ALTERNANT ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F à Lapalud (VIDEAL 84)

Groupe VIDEAL; Lapalud; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Groupe VIDEAL recherche un(e) Alternant(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour renforcer son équipe. Vous serez responsable de diverses tâches administratives, allant du soutien aux services à la gestion des factures. Ce poste est idéal pour ceux qui souhaitent travailler dans une structure engagée socialement et apporter un sens à leur emploi.

Qualifications

• Maitrise de PACK OFFICE et logiciel de gestion demandé.
• Autonome, rigoureux(se) et capable de travailler en équipe.

Responsabilités

• Soutien administratif auprès des services et gestion des commandes.
• Facturation fournisseurs et clients, contrôle et envoi des factures.
• Accueil physique et téléphonique des clients et fournisseurs.
• Réalisation de diverses missions administratives.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Autonomie

Capacité d’adaptation

Bon relationnel client

Outils

PACK OFFICE

Logiciel de gestion compta et commercial

Description du poste

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Client:

Groupe VIDEAL

Location:

Lapalud, France

Job Category:

Other

-

EU work permit required:

Yes

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Job Reference:

5b80f2cdc835

Job Views:

4

Posted:

07.07.2025

Expiry Date:

21.08.2025

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Job Description:

Le Groupe VIDEAL est un acteur engagé de l’Economie Sociale & Solidaire depuis plus de 25 ans.
Nous contribuons à la construction d’un projet d’innovation sociale & sociétale, qui allie solidarité et diversité, qualité de vie au travail, agilité, réactivité, projets en mode collaboratif …
Nous nous engageons à offrir aux entreprises, grâce à des produits et des services de qualité, un partenariat durable, solidaire et sociétal (RSE).

Vous avez envie de travailler autrement ? De donner du sens à votre emploi ? De partager un état d’esprit ?

Afin de renforcer notre équipe administrative, nous recherchons un(e) Alternant(e) Assistant(e) Administratif(ve).

MISSIONS LIEES AU POSTE :

1- Soutien aux services :

• Relais administratif auprès des services
• Saisir les commandes dans notre logiciel DIVALTO
• Saisir les informations dans notre logiciel DIVALTO en vue de l’édition des bons de commandes, de livraisons, la mise à jour tarifaires, les inventaires, …
• Transférer les commandes en bons de livraison à l’issue des interventions
• Participer à la mise à jour des plannings exploitation, véhicules, relevés d’heures

2- Facturation fournisseurs et clients de l’ensemble des services du site

Fournisseurs :

• Réceptionner les factures et les dispatcher au service concerné pour validation
• Après validation transférer les bons de réception en facture sur Api / Divalto
• Scanner puis enregistrer les factures dans les fichiers fournisseurs et comptables sur le serveur

Clients :

• Contrôler les éléments de la facturation (commandes, bons d’intervention/livraison, frais de port…)
• Saisir les factures dans le logiciel de gestion (API / Divalto) ou transférer le bon de livraison/intervention
• Vérifier les factures avant envoi : numéro de commandes, éléments de dématérialisation, coordonnées…)
• Effectuer les relances

3- Accueil sur site et téléphonique

• Accueil physique des clients / fournisseurs / transporteur et visiteur sur site
• Orienter en fonction de leurs demandes vers les services ou personnes concernés
• Accueil téléphonique : prendre les messages ou orienter vers les personnes concernées

4- Missions administratives

• Effectuer les remises en banque des chèques reçus
• Réceptionner le courrier et le dispatcher
• Affranchir et déposer le courrier + commander des enveloppes et timbres
• Suivre les véhicules : contrôle technique – suivi des entretiens courants – suivi du carburant sur Excel
• Une fois par an, éditer les attestations UB (unités bénéficiaires) et les adresser aux clients concernés (publipostage)

CONNAISSANCES :

• Maitrise PACK OFFICE et logiciel de gestion compta et commercial

SAVOIR-ÊTRE :

• Rigueur et organisation
• Autonomie
• Capacité d’adaptation
• Bienveillance
• Réactivité
• Bon relationnel client

SPÉCIFICITÉS DU POSTE :

• Prise de poste : dès que possible
• Horaires : 8h30h- 12h – 12h30 -16h
• Personnes titulaires d’une RQTH