ALTERNANCE - Assistant Equipe projet - F/H

Altarea; Aix-en-Provence; Sur place; EUR 9 500 - 13 000; Temps partiel

Résumé du poste

Altarea recherche un(e) Assistant(e) Equipe projet en alternance à Aix-en-Provence. Vous assisterez les membres de l’équipe projet et de l’opération, et participerez au secrétariat des opérations.

Vous gérerez les agendas, préparerez les dossiers et les comptes rendus, et utiliserez PrimPromo, Cerqual et le pack Office. Autonomie, sens de l’organisation et relationnel seront essentiels.

Qualifications

• Formation Bac+2 en gestion des entreprises ou métiers immobiliers.
• Maîtrise du pack Office et des applications métiers (PrimPromo, Cerqual).
• Autonomie, organisation et sens du service client.

Responsabilités

• Assistanat des membres de l’équipe projet et de l’opération.
• Réceptionner les appels et le courrier lié à l’opération.
• Assurer le suivi du courrier, du chrono et le secrétariat des opérations.
• Gérer les agendas, organiser réunions et déplacements de l’équipe.
• Assembler et vérifier les dossiers (PC/DCE/Marché/Dossier sous-traitance).
• Préparer les comptes-rendus, les ordres du jour et diffuser les notes.
• Suivre les bons de commande et préparer les dossiers de comité.
• Scanner les documents et enregistrer dans l’espace Client.

Connaissances

Autonomie

Gestion des priorités

Organisation

Aisance relationnelle

Adaptabilité

Service Clients

Formation

Bac+2 en Gestion des entreprises / professions immobilières

Outils

PrimPromo

Smart Portail

Cerqual espace clients

Pack Office

Description du poste

ALTERNANCE - Assistant Equipe projet - F/H

• Type de contrat: Alternance / Stage

A la fois promoteur & foncière, le Groupe Altarea est présent sur l’ensemble de la chaîne de valeur immobilière. Nos 2000 collaboratrices et collaborateurs se mobilisent et innovent chaque jour pour entreprendre pour la ville en développant de véritables quartiers en adéquation avec les grandes transitions sociétales, écologiques, territoriales, technologiques et créer la valeur urbaine de demain.www.altarea.com

Assistanat des membres de l’équipe projet et de l’opération

• Réceptionner les appels et les courriers en lien avec l’opération
• Assurer le bon suivi du courrier entrant / sortant, du chrono et du classement et, de manière plus générale, du secrétariat des opérations.
• Gérer les agendas, organiser les réunions, rendez-vous, déplacements de l’équipe projet.

• Assembler et vérifier les dossiers (PC/DCE/Marché/Dossier de sous-traitance/Dossier pièces notaire...)
• Mettre en forme et diffuser les ordres du jour, comptes-rendus de réunions et les notes diverses
• Suivre les bons de commande
• Préparer les dossiers de comité d’engagement « Mise en vente et Acquisition terrain/démarrage travaux »
• Préparer le Guide Pratique de l’Acquéreur, le livret vert et actualiser le Manuel de Suivi de l’Opération
• NF HABITAT : assurer les déclarations sur le site Cerqual et assembler les profils environnementaux
• Accompagner l’équipe projet dans la gestion des levées de réserves (livraison puis parfait achèvement)

• Saisir sur l’outil Primpromo des marchés/avenants/TMA /TS
• Traiter les courriers arrivée/départ vers les entreprises et intervenants techniques
• Suivre, en lien avec la comptabilité, les flux de visa/BAP/Règlement
• Appeler les entreprises

• En cas d’absence des Responsables Relations Clients, basculer les appels vers le service Ecoute client
• Envoyer les courriers d’invitation, à 1 mois et à 3 mois / prise de Rdv / préparation des visites de choix, cloison, pré livraison, et livraison
• Enregistrer les courriers dans les dossiers clients
• Etablir les bons de commande suite aux demandes sur packs ou options
• Scanner les documents à intégrer dans l’espace Client (jusqu’au déploiement de la Ged)

• Formation niveau Bac +2 (Gestion des entreprises, professions immobilières)
• Aisance avec les outils du pack Office et autres applications métiers (PrimPromo, smart portail, Cerqual espace clients)
• Autonomie / Gestion des priorités / Organisation / Aisance relationnelle / Adaptabilité / Service Clients

• Travailler dans une équipe à taille humaine tout en bénéficiant des avantages du Groupe Altarea
• Possibilité d’apprendre et de vous investir auprès de professionnels du métier