Apprenti Assistant de direction F/H - IUT SF

Campus des Métiers et des Qualifications; Fontainebleau; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

A leading educational institution is seeking an apprentice assistant to support the management team. The role involves welcoming staff, managing schedules, and organizing meetings. Ideal candidates should possess strong communication skills and proficiency in Office software.

Qualifications

• Aptitude to inform and respond appropriately to requests.
• Good level of spelling required.
• Ability to work with different stakeholders.

Responsabilités

• Welcome and inform staff and users of the I.U.T.
• Manage schedules, mail, and messaging.
• Organize meetings and write minutes.

Connaissances

Communication

Teamwork

Written Expression

Oral Expression

Formation

BAC/BTS in Office Management

Outils

Word

Excel

Description du poste

Affecté.e au sein de l'équipe de direction composée du directeur, des deux adjoints, de la responsable administrative, son adjointe et de l’assistante chargée de la coordination administrative.

Sous l’autorité de la chargée de la coordination administrative de l’équipe de direction, l’assistante de direction en apprentissage effectuera les missions suivantes :

Accueillir et informer les personnels et les usagers de l’I.U.T.

Gérer les plannings, le courrier, la messagerie.

Gestion de listes de diffusion.

Réservation de salles / planification d’évènements (ADE).

Organiser diverses réunions et conseils, rédiger les comptes rendus des diverses réunions et conseils.

Traiter, synthétiser et mettre en forme des données ou des informations dans les domaines d’activité de l’équipe de direction.

Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents.

Commandes selon les marchés publics (traiteurs, café, fournitures de bureaux etc …).

Contrat d'apprentissage proposé pour 12 mois aux étudiants en BAC/BTS office manager, ou assistante de direction.

Compétences requises :

Aptitude à informer, à rendre compte et à répondre de manière appropriée aux demandes ;

Savoir travailler en équipe avec des interlocuteurs différents ;

Avoir un bon niveau d'orthographe ;

Très bonne expression orale et écrite :

Maîtrise des logiciels courants de bureautique (Word et Excel).