AMA Référente - H/F

TN France; Vienne; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

An established industry player in healthcare is seeking a dynamic administrative leader to manage and coordinate a team of medical secretaries within the obstetrics and gynecology department. This role involves not only overseeing administrative tasks but also enhancing internal communication and ensuring smooth operations. Ideal candidates will have strong management skills, experience in administrative assistance, and a good command of English. Join a team that values autonomy, teamwork, and professional development in a supportive environment that prioritizes work-life balance.

Qualifications

• Expérience en assistanat médical administratif.
• Compétences en management et gestion des conflits.
• Maîtrise des outils informatiques et de gestion.

Responsabilités

• Management et coordination de l’équipe des secrétaires.
• Assistance administrative au coordonnateur médical.
• Gestion des plannings et des demandes d’intervention.

Connaissances

Management

Coordination

Administrative Assistance

Conflict Management

Communication

Autonomy

Team Spirit

English Proficiency

Outils

CHRONOS

EASILY

Description du poste

Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble

Le poste

propose deux missions : d’une part le management et la coordination de l’équipe des secrétaires des services d’obstétrique et de gynécologie de l’HCE, et d’autre part la prise en charge du secrétariat de pôle. La gestion des secrétariats des services de médecine de la reproduction et de gynécologie-obstétrique de Voiron n’est pas incluse dans le périmètre du poste.

I. SECRETAIRE REFERENTE 60%
Management et coordination des adjointes et assistantes médico-administratives du secteur de Gynécologie Obstétrique de l’HCE :
• Animer l’équipe (gérer les conflits, motiver, recadrer, décider).
• Organiser des réunions d’équipe et en assurer le compte rendu.
• Établir un planning hebdomadaire pour assurer les missions administratives.
• Suivi des objectifs et répartition équitable des tâches.
• Harmoniser les pratiques professionnelles et définir des procédures.
• Favoriser la communication interne et avec les sages-femmes coordinatrices.
• Valider les demandes de congés et gérer les plannings (CHRONOS).
• Évaluer les agents (entretien annuel, renouvellement de contrat).
• Rédiger et actualiser les profils et fiches de postes.
• Recenser et suivre les besoins en formation.
• Organiser le remplacement des agents et le recrutement.
• Encadrer l’intégration des nouveaux agents et stagiaires.
• Mettre à jour les adresses mail génériques.
• Gérer commandes et stocks (consommables, matériel, fournitures hôtelières).
• Gérer les demandes d’intervention technique et informatique.
• Assurer la gestion des habilitations informatiques et la gestion des agendas EASILY et de la visioconférence.
• Organiser les déménagements liés au secrétariat.

II. SECRETAIRE DE POLE 40%
Responsabilités :
• Réservation des salles, gestion des plaintes, collaboration avec la faculté pour l’organisation des cours et jury.
• Assistance administrative au coordonnateur médical : cotation des actes, organisation d’événements, gestion des relations avec l’industrie.
• Mise à jour des pages internet/intranet, participation aux campagnes de communication.
• Vérification et mise à jour des tableaux de garde, préparation et accueil des internes et externes, édition des plannings.
• Gestion des habilitations et des accès, organisation logistique des activités du pôle.

Profil recherché

A. Relations professionnelles
Sous l’autorité du Cadre Gestionnaire de Pôle et du Directeur Délégué
Lien fonctionnel avec les praticiens responsables et les sages-femmes coordinatrices.
B. Compétences spécifiques
Expérience en assistanat médical administratif, maîtrise des outils informatiques et de gestion, compétences en management et gestion des conflits.
C. Qualités requises
Capacités à piloter, animer, communiquer, motiver, autonomie, esprit d’équipe, responsabilités, rigueur, analyse, adaptabilité, bon niveau d’anglais.
D. Conditions de travail
Temps complet, horaires forfait cadre, pas de travail les dimanches et jours fériés, gestion des absences, attribution de NBI et IFTS selon conditions.