister les équipes des chantiers dans la gestion de leurs activités.

Vous aurez pour mission d'organiser et de coordonner les informations internes et externes liées au fonctionnement de l'activité.

Il vous sera demandé :

D'être un appui aux opérationnels dans la recherche et le suivi des fournisseurs ou des sous-traitants :

• Prospection : recherche active de fournisseurs et sous-traitants potentiels.
• Collecte des documents administratifs des sous-traitants.
• Elaboration des contrats de sous-traitance et suivi administratif des salariés détachés.
• Rédaction des demandes d'agrément des sous-traitants.
• Gestion de la documentation et de la facturation des sous-traitants.
• Passation de commandes auprès des fournisseurs sélectionnés.
• Coordination et suivi des livraisons.
• Contrôle des factures fournisseurs et gestion des anomalies (demandes d'avoirs ou autres).

D'assurer la gestion des notes de frais et des déplacements :

• Aide à la préparation des notes de frais des employés.
• Organisation et coordination des déplacements professionnels (réservations, billets, hôtels, etc.).
• Suivi des remboursements et justificatifs.

Rechercher de la main-d'œuvre temporaire :

• Identifier et contacter les agences d'intérim pour répondre aux besoins en renfort sur les chantiers.
• Mise en place des contrats de travail temporaire.
• Suivi des heures travaillées par les intérimaires.
• Recherche de profils adaptés aux besoins de l'entreprise.
• Gestion des facturations des heures réalisées par les intérimaires.
• Veiller à la conformité aux règles concernant le recours aux travailleurs temporaires.

Suivi des travailleurs détachés :

• Collecte et contrôle de la documentation liée aux travailleurs détachés par nos sous-traitants étrangers.

Autres missions :

• Suivi des contacts et des relations avec les partenaires commerciaux, clients et fournisseurs.
• Tenue et suivi des dossiers commerciaux, clients, chantiers, salariés, etc.
• Saisie de données et mise en place de l'ERP.

Votre profil :

Diplôme : Vous préparez un diplôme Bac+2/3 en gestion administrative, assistanat ou gestion de la PME.

Expérience : Une première expérience en stage de secrétariat, d'assistanat commercial, de gestion ou administratif est souhaitée. La connaissance du secteur du BTP serait un plus.

Compétences :

Pack Office, outils informatiques

Qualités :

• Organisation, étant la qualité principale requise.
• Esprit dynamique, aisance à l'oral et à l'écrit, maîtrise de l'outil informatique.
• Motivation à apprendre dans une entreprise engagée qui vous accompagnera.