Alternant(e) - Qualité Sécurité Environnement (QSE)

Systra; Île-de-France; Presencial; EUR 23.000 - 34.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

SYSTRA France recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) rattaché(e) au Responsable de service pour la gestion des dossiers administratifs et des accès sur les projets. Le poste implique le suivi des demandes via email, la saisie dans SYSAFE et 3S Connect, ainsi que le reporting des indicateurs pour le pôle 3SQE.

Profil BAC+2/3 avec maîtrise d’Excel/Outlook/Word et intérêt pour Qualité, Sécurité et Environnement est nécessaire; une expérience 3S est un plus.

Formación

• Bac+2/3 exigé et formation adaptée recommandée.
• Maîtrise d'Excel, Outlook et Word; PowerPoint apprécié.
• Intérêt pour les sujets Qualité, Sécurité et Environnement, avec expérience en 3S souhaitable.

Responsabilidades

• Traiter les dossiers administratifs et les accès opéationnels sur projets.
• Évaluer les partenaires via l’outil 3S et transmettre au pilotage pour décision.
• Saisir et mettre à jour les données dans SYSAFE, 3S Connect et tableau de suivi.
• Tracer les visites de sécurité et incidents dans les outils dédiés; assurer le reporting.
• Préparer et suivre les réunions mensuelles et audits de certification.
• Participer à l’intégration et à l’organisation du pôle 3SQE et des réunions associées.

Conocimientos

Excel

Outlook

Word

PowerPoint

Qualité/Sécurité/Environnement

Educación

BAC+2/BAC+3

Herramientas

Microsoft Office

Descripción del empleo

Rattaché(e) au Responsable de service, vos tâches sont les suivantes :

Traitement de dossiers administratifs :

• Traitement des dossiers aéroportuaires nécessaires pour les accès des opérationnels sur projets (demandes de badges, TCA, véhicules, …) :
• Dossier à suivre dès la demande par mail, jusqu’à l’obtention des accès et badges par les collaborateurs.
• Processus Aéroports de Paris à appliquer, avec documents à faire signer par le président SYSTRA France (application du processus de signature interne à appliquer en complément).

Evaluation 3S des partenaires :

• Suivi des demandes réalisées par les BU dans l’outil 3S Partners (Groupe), jusqu’à la réponse donnée par l’entreprise évaluée, puis transfert pour décision finale dans l’équipe 3SQE.
• Suivi dans un fichier Excel complémentaire pour le niveau de détail nécessaire à la décision

Saisie dans les outils institutionnels de SYSTRA :

• Saisie d’éléments dans l’outil SYSAFE (visites d’aptitude sécurité, …)
• Saisie des événements (accidents et presqu’accidents) qui sont remontés au Pôle 3SQE dans l’outil 3S Connect (Groupe), dès leur déclaration et mise à jour jusqu’à leur clôture.
• Saisie des accidents de travail du personnel SYSTRA dans le tableau de suivi à destination des représentants du personnel (CSE / CSSCT)
• Saisie et mise à jour des personnes formées Secouristes / Sauveteurs au Travail, Equipiers de première Intervention et chargés d’évacuation dans les tableaux de suivi Excel.
• Saisie des Visites de Prévention et de Sécurité (VPS) des sites SYSTRA en France (sites pérennes) et vérification de la disponibilité des rapports émis par le pôle 3SQE.

Indicateurs et contribution aux analyses :

• Fourniture d’extractions de ces outils, et le cas échéant, des tableaux et indicateurs nécessaires à un reporting
• Définition et enregistrement (réalisation et / ou récolte auprès de tiers) des indicateurs pertinents pour SYSTRA France et pour le Pôle 3SQE, notamment en vue des différentes instances (COMEX, Revues de process / Direction, réunions spécifiques, …) et répondant aux besoins des opérationnels (RSE, commercial, …)

Traitement des données issues de la D3S Groupe :

• Voyages internationaux (extract mensuel) : Identification des personnels SYSTRA France dans la liste des voyageurs internationaux qui n’ont pas téléchargé les applications GardaWorld et Crisis Messenger avant de partir, et communication de la liste aux Bus concernées.

Planification des réunions :

• Réunions mensuelles 3S France : proposition de dates et envoi des invitations Outlook depuis le compte 3SQE-France.
• Audit de certification annuel : envoi des invitations Outlook depuis le compte 3SQE-France, selon le planning établi par le pôle 3SQE avec l’auditeur externe.

Traitement des commandes du pôle 3SQE :

• Suivi du processus d’achat dans l’outil IFS, de la création de la commande, jusqu’au paiement des fournisseurs.

Intégration au pôle 3SQE / participation aux réunions :

• Réunion d’équipe hebdomadaire
• Point hebdomadaire avec la responsable du pôle 3SQE pour le suivi des sujets en cours et à venir

Compétences métier :

PROFIL BAC+2 ou BAC+3 UNIQUEMENT

Maîtrise des outils de la suite Microsoft : Excel, Outlook, Word. PowerPoint est un plus.

Un intérêt pour les sujets Qualité, Sécurité, Environnement est nécessaire. Une expérience en matière de 3S (Sécurité, Sûreté, Santé) est un plus, afin de comprendre les enjeux liés aux tâches à réaliser.

Compétences organisationnelles et relationnelles :

La rigueur et le soin apporté à la réalisation des tâches est une compétence centrale pour ce poste.

Collaboration, ouverture d’esprit, force de proposition.