Apprenti assistant de direction

Santé publique France; Saint-Maurice; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Santé publique France recherche un apprenti assistant de direction pour soutenir la directrice et son adjointe dans la gestion administrative et organisationnelle. Ce poste implique la réception et la diffusion de l'information, l'organisation d'événements, et la gestion des circuits de validation des documents. Ce rôle offre une expérience précieuse dans un environnement institutionnel dynamique et formateur.

Qualifications

• Compétences en gestion de l'information et en communication.
• Capacité à organiser des réunions et événements.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques.

Responsabilités

• Réceptionner et trier l’information (courrier, messagerie, appels).
• Organiser des réunions et événements internes.
• Suivi des dépenses de la direction à l’aide d’un tableau de bord.

Connaissances

Office management

Communication

Formation

Formation en administration ou gestion

Description du poste

Mission

Placé sous la responsabilité de la directrice et de la directrice-adjointe de la communication et du dialogue avec la société (DIRCOM), l’apprenti assistant de direction sera rattaché à l’Assistante de la direction et en lien étroit avec la Référente administrative et financière, ainsi que la directrice de la communication et du dialogue avec la société et la directrice adjointe.

Activités

• Office management
• Réceptionner, trier, diffuser l’information (courrier, messagerie, appels téléphoniques) ;
• Préparer et vérifier les courriers mis à la signature de la direction en veillant au respect de la charte graphique de l’établissement et des règles administratives ;
• S’assurer du bon déroulé des circuits de validation des courriers officiels (via le logiciel Elise) ;
• En soutien à l’assistante de direction, préparer et organiser certaines réunions et séminaires internes (envoi des invitations, réservation de salles, suivi de la logistique) ;
• Apporter son soutien à l’organisation des événements institutionnels internes et externes portés par la direction de la communication ;
• Gérer le processus de déplacements de la directrice, de la directrice adjointe et de certains agents de la direction.
  
  

• Gestion administrative et financière
• Concevoir et mettre en forme des documents de présentation en lien avec le budget de la direction et tenir à jour le classement des dossiers ainsi que leur archivage ;
• Contribuer au suivi des dépenses de la direction à l’aide d’un tableau de bord ;
• Faire des bons de commande sur Qualiac et suivre la validation en soutien au RAF et en lien avec les unités ;
• Toute autre tâche administrative et financière à la demande de l’Assistante de direction et du RAF.